PAGE規(guī)范實物檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司實物檔案管理，確保實物檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實物檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類實物檔案的管理。（三）定義實物檔案是指公司在各項活動中形成的，具有保存價值的各種實物，包括但不限于獎杯、獎牌、證書、印章、票據(jù)、字畫、模型、樣品等。（四）管理原則實物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負責、分類整理、便于利用的原則。二、實物檔案的收集（一）收集范圍1.公司獲得的各類榮譽獎牌、獎杯、證書等。2.公司對外簽訂的重要合同、協(xié)議、票據(jù)等。3.公司使用的各類印章，包括公章、合同章、財務章等。4.公司具有歷史意義或文化價值的字畫、照片、模型、樣品等。5.其他具有保存價值的實物。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責實物檔案的收集工作，確保實物檔案的及時、完整收集。2.對于新形成的實物檔案，應在形成后[X]個工作日內(nèi)移交至公司檔案管理部門。3.收集的實物檔案應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）收集程序1.實物檔案形成部門填寫《實物檔案收集登記表》，詳細記錄實物檔案的名稱、來源、形成時間、保管期限等信息。2.將填寫好的《實物檔案收集登記表》連同實物檔案一并移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的實物檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。三、實物檔案的整理（一）分類標準實物檔案按照其性質(zhì)、用途、來源等進行分類，具體分類如下：1.榮譽類：包括公司獲得的各類榮譽獎牌、獎杯、證書等。2.合同類：包括公司對外簽訂的重要合同、協(xié)議、票據(jù)等。3.印章類：包括公司使用的各類印章。4.文化類：包括公司具有歷史意義或文化價值的字畫、照片、模型、樣品等。5.其他類：包括上述類別以外的其他具有保存價值的實物。（二）編號規(guī)則實物檔案采用“年度+類別+順序號”的編號方式，例如：2023RY001，表示2023年度榮譽類第1件實物檔案。（三）編目要求1.編制實物檔案目錄，目錄內(nèi)容包括編號、名稱、來源、形成時間、保管期限等信息。2.實物檔案目錄應一式兩份，一份隨實物檔案保管，一份單獨成冊保存。（四）整理步驟1.對收集到的實物檔案進行清理、擦拭，去除表面灰塵和污漬。2.根據(jù)分類標準對實物檔案進行分類，并按照編號規(guī)則進行編號。3.為每件實物檔案制作標簽，標簽內(nèi)容包括編號（或名稱）、類別、保管期限等信息，并粘貼在實物檔案上。4.將編目好的實物檔案目錄與實物檔案對應存放，確保一一對應。四、實物檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的實物檔案保管庫，保管庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.實物檔案保管庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.實物檔案應根據(jù)其性質(zhì)、特點采用不同的保管方式，如專柜存放、密封保存、懸掛展示等。2.對于珍貴、易損的實物檔案，應采取特殊的保護措施，如配備專門的保護盒、墊料等。（三）保管期限實物檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、歷史價值等因素確定，具體保管期限如下：1.榮譽類實物檔案：永久保存。2.合同類實物檔案：根據(jù)合同履行期限確定保管期限，合同履行完畢后再保管[X]年。3.印章類實物檔案：永久保存。4.文化類實物檔案：根據(jù)其歷史價值和文化意義確定保管期限，一般不少于[X]年。5.其他類實物檔案：根據(jù)實際情況確定保管期限，一般不少于[X]年。（四）定期檢查1.檔案管理部門應定期對實物檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括實物檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.定期檢查的周期為每[X]年一次，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。五、實物檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱實物檔案，公司外部單位因特殊原因需要查閱、借閱實物檔案的，應按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用程序1.公司內(nèi)部部門查閱、借閱實物檔案，應填寫《實物檔案查閱申請表》或《實物檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交至公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門對申請進行審核，如符合規(guī)定，予以批準，并提供相應的實物檔案。3.查閱、借閱人員應在指定地點查閱、借閱實物檔案，不得擅自將實物檔案帶出保管場所或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱人員應愛護實物檔案，不得涂改、損壞、丟失實物檔案，如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告檔案管理部門。5.查閱、借閱期限屆滿后，查閱、借閱人員應及時歸還實物檔案，檔案管理部門應對歸還的實物檔案進行檢查，如無問題，予以簽收。（三）利用記錄檔案管理部門應建立實物檔案利用記錄，記錄內(nèi)容包括利用時間、利用部門、利用人員、利用目的、查閱或借閱的實物檔案名稱及編號等信息。六、實物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立實物檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對實物檔案進行鑒定。（二）鑒定標準實物檔案鑒定小組根據(jù)實物檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，對實物檔案進行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。（三）銷毀程序1.對于已失去保存價值的實物檔案，由實物檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《實物檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領導批準后，予以銷毀。2.實物檔案銷毀應指定專人負責，銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀