PAGE規(guī)范公司內(nèi)部采購(gòu)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，確保采購(gòu)過程公平公正，機(jī)會(huì)均等。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的合理性，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)人員及相關(guān)人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行承諾，維護(hù)公司信譽(yù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)政策及制度的制定與修訂等事項(xiàng)。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門1.采購(gòu)部負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行等。建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，定期評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效。跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題。2.需求部門提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購(gòu)過程中的技術(shù)交流、驗(yàn)收等工作。對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋和評(píng)價(jià)。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。參與采購(gòu)合同的審核，確保付款條款合理合規(guī)。負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的核算與分析。2.法務(wù)部審查采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性，提供法律意見和建議。處理采購(gòu)過程中的法律糾紛。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和完整性。2.對(duì)于金額較小的常規(guī)采購(gòu)申請(qǐng)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批。3.對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部提交至采購(gòu)決策委員會(huì)進(jìn)行審批。采購(gòu)決策委員會(huì)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、預(yù)算等情況進(jìn)行審議，并做出批準(zhǔn)或否決的決定。（三）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部根據(jù)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合公司庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排、預(yù)計(jì)采購(gòu)成本等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)備案。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商候選名單。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等方面的審核。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，采用定量與定性相結(jié)合的方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分評(píng)價(jià)。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，可采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定供應(yīng)商。談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商就采購(gòu)物品或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部應(yīng)將合同草本提交法務(wù)部審核，確保合同條款合法合規(guī)。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（五）采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行1.合同簽訂采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。2.合同執(zhí)行采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。需求部門應(yīng)配合采購(gòu)部做好驗(yàn)收工作，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》。財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同和《驗(yàn)收單》，按照規(guī)定的付款方式進(jìn)行付款。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.需求部門在收到采購(gòu)物品或服務(wù)后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)物品或服務(wù)，驗(yàn)收人員在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物品或服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商解決，如要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨、退貨或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任等。3.采購(gòu)部應(yīng)跟蹤驗(yàn)收問題的處理情況，確保采購(gòu)物品或服務(wù)最終達(dá)到公司要求。（七）采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同和《驗(yàn)收單》，審核采購(gòu)付款申請(qǐng)。審核內(nèi)容包括付款金額、付款方式、付款時(shí)間等是否符合合同約定。2.審核通過后，財(cái)務(wù)部按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行付款操作。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和金額，確保公司資金安全；對(duì)于貨到付款或驗(yàn)收合格后付款的項(xiàng)目，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成付款手續(xù)。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)較為充分的采購(gòu)項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序：采購(gòu)部發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、投標(biāo)截止時(shí)間等信息。供應(yīng)商報(bào)名并購(gòu)買招標(biāo)文件，按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。采購(gòu)部組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，由評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人。采購(gòu)部根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：適用于招標(biāo)時(shí)間有限、采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)規(guī)格復(fù)雜且難以明確的采購(gòu)項(xiàng)目。2.談判程序：采購(gòu)部確定參與競(jìng)爭(zhēng)性談判的供應(yīng)商名單，并向其發(fā)出談判邀請(qǐng)書。采購(gòu)部與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款進(jìn)行協(xié)商。談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行多輪溝通，爭(zhēng)取達(dá)成最優(yōu)的采購(gòu)協(xié)議。談判結(jié)束后，采購(gòu)部根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。**詢價(jià)采購(gòu)**1.適用范圍：適用于采購(gòu)物品規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序：采購(gòu)部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)及相關(guān)服務(wù)條款。采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)合理、服務(wù)較好的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)部與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。**單一來源采購(gòu)****1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)、必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)程序：采購(gòu)部提出單一來源采購(gòu)申請(qǐng)，說明采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、唯一性等理由。采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)采購(gòu)決策委員會(huì)審批通過后，采購(gòu)部與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判，簽訂采購(gòu)合同。五、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和工作需求，編制本部門的采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。2.采購(gòu)部匯總各部門的采購(gòu)預(yù)算，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，編制公司年度采購(gòu)預(yù)算草案。3.公司年度采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審核后，提交至公司董事會(huì)審議通過。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期對(duì)采購(gòu)支出與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，可申請(qǐng)采購(gòu)預(yù)算調(diào)整：因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、政策變化等原因，導(dǎo)致原采購(gòu)預(yù)算無法滿足采購(gòu)需求。因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新增采購(gòu)項(xiàng)目或調(diào)整采購(gòu)數(shù)量、規(guī)格等。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)由采購(gòu)部提出，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容及預(yù)計(jì)增加或減少的預(yù)算金額等。預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)采購(gòu)決策委員會(huì)審批通過后，財(cái)務(wù)部進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)算調(diào)整。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.通過建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，收集市場(chǎng)信息、供應(yīng)商信息等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類分級(jí)，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任條款。建立供應(yīng)商履約保證金制度，要求供應(yīng)商繳納一定金額的履約保證金，以降低違約風(fēng)險(xiǎn)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、終止合作等措施。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強(qiáng)采購(gòu)過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)，確保采購(gòu)物品或服務(wù)符合質(zhì)量要求。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題的采購(gòu)物品或服務(wù)，及時(shí)追溯供應(yīng)商責(zé)任，要求供應(yīng)商采取整改措施或承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)。在采購(gòu)談判中，充分運(yùn)用價(jià)格談判技巧，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用套期保值、簽訂框架協(xié)議等方式鎖定價(jià)格，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，確保采購(gòu)合同合法合規(guī)。采購(gòu)合同簽訂前，必須經(jīng)法務(wù)部審核。定期組織采購(gòu)人員進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，可聘請(qǐng)專業(yè)律師提供法律咨詢服務(wù)，確保采購(gòu)活動(dòng)依法依規(guī)進(jìn)行。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金使用是否合理等。2.采購(gòu)決策委員會(huì)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保采購(gòu)項(xiàng)目順利實(shí)施，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行監(jiān)督評(píng)價(jià)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，接受公司內(nèi)部各部門及員工對(duì)供應(yīng)商的投訴，及時(shí)處理供應(yīng)商存在的問題。（三）考核機(jī)制1.建立采