PAGE煤礦規(guī)范合同管理制度一、總則（一）目的本合同管理制度旨在加強煤礦企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護企業(yè)合法權益，促進企業(yè)依法合規(guī)經(jīng)營，保障煤礦生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。（二）適用范圍本制度適用于煤礦企業(yè)及其所屬各部門、各分支機構在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、勞務合同、技術合同、運輸合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標準，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.平等自愿原則合同雙方當事人在簽訂合同過程中應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，充分表達各自的意愿，不得強迫或欺詐對方。3.風險防范原則加強合同風險管理，對合同簽訂、履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行識別、評估和控制，采取有效措施防范和化解風險。4.統(tǒng)一管理原則合同管理實行統(tǒng)一領導、分級負責、歸口管理的原則。煤礦企業(yè)設立專門的合同管理部門，負責合同的統(tǒng)一審核、登記、歸檔等工作，各業(yè)務部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂等具體工作，并接受合同管理部門的指導和監(jiān)督。二、合同管理機構及職責（一）合同管理委員會煤礦企業(yè)設立合同管理委員會，由企業(yè)主要領導擔任主任，各相關部門負責人為成員。合同管理委員會的主要職責是：1.審議合同管理制度、流程和重大合同事項；2.協(xié)調(diào)解決合同管理工作中的重大問題；3.對合同管理工作進行監(jiān)督和指導。（二）合同管理部門合同管理部門為煤礦企業(yè)負責合同管理的職能部門，具體職責如下：1.制定和完善合同管理制度、流程和文本格式；2.負責合同的統(tǒng)一審核，對合同的合法性、合規(guī)性、完整性進行審查；3.辦理合同的登記、編號、歸檔等工作；4.監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的糾紛；5.定期對合同管理工作進行總結和分析，提出改進建議；6.對合同管理人員進行培訓和考核。（三）業(yè)務部門各業(yè)務部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并指定專人作為合同管理員，負責與合同管理部門的溝通協(xié)調(diào)，及時報送合同相關資料。業(yè)務部門的主要職責是：1.根據(jù)業(yè)務需要起草合同文本，確保合同條款明確、具體、合法、合規(guī)；2.組織合同談判，與對方當事人就合同條款進行協(xié)商，維護企業(yè)利益；3.負責合同的簽訂工作，確保合同簽訂程序符合規(guī)定；4.履行合同約定的義務，及時處理合同履行過程中的問題；5.定期向合同管理部門報送合同履行情況報告。三、合同簽訂管理（一）合同承辦人資格1.合同承辦人應具備相應的業(yè)務知識和法律知識，熟悉合同簽訂流程和相關法律法規(guī)。2.合同承辦人應經(jīng)過企業(yè)授權，代表企業(yè)簽訂合同。未經(jīng)授權，任何人不得擅自簽訂合同。（二）合同文本起草1.合同文本一般由業(yè)務部門負責起草。起草合同文本時，應參照國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及企業(yè)合同示范文本，結合實際情況，明確雙方的權利義務、合同標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。2.對于重要合同或涉及金額較大的合同，合同管理部門應參與文本起草工作，提供法律意見和風險防范建議。（三）合同談判1.合同承辦人在起草合同文本后，應組織相關人員與對方當事人進行合同談判。談判人員應包括業(yè)務人員、法律人員、財務人員等，必要時可邀請技術專家等參加。2.談判過程中，應充分了解對方當事人的主體資格、資信狀況、履約能力等情況，對合同條款進行認真協(xié)商，爭取有利的合同條件。同時，要注意防范合同風險，對可能出現(xiàn)的問題進行提前預判和應對。（四）合同審核1.合同簽訂前，必須經(jīng)過合同管理部門的審核。合同承辦人應將合同文本及相關資料報送合同管理部門，合同管理部門按照審核流程進行審核。2.合同審核的內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等。重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否存在潛在風險，雙方權利義務是否對等，合同標的是否明確，價款或報酬是否合理，履行期限、地點和方式是否明確可行，違約責任是否具體明確等。3.合同管理部門在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與合同承辦人溝通，提出修改意見。合同承辦人應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，再次報送審核，直至審核通過。（五）合同簽訂1.合同審核通過后，由合同承辦人按照企業(yè)規(guī)定的簽訂程序辦理合同簽訂手續(xù)。合同簽訂應使用企業(yè)統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照印章管理規(guī)定進行用印。2.合同簽訂時，雙方當事人應在合同文本上簽字（蓋章），確保簽字（蓋章）真實、有效。合同一式多份，并由合同管理部門統(tǒng)一編號、登記。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，簽訂后應及時報合同管理委員會備案。四、合同履行管理（一）合同履行計劃1.合同簽訂后，業(yè)務部門應制定合同履行計劃，明確合同履行的步驟、時間節(jié)點、責任人等，確保合同按時、按質、按量履行。2.合同履行計劃應報送合同管理部門備案，合同管理部門對履行計劃進行跟蹤和監(jiān)督。（二）合同履行跟蹤1.業(yè)務部門應按照合同履行計劃，及時跟蹤合同履行情況，定期向合同管理部門報送合同履行情況報告。報告內(nèi)容應包括合同履行進度、存在的問題及解決措施、下一步工作計劃等。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務部門采取措施解決，并向企業(yè)領導匯報。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，合同承辦人應及時與對方當事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應按照合同簽訂程序進行審核、簽訂和備案。合同變更后，業(yè)務部門應及時調(diào)整合同履行計劃，并將變更情況通知相關部門。（四）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止時，業(yè)務部門應及時辦理合同終止手續(xù)，并將合同履行情況進行總結和報告。2.合同終止后，合同管理部門應及時對合同檔案進行整理和歸檔，妥善保管相關資料。五、合同糾紛管理（一）糾紛預防1.加強合同簽訂前的調(diào)查和審核工作，充分了解對方當事人的資信狀況和履約能力，避免與信譽不佳或履約能力不足的單位簽訂合同。2.在合同履行過程中，嚴格按照合同約定履行義務，及時溝通協(xié)調(diào)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。3.加強對合同管理人員和業(yè)務人員的培訓，提高法律意識和風險防范意識，增強應對合同糾紛的能力。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦人應及時報告業(yè)務部門負責人和合同管理部門，并積極與對方當事人協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應注意收集相關證據(jù)，維護企業(yè)合法權益。2.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。在糾紛處理過程中，應及時向企業(yè)領導匯報進展情況，并按照企業(yè)要求配合相關部門做好工作。3.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務部門應及時將處理結果報告合同管理部門，并對糾紛產(chǎn)生的原因進行分析總結，提出改進措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦人應及時將合同文本及相關資料（包括合同談判記錄、審核意見、變更協(xié)議、履行情況報告、糾紛處理文件等）報送合同管理部門。2.合同管理部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保檔案資料齊全、完整。（二）檔案整理1.合同管理部門對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、編號等順序進行排列，并編制檔案目錄。2.對合同檔案資料進行裝訂、編頁，確保檔案整齊、規(guī)范。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，并采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案安全。2.建立合同檔案借閱制度，嚴格借閱手續(xù)。因工作需要借閱合同檔案的，應經(jīng)合同管理部門負責人批準，并辦理借閱登記手續(xù)，按時歸還。（四）檔案查閱1.內(nèi)部人員查閱合同檔案，應填寫查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。2.外部單位或人員查閱合同檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，并經(jīng)企業(yè)領導批準。查閱過程中，應安排專人陪同，不得將檔案資料帶離指定場所。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由合同管理部門提出銷毀申請，經(jīng)企業(yè)領導批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。2.銷毀合同檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等內(nèi)容，保存期限不少于[X]年。七、合同信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設1.煤礦企業(yè)應建立合同信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同簽訂、履行、變更、終止等全過程的信息化管理。2.合同信息化管理系統(tǒng)應具備合同文本起草、審核、簽訂、登記、歸檔、查詢、統(tǒng)計分析等功能，提高合同管理工作的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.合同承辦人應及時將合同相關信息錄入合同信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)真實可靠。2.合同管理部門應定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和時效性。（三）系統(tǒng)應用與管理1.合同管理人員應熟練掌握合同信息化管理系統(tǒng)的操作，充分利用系統(tǒng)功能進行合同管理工作。2.加強對合同信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門應定期對各業(yè)務部門的合同管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立合同管理工作考核評價制度，對各業(yè)務部門和合同管理人員的合同管理工作進