PAGE行政用房制度規(guī)范最新一、總則（一）目的為加強公司行政用房管理，合理配置資源，提高使用效率，規(guī)范使用行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有行政用房的使用、調(diào)配、維護等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合理規(guī)劃原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，科學合理地規(guī)劃行政用房的布局和使用功能，確保資源的有效利用。2.節(jié)約高效原則倡導節(jié)約使用行政用房資源，提高使用效率，避免浪費和閑置。3.統(tǒng)一管理原則對行政用房實行統(tǒng)一管理，歸口負責調(diào)配、維護等工作，確保管理的規(guī)范性和一致性。4.公平公正原則在行政用房的分配、使用等方面，遵循公平公正原則，保障各部門的合理需求。二、行政用房的分類與標準（一）辦公用房1.管理人員辦公用房根據(jù)管理人員的職級和職責，合理確定辦公用房面積標準。職級越高，辦公面積相對較大，以滿足工作開展和接待需求。例如，公司高層管理人員辦公用房面積一般為[X]平方米，中層管理人員辦公用房面積一般為[X]平方米。2.普通員工辦公用房按照部門和崗位設(shè)置，合理安排普通員工辦公區(qū)域。一般以開放式辦公區(qū)域為主，根據(jù)工作需要適當設(shè)置獨立辦公室。普通員工辦公用房人均使用面積應符合行業(yè)標準，確保員工有相對舒適的工作空間。（二）會議室1.大型會議室用于公司重要會議、大型活動等，可容納人數(shù)根據(jù)公司規(guī)模確定。一般應配備先進的會議設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、視頻會議設(shè)備等，以滿足不同會議需求。大型會議室面積一般為[X]平方米。2.中型會議室適用于部門會議、小型研討等活動，配備基本的會議設(shè)施。面積一般為[X]平方米。3.小型會議室主要供臨時溝通、小組討論使用，面積相對較小，一般為[X]平方米。（三）接待用房1.貴賓接待室用于接待重要客戶、合作伙伴等貴賓，裝修風格應體現(xiàn)公司形象和文化特色，配備舒適的沙發(fā)、茶幾、茶具等設(shè)施，以及必要的展示設(shè)備。貴賓接待室面積一般為[X]平方米。2.普通接待區(qū)為日常一般性接待提供場所，可根據(jù)實際情況設(shè)置。（四）公共服務(wù)用房1.檔案室用于存放公司各類文件、檔案資料，應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，配備專業(yè)的檔案存儲設(shè)備。檔案室面積根據(jù)公司檔案數(shù)量和存儲需求確定。2.文印室提供文件打印、復印、裝訂等服務(wù)，配備必要的文印設(shè)備，并做好設(shè)備維護和紙張管理。文印室面積一般為[X]平方米。3.茶水間為員工提供休息、飲水的場所，可配備飲水機、咖啡機等設(shè)備。茶水間應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清理和消毒。三、行政用房的分配與使用（一）分配原則1.根據(jù)部門職能和業(yè)務(wù)需求，優(yōu)先保障核心業(yè)務(wù)部門的用房需求。2.按照員工人數(shù)和工作任務(wù)量，合理分配辦公用房，確保各部門工作的正常開展。3.對于臨時性或階段性工作任務(wù)較重的部門，可根據(jù)實際情況臨時調(diào)配用房。（二）分配流程1.各部門根據(jù)本部門人員數(shù)量、工作任務(wù)等情況，向行政部門提交用房需求申請。2.行政部門對各部門的用房需求進行匯總、審核，并結(jié)合公司實際用房情況進行初步調(diào)配方案制定。3.初步調(diào)配方案提交公司領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后正式確定各部門的行政用房分配。（三）使用規(guī)范1.各部門應嚴格按照分配的用房區(qū)域和用途使用行政用房，不得擅自改變使用功能或私自占用其他部門用房。2.保持行政用房的整潔衛(wèi)生，定期進行清掃和整理，不得在房內(nèi)堆放雜物或進行與工作無關(guān)的活動。3.愛護行政用房內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)損壞應及時向行政部門報告，不得擅自拆卸或維修。四、行政用房的調(diào)配與調(diào)整（一）調(diào)配原因1.公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，部門職能調(diào)整，導致用房需求發(fā)生變化。2.部分部門人員變動較大，現(xiàn)有用房資源不能滿足新的需求。3.行政用房出現(xiàn)閑置或浪費現(xiàn)象，需要進行重新調(diào)配以提高使用效率。（二）調(diào)配程序1.相關(guān)部門提出用房調(diào)配申請，說明調(diào)配原因和新的用房需求。2.行政部門對調(diào)配申請進行調(diào)查核實，并與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，制定調(diào)配方案。3.調(diào)配方案經(jīng)公司領(lǐng)導審批后組織實施，涉及用房交接的部門應做好交接工作。（三）調(diào)整管理1.行政部門定期對行政用房使用情況進行檢查和評估，根據(jù)實際情況適時進行調(diào)整。2.對于因公司整體規(guī)劃或其他原因需要對行政用房進行大規(guī)模調(diào)整的，應提前制定詳細的調(diào)整計劃，并做好員工的溝通解釋工作。五、行政用房的維護與管理（一）維護責任1.行政部門負責行政用房的整體維護管理工作，制定維護計劃并組織實施。2.各部門對本部門使用的行政用房內(nèi)部設(shè)施設(shè)備負有日常維護責任，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告。（二）維護內(nèi)容1.房屋結(jié)構(gòu)維護定期檢查房屋結(jié)構(gòu)是否存在安全隱患，如墻體、屋頂、地面是否有裂縫、滲漏等情況，及時進行修復和加固。2.設(shè)施設(shè)備維護對辦公家具、電器設(shè)備（如空調(diào)、電腦、打印機等）、通訊設(shè)備、消防設(shè)備等進行定期保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運行。3.環(huán)境衛(wèi)生維護保持行政用房公共區(qū)域和各部門內(nèi)部的環(huán)境衛(wèi)生，定期進行清潔消毒，及時清理垃圾和雜物。（三）維修管理1.一般性維修各部門發(fā)現(xiàn)用房設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)小故障或損壞，可填寫維修申請單，提交行政部門安排維修人員進行維修。2.重大維修對于房屋結(jié)構(gòu)損壞、重要設(shè)施設(shè)備故障等重大問題，行政部門應及時組織相關(guān)人員進行評估，制定維修方案，并報公司領(lǐng)導審批后實施。維修費用較大的，應按照公司相關(guān)財務(wù)制度進行審批和報銷。（四）安全管理1.加強行政用房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保人員和財產(chǎn)安全。2.定期進行消防安全檢查，確保消防設(shè)施完好有效，疏散通道暢通無阻。組織員工進行消防安全培訓和演練提高員工的消防安全意識和應急處置能力。3.做好用電、用水、用氣等安全管理工作，嚴禁私拉亂接電線、違規(guī)使用大功率電器等行為，防止發(fā)生安全事故。六、行政用房的費用管理（一）費用構(gòu)成1.房租費用（如公司租賃辦公場地）根據(jù)租賃合同約定的租金標準和支付方式，按時支付房租。2.水電費按照實際使用量和當?shù)厮妰r格標準，定期結(jié)算水電費。3.設(shè)施設(shè)備維護費用包括辦公家具、電器設(shè)備、通訊設(shè)備、消防設(shè)備等的維修、保養(yǎng)、更換費用。4.物業(yè)管理費用如保潔、保安、綠化等物業(yè)管理服務(wù)費用根據(jù)與物業(yè)公司簽訂的合同執(zhí)行。（二）費用核算與報銷1.行政部門負責行政用房費用的核算工作，定期統(tǒng)計各項費用支出情況。2.費用報銷應按照公司財務(wù)制度規(guī)定的流程進行，相關(guān)部門提供的費用報銷憑證應真實、合法、有效。3.對于大額費用支出，應提前進行預算申報，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后實施。（三）費用控制1.建立行政用房費用預算制度，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和用房需求，合理編制費用預算，并嚴格控制預算執(zhí)行。2.加強對行政用房使用過程中的成本控制，通過優(yōu)化資源配置、提高使用效率等方式降低費用支出。3.定期對行政用房費用進行分析和評估，查找費用支出中的不合理因素，采取有效措施進行改進。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司成立行政用房管理監(jiān)督小組，由行政部門負責人、財務(wù)部門負責人、審計部門人員等組成，負責對行政用房制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.行政用房的分配、使用、調(diào)配是否符合規(guī)定。2.行政用房的維護管理工作是否落實到位，設(shè)施設(shè)備是否正常運行。3.行政用房費用核算與報銷是否規(guī)范，是否存在浪費和違規(guī)支出情況。（三）檢查方式1.定期檢查監(jiān)督小組定期對行政用房進行全面檢查，一般每季度進行一次，形成檢查報告并提交公司領(lǐng)導。2.不定期抽查根據(jù)實際情況，對行政用房使用情況進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（四）違規(guī)處理1.對于違反行政用房制度規(guī)