PAGE紅頭文件制作規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司紅頭文件的制作，確保文件格式統(tǒng)一、內(nèi)容準(zhǔn)確、傳達(dá)及時，提高公司行政效率，加強(qiáng)內(nèi)部管理，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門以公司名義印發(fā)的各類紅頭文件，包括但不限于通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。（三）基本原則1.合法性原則：紅頭文件的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，避免歧義，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)真實(shí)可靠。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的格式、字體、排版等要求制作文件，確保文件的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。4.時效性原則：及時傳達(dá)公司決策、工作部署等信息，確保文件的時效性。二、文件格式（一）頁面設(shè)置1.紙張：采用A4紙，縱向排版。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為3.17厘米。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號宋體字，加粗，居中排列。2.主送機(jī)關(guān)：一般用三號仿宋體字，頂格書寫，回行時仍頂格，最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。3.正文：一般用三號仿宋體字，每自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。4.附件：附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件與正文一起裝訂時，在正文下空一行左空二字用三號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.××××”）；附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：一般用三號仿宋體字，靠右書寫。6.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），右空四字編排。7.印章：單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。（三）段落格式1.行距：一般采用固定值28磅，以保證文檔的美觀和易讀性。2.縮進(jìn)：正文段落首行縮進(jìn)2個字符。（四）頁碼頁碼一般用四號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。三、文件內(nèi)容（一）標(biāo)題1.標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。2.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱；事由應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映文件的核心內(nèi)容；文種應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和用途正確選用。例如：《[公司名稱]關(guān)于加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的通知》（二）主送機(jī)關(guān)1.主送機(jī)關(guān)是文件的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。2.主送機(jī)關(guān)應(yīng)頂格書寫在標(biāo)題下空一行位置，回行時仍頂格。（三）正文1.正文應(yīng)條理清晰，邏輯嚴(yán)密，層次分明。一般按照開頭、主體、結(jié)尾的結(jié)構(gòu)撰寫。2.開頭應(yīng)簡要說明發(fā)文的目的、依據(jù)或背景；主體應(yīng)詳細(xì)闡述文件的主要內(nèi)容，可根據(jù)需要分條列項(xiàng)進(jìn)行表述；結(jié)尾應(yīng)明確提出要求、希望或執(zhí)行期限等。3.正文中引用上級文件、法律法規(guī)等內(nèi)容時，應(yīng)注明文件名稱、文號及條款序號；涉及數(shù)據(jù)、統(tǒng)計資料等應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤，并注明來源。（四）附件1.附件是正文的補(bǔ)充說明或參考資料，與正文具有同等效力。2.附件應(yīng)在正文后空一行左空二字用三號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.××××”）；附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。3.附件應(yīng)隨正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號。（五）發(fā)文機(jī)關(guān)署名發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，一般在正文下空一行靠右書寫。（六）成文日期成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（七）印章1.印章是文件生效的標(biāo)志，應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。2.印章應(yīng)端正、清晰，不得模糊不清或歪蓋。印章上的文字應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致。3.單一機(jī)關(guān)行文時，印章應(yīng)下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期；聯(lián)合行文時，印章應(yīng)一一對應(yīng)，端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期。四、文件編號（一）編號規(guī)則1.紅頭文件應(yīng)進(jìn)行編號管理，編號格式為：[年份]+[部門代碼]+[文件順序號]。例如：[2023]+[01]+[001]2.年份為文件印發(fā)的公元年份，用阿拉伯?dāng)?shù)字全稱標(biāo)注，如“2023”。3.部門代碼根據(jù)公司內(nèi)部各部門的代碼確定，由兩位數(shù)字組成，如“01”代表行政部，“02”代表財務(wù)部等。4.文件順序號由三位數(shù)字組成，從“001”開始依次編排。（二）編號位置文件編號一般編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空二行，居中排布。五、文件審批（一）審批流程1.擬稿人完成文件初稿后，應(yīng)填寫《紅頭文件審批表》，詳細(xì)說明文件的起草背景、目的、主要內(nèi)容等，并簽字確認(rèn)。2.將《紅頭文件審批表》及文件初稿提交給部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，確保文件符合部門工作實(shí)際和公司整體要求，審核通過后簽字。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過的文件，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文件的必要性、可行性、合規(guī)性等進(jìn)行全面審查，審批通過后簽字。4.涉及多個部門或重大事項(xiàng)的文件，需經(jīng)總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后簽字。（二）審批意見審批人應(yīng)認(rèn)真填寫審批意見，明確表示同意、不同意或提出修改意見。對于不同意的文件，應(yīng)說明理由；對于提出修改意見的文件，擬稿人應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行修改完善，再次提交審批。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)部門紅頭文件由公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一印發(fā)。行政部應(yīng)按照審批通過的文件內(nèi)容和格式要求進(jìn)行排版、印刷、裝訂等工作。（二）印發(fā)份數(shù)根據(jù)文件的傳達(dá)范圍和實(shí)際需要確定印發(fā)份數(shù)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)合理控制，避免浪費(fèi)。（三）印發(fā)時間行政部應(yīng)按照規(guī)定的時間要求及時印發(fā)文件，確保文件能夠按時傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排印發(fā)，確保文件的時效性。七、文件歸檔（一）歸檔范圍公司印發(fā)的所有紅頭文件均應(yīng)進(jìn)行歸檔管理，包括文件的正本、定稿、附件、審批表等相關(guān)材料。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰可辨，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照文件編號順序進(jìn)行排列，編制歸檔目錄，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行裝訂、編目、上架；電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限紅頭文件的保管期限根據(jù)文件的重要性和時效性確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.涉及公司重大決策、重要人事任免、長期規(guī)劃等重要文件應(yīng)永久保存。2.涉及公司階段性工作、一般性業(yè)務(wù)文件等可長期保存，保管期限一般為10年至30年。3.臨時性、事務(wù)性文件等可短期保存，保管期限一般為1年至5年。八、文件保密（一）保密級別根據(jù)文件內(nèi)容的敏感程度和重要性，將紅頭文件分為絕密、機(jī)密、秘密三個保密級別。1.絕密文件：涉及公司核心機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦泄露將對公司造成重大損失。2.機(jī)密文件：涉及公司重要信息，如戰(zhàn)略規(guī)劃、重大項(xiàng)目方案、重要客戶資料等，泄露后可能對公司產(chǎn)生較大影響。3.秘密文件：涉及公司一般信息，如內(nèi)部管理制度、工作流程、一般性業(yè)務(wù)文件等，泄露后可能對公司造成一定影響。（二）保密措施1.絕密文件應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，僅限公司高層管理人員和相關(guān)核心部門人員知悉。知悉人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，承諾對文件內(nèi)容嚴(yán)格保密。2.機(jī)密文件應(yīng)控制在公司中層管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員范圍內(nèi)知悉。知悉人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播或泄露文件內(nèi)容。3.秘密文件應(yīng)按照公司規(guī)定的范圍進(jìn)行傳達(dá)，確保相關(guān)人員能夠了解文件內(nèi)容并執(zhí)行。傳達(dá)過程中應(yīng)注意保密，避免文件被無關(guān)人員獲取。4.所有紅頭文件均應(yīng)在文件上標(biāo)明保密級別，并按照保密級別進(jìn)行相應(yīng)的保管和處理。對于絕密、機(jī)密文件，應(yīng)采用加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。九、文件修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化等原因，紅頭文件需要進(jìn)行修訂時，由相關(guān)部門提出修訂建議，填寫《紅頭文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容等。2.《紅頭文件修訂申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給行政部。行政部對修訂建議進(jìn)行匯總整理，并組織相關(guān)部門進(jìn)行討論和論證。3.修訂后的文件應(yīng)按照本制度規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批通過后由行政部負(fù)責(zé)印發(fā)。修訂后的文件應(yīng)注明修訂日期和修訂版本號。（二）廢止1.當(dāng)紅頭文件所依據(jù)的法律法規(guī)發(fā)生變化、文件內(nèi)容已不再適用或因其他原因需要廢止時，由相關(guān)部門提出廢止建議，填寫《紅頭文件廢止申請表》，說明廢止的原因。2.