PAGE檔案業(yè)務管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案業(yè)務管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織業(yè)務相關(guān)的各類檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)、文字等應符合規(guī)范要求，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，采用統(tǒng)一的管理方法和技術(shù)手段，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。5.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、機密信息等的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織檔案業(yè)務管理規(guī)范制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理工作，制定檔案工作計劃和目標，明確各階段工作任務和要求。3.指導和監(jiān)督各部門檔案工作，定期檢查檔案管理情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。5.建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。6.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實體安全。7.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作，跟蹤檔案利用效果。8.組織開展檔案鑒定和銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀處理。9.負責檔案管理人員的培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案工作，明確其檔案管理職責，并將人員名單報檔案管理部門備案。2.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案齊全、完整。3.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，并及時移交檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。5.對本部門檔案的安全保管負責，定期檢查檔案存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的正常開展。3.嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，維護檔案信息安全。4.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，不斷提高檔案管理工作水平。5.積極參加檔案管理培訓和學習活動，了解和掌握檔案管理的新政策、新技術(shù)和新方法。6.負責檔案管理設備的維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行，保障檔案管理工作的順利進行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、終止過程中形成的各類文件，如章程、協(xié)議、批復、登記證書等。2.公司/組織各項業(yè)務活動中形成的文件材料，包括合同、協(xié)議、報告、報表、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。3.公司/組織行政管理工作中形成的文件，如通知、通報、請示、批復、規(guī)章制度等。4.公司/組織財務工作中形成的文件，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.公司/組織人力資源管理工作中形成的文件，如員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。6.公司/組織科研、技術(shù)開發(fā)等工作中形成的文件，如項目立項報告、研究成果報告、技術(shù)文件等。7.公司/組織對外宣傳、文化建設等工作中形成的文件，如宣傳資料、活動方案、文化作品等。8.其他與公司/組織業(yè)務相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對于重要文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存地點。4.各部門應定期將收集的文件材料移交檔案管理部門，移交時應填寫檔案移交清單。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的鑒定和保管。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務審計類、人力資源類、科研項目類、基本建設類等類別。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的檢索和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或零散的文件材料進行整理和裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案信息的安全和完整。2.對紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序進行排列存放，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、密級等信息，便于對檔案進行跟蹤管理。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織設立、變更、終止過程中形成的重要文件，以及涉及公司/組織核心業(yè)務、重大決策、知識產(chǎn)權(quán)等具有長期保存價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括公司/組織在一定時期內(nèi)具有重要參考價值的文件材料。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，主要包括公司/組織日常工作中形成的一般性文件材料。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設備設施、人員等方面的安全管理。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，不得擅自將檔案帶出庫房或泄露檔案信息。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案安全。4.制定檔案應急預案，對可能發(fā)生的火災、水災、盜竊等突發(fā)事件進行應急處置，最大限度減少檔案損失。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務為本原則：以服務公司/組織各項工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱手續(xù)：公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。借閱人憑審批后的申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄檔案內(nèi)容。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱、借閱檔案，應提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、編號等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核批準后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，確保檔案安全。（四）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱、借閱日期、利用者姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱、編號、利用目的、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案查閱、借閱人次、檔案利用頻率、利用效果等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.科學準確原則：鑒定工作應依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合檔案的實際價值，科學、準確地判定檔案的存毀。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員、檔案管理人員等組成，對擬銷毀檔案進行集體審議，確保鑒定結(jié)果的公正性和客觀性。（二）鑒定方法1.檔案管理部門應根據(jù)檔案保管期限規(guī)定和檔案實際情況，對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管價值等因素，確定檔案的存毀。2.對于保管期限已滿但仍具有重要參考價值的檔案，應延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。3.檔案鑒定小組應對檔案管理部門提出的銷毀意見進行審議，形成鑒定報告，報公司/組織領(lǐng)導審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導批準后，檔案管理部門應編制檔案銷毀清單，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單