PAGE檔案保存規(guī)則制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本規(guī)則制度規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)則制度規(guī)范適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司/組織各項工作的歷史過程，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理的規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案的鑒定工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照文件等。2.人事檔案：包括員工的個人簡歷、入職離職手續(xù)、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、考核評價等。3.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、生產(chǎn)運營檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.基建檔案：包括公司/組織的基本建設(shè)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件材料。6.設(shè)備檔案：包括公司/組織的各類設(shè)備的采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報廢等過程中形成的文件材料。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保每個檔案都有唯一的編號。2.編號方法：采用分類編號法，按照檔案分類體系，為每一類檔案編制相應(yīng)的編號。例如，行政檔案編號為XZ，人事檔案編號為RS，財務(wù)檔案編號為CW，業(yè)務(wù)檔案編號為YW，基建檔案編號為JJ，設(shè)備檔案編號為SB。在每一類檔案編號下，再根據(jù)檔案的形成時間、順序等進(jìn)行細(xì)分編號。如行政檔案中的某份文件編號為XZ2023001，表示該文件屬于行政檔案類別，是2023年形成的第1份文件。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理的要求，及時將本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等各種載體形式。3.對于重要的會議、活動、項目等，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案材料，并確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案整理工作應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行，對收集到的檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等操作。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4紙張進(jìn)行打印、復(fù)印，并按照檔案編號順序依次排列，裝訂牢固、整齊。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。電子檔案的命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號一致，并注明文件的版本號、日期等信息。4.照片、音像資料等特殊載體檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，并配以文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）檔案歸檔1.各部門收集整理好的檔案應(yīng)定期向檔案管理部門歸檔，歸檔時間為每年的[具體時間]。2.歸檔時，各部門應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，并由移交人和檔案管理部門接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。（二）檔案移交1.基建項目、設(shè)備購置等專項工作結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時將項目檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)編制項目檔案移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括項目檔案的名稱、數(shù)量、編號、形成時間、保管期限等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的項目檔案進(jìn)行驗收，驗收合格后辦理移交手續(xù)。對于驗收不合格的項目檔案，應(yīng)要求移交部門限期整改，直至驗收合格。六、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司/組織的章程、大事記、重要會議記錄、重要合同協(xié)議、財務(wù)決算等。3.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、人事檔案、設(shè)備檔案等。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為[具體年限]年。如臨時性的通知、報表等。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并將檔案銷毀清單歸檔保存。八、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱紙質(zhì)檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.查閱電子檔案時，查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行操作，不得擅自修改、刪除電子檔案信息。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案或涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員作出說明。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等全過程進(jìn)行管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類編號體系，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀或失去保存價值的檔案信息。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)上，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對不同用戶授予不同的操作權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟