PAGE職稱檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職稱檔案管理，確保職稱檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮職稱檔案在公司人才評(píng)價(jià)、任用、晉升等方面的作用，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的職稱檔案管理，包括職稱申報(bào)、評(píng)審、聘任等過(guò)程中形成的各類文件、資料和記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：職稱檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的專業(yè)技術(shù)水平、工作業(yè)績(jī)和職業(yè)道德等情況。2.完整性原則：全面收集、整理與職稱相關(guān)的各類材料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工職稱檔案信息的安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和程序進(jìn)行檔案管理，保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二、管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善職稱檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)員工職稱申報(bào)、評(píng)審、聘任等工作的組織和協(xié)調(diào)。3.負(fù)責(zé)收集、審核、整理和保管員工的職稱檔案材料。4.負(fù)責(zé)根據(jù)職稱檔案信息，為公司人才評(píng)價(jià)、任用、晉升等提供參考依據(jù)。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)員工職稱申報(bào)材料的初步審核和匯總，并及時(shí)提交給人力資源部門(mén)。2.協(xié)助人力資源部門(mén)做好員工職稱評(píng)審相關(guān)工作，提供必要的證明材料和評(píng)價(jià)意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)員工職稱檔案材料的日常管理和更新，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)職稱檔案的具體保管工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案安全。2.按照規(guī)定的程序和要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存放，便于查閱和管理。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和期限。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、職稱檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)及畢業(yè)時(shí)間。3.參加工作時(shí)間、現(xiàn)工作單位及職務(wù)。（二）職稱申報(bào)材料1.職稱評(píng)審表：如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)工作總結(jié)、業(yè)績(jī)成果、論文著作等內(nèi)容。2.學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件：提供最高學(xué)歷和學(xué)位證書(shū)的復(fù)印件，并確保復(fù)印件清晰、真實(shí)。3.專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件：已取得的專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件。4.聘任證書(shū)復(fù)印件：現(xiàn)聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的聘任證書(shū)復(fù)印件。5.業(yè)績(jī)成果材料：包括科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新、獲獎(jiǎng)情況、專利證書(shū)、發(fā)表的論文著作等相關(guān)證明材料。6.年度考核材料：近年度的個(gè)人年度考核表。7.繼續(xù)教育證書(shū)復(fù)印件：參加繼續(xù)教育的相關(guān)證書(shū)復(fù)印件。（三）職稱評(píng)審相關(guān)材料1.專家評(píng)審意見(jiàn)：評(píng)審委員會(huì)專家對(duì)申報(bào)人的評(píng)審意見(jiàn)和建議。2.答辯記錄：參加職稱答辯的相關(guān)記錄。（四）職稱聘任材料1.職稱聘任文件：公司下達(dá)的職稱聘任文件。2.聘任合同：與員工簽訂的職稱聘任合同。（五）其他相關(guān)材料1.個(gè)人榮譽(yù)證書(shū)復(fù)印件：獲得的其他與專業(yè)技術(shù)相關(guān)的榮譽(yù)證書(shū)復(fù)印件。2.培訓(xùn)證書(shū)復(fù)印件：參加各類專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的證書(shū)復(fù)印件。3.其他反映個(gè)人專業(yè)技術(shù)水平和能力的材料。四、職稱檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門(mén)定期發(fā)布職稱申報(bào)通知，明確申報(bào)條件、材料要求和時(shí)間安排。2.員工根據(jù)通知要求，準(zhǔn)備并提交職稱申報(bào)材料至所在部門(mén)。3.各部門(mén)對(duì)本部門(mén)員工的申報(bào)材料進(jìn)行初步審核，確保材料真實(shí)、完整、符合要求后，匯總提交給人力資源部門(mén)。4.人力資源部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的申報(bào)材料進(jìn)行再次審核，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)反饋給員工補(bǔ)充完善。（二）整理每次職稱評(píng)審工作結(jié)束后，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)評(píng)審過(guò)程中形成的各類材料進(jìn)行整理。1.按照職稱檔案內(nèi)容的分類要求，對(duì)材料進(jìn)行分類。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.將材料按照編號(hào)順序依次排列，同一類材料應(yīng)集中存放。4.對(duì)材料進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，便于長(zhǎng)期保存。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案的類別、編號(hào)、名稱、日期等信息，方便查閱。五、職稱檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器的指定文件夾中，并定期進(jìn)行備份。2.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能，確保檔案的安全。（二）保管期限1.職稱檔案的保管期限為長(zhǎng)期，自檔案形成之日起保存。2.對(duì)于已離職員工的職稱檔案，應(yīng)繼續(xù)保管一定期限后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或移交。（三）檔案檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)職稱檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并報(bào)告人力資源部門(mén)，采取措施進(jìn)行處理。3.在職稱評(píng)審、聘任等重要工作期間，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的檢查，確保檔案能夠及時(shí)提供使用。六、職稱檔案的借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱職稱檔案的，須填寫(xiě)《職稱檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。2.《職稱檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好借閱登記工作。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職稱檔案的，須填寫(xiě)《職稱檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.《職稱檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案供查閱，并做好查閱登記工作。4.查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。七、職稱檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格限制檔案的查閱和借閱范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和借閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案管理工作中，涉及檔案信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置安全密碼，并定期更換密碼。4.對(duì)檔案信息進(jìn)行備份時(shí)，應(yīng)采取加密等安全措施，確保備份數(shù)據(jù)的安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。八、職稱檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立專門(mén)的職稱電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)職稱檔案的信息化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，方便檔案的管理和使用。（二）電子檔案的錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入電子檔案系統(tǒng)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或需要更新的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，并做好記錄。（三）電子檔案的安全管理1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。3.對(duì)電子檔案系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)行檔案的錄入、查詢、修改等操作。九、職稱檔案的更新與補(bǔ)充（一）定期更新1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)職稱檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。2.每年對(duì)員工的年度考核材料、繼續(xù)教育證書(shū)等進(jìn)行更新，并及時(shí)歸檔。（二）動(dòng)態(tài)補(bǔ)充1.員工在職稱申報(bào)、評(píng)審、聘任等過(guò)程中如有新的業(yè)績(jī)成果、論文著作等材料產(chǎn)生，應(yīng)及時(shí)提交給人力資源部門(mén)，補(bǔ)充到職稱檔案中。2.各部門(mén)應(yīng)關(guān)注員工的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)向人力資源部門(mén)反饋員工的相關(guān)信息，以便及時(shí)更新檔案。十、職稱檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已離職員工的職稱檔案，在保管期限屆滿后，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案內(nèi)容存在嚴(yán)重錯(cuò)誤、重復(fù)或已失去保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《職稱檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.《職稱檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公