PAGE規(guī)范使用公文用語制度一、總則（一）目的為確保公司/組織公文用語的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和一致性，提高公文質(zhì)量和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有公文的起草、審核、發(fā)布和存檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則公文用語應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意思，避免模糊、歧義或容易引起誤解的表述。2.規(guī)范性原則嚴(yán)格遵循國家語言文字規(guī)范和行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)，使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和語法規(guī)則。3.簡(jiǎn)潔性原則行文簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)、繁瑣的表述，突出重點(diǎn)，提高公文的可讀性。4.嚴(yán)肅性原則公文用語應(yīng)體現(xiàn)公司/組織的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，避免使用隨意、口語化或不恰當(dāng)?shù)脑~匯。二、公文用語規(guī)范（一）詞匯使用1.選用規(guī)范詞匯優(yōu)先使用國家公布的通用詞匯，避免使用生僻、晦澀或不規(guī)范的詞匯。對(duì)于行業(yè)專用詞匯，應(yīng)確保其準(zhǔn)確含義和使用范圍。2.慎用模糊詞匯盡量減少使用“大概”“可能”“也許”等模糊性詞匯，如需表達(dá)不確定性，應(yīng)在必要時(shí)提供具體數(shù)據(jù)或說明。3.避免使用網(wǎng)絡(luò)用語和方言嚴(yán)禁在公文中使用網(wǎng)絡(luò)流行語、縮寫詞、生造詞以及方言土語，確保公文語言的通用性和規(guī)范性。（二）語法規(guī)則1.遵循基本語法結(jié)構(gòu)句子結(jié)構(gòu)完整，主謂賓搭配合理，修飾語與中心語搭配恰當(dāng)，避免出現(xiàn)語法錯(cuò)誤。2.正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)嚴(yán)格按照標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)則，正確標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，確保句子的邏輯關(guān)系清晰。（三）數(shù)字使用1.統(tǒng)一數(shù)字書寫規(guī)范一般情況下，公文中的數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。但在一些特定情況，如固定詞語、概數(shù)、歷史紀(jì)年等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定使用漢字?jǐn)?shù)字。2.數(shù)字表述準(zhǔn)確對(duì)于表示數(shù)量、比例、時(shí)間等的數(shù)字，應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、漏字或數(shù)值錯(cuò)誤。（四）稱謂使用1.規(guī)范內(nèi)部稱謂明確公司/組織內(nèi)部各部門、崗位及人員的規(guī)范稱謂，在公文中統(tǒng)一使用，避免使用簡(jiǎn)稱或隨意稱呼。2.恰當(dāng)使用外部稱謂對(duì)于外部單位、人員等，應(yīng)使用規(guī)范、恰當(dāng)?shù)姆Q謂，尊重對(duì)方的名稱和身份。三、公文格式規(guī)范（一）標(biāo)題1.準(zhǔn)確概括公文主題標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了地概括公文的核心內(nèi)容，避免冗長(zhǎng)、復(fù)雜的表述，確保標(biāo)題能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公文主旨。2.采用合適的字體和字號(hào)根據(jù)公文的級(jí)別和重要性，合理設(shè)置標(biāo)題的字體、字號(hào)，使其在頁面中突出顯示，層次分明。（二）正文1.段落格式規(guī)范正文應(yīng)分段表述，每段開頭空兩格，段與段之間保持適當(dāng)?shù)男芯啵构呐虐嬲R、美觀。2.層次分明根據(jù)公文內(nèi)容的邏輯關(guān)系，合理劃分章節(jié)、段落，使用恰當(dāng)?shù)男蛱?hào)或小標(biāo)題進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于閱讀和理解。（三）落款1.注明發(fā)文部門和日期在公文結(jié)尾處，應(yīng)明確注明發(fā)文部門的全稱，并準(zhǔn)確填寫發(fā)文日期。發(fā)文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日齊全。2.加蓋印章根據(jù)公文的性質(zhì)和要求，按照規(guī)定加蓋相應(yīng)的印章，印章應(yīng)清晰、端正，與發(fā)文部門名稱一致。四、公文起草規(guī)范（一）明確起草職責(zé)1.確定起草部門和人員根據(jù)公文內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)范圍，明確由相應(yīng)的部門或人員負(fù)責(zé)公文的起草工作。起草人員應(yīng)具備扎實(shí)的文字功底和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。2.確保起草質(zhì)量起草人員應(yīng)認(rèn)真調(diào)研、分析相關(guān)情況，準(zhǔn)確把握公文主旨和要求，精心組織語言，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。（二）起草流程1.收集資料起草前，應(yīng)廣泛收集與公文主題相關(guān)的政策法規(guī)、文件資料、工作數(shù)據(jù)等，為公文起草提供充分的依據(jù)。2.擬定提綱根據(jù)公文內(nèi)容的結(jié)構(gòu)和邏輯關(guān)系，擬定詳細(xì)的提綱，明確各部分的主要內(nèi)容和重點(diǎn)，確保公文層次清晰、條理分明。3.撰寫初稿按照提綱進(jìn)行公文初稿的撰寫，注重語言表達(dá)的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和簡(jiǎn)潔性，突出重點(diǎn)，避免空話、套話。4.審核修改初稿完成后，起草人員應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查公文內(nèi)容是否準(zhǔn)確、語言是否通順、格式是否規(guī)范等。同時(shí)，將初稿提交給相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。五、公文審核規(guī)范（一）審核職責(zé)1.明確審核部門和人員設(shè)立專門的公文審核崗位或由具有豐富經(jīng)驗(yàn)的管理人員負(fù)責(zé)公文審核工作。審核人員應(yīng)具備較高的文字水平、業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心。2.嚴(yán)格審核把關(guān)審核人員應(yīng)認(rèn)真審查公文的內(nèi)容、格式、用語等方面是否符合本制度及相關(guān)規(guī)定，對(duì)不符合要求的地方提出修改意見，確保公文質(zhì)量。（二）審核流程1.初審審核人員對(duì)起草部門提交的公文初稿進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查公文的內(nèi)容完整性、邏輯合理性、語言規(guī)范性等方面，提出初審意見。2.復(fù)審對(duì)于重要公文或涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審人員在初審意見的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步審查公文的準(zhǔn)確性、可行性和合規(guī)性，對(duì)初審意見進(jìn)行補(bǔ)充和完善。3.終審終審由公司/組織的領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行。終審人員對(duì)經(jīng)過初審和復(fù)審的公文進(jìn)行全面審查，做出最終審核決定，批準(zhǔn)公文發(fā)布或退回修改。六、公文發(fā)布規(guī)范（一）發(fā)布渠道1.確定發(fā)布方式根據(jù)公文的性質(zhì)和受眾范圍，選擇合適的發(fā)布渠道，如公司內(nèi)部網(wǎng)站、辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等。2.確保發(fā)布及時(shí)準(zhǔn)確按照規(guī)定的時(shí)間和流程，及時(shí)將審核通過的公文發(fā)布到相應(yīng)的渠道，確保公文能夠準(zhǔn)確傳達(dá)給相關(guān)人員。（二）發(fā)布范圍1.明確受眾對(duì)象在公文發(fā)布前，應(yīng)明確公文的受眾范圍，確保公文能夠傳達(dá)給需要知曉的部門和人員。2.控制發(fā)布權(quán)限對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密或敏感信息的公文，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)布權(quán)限，確保信息安全。七、公文存檔規(guī)范（一）存檔目的1.便于查閱和參考將公文進(jìn)行規(guī)范存檔，有助于建立公司/組織的文檔資源庫，方便日后查閱和參考相關(guān)文件資料，為工作決策和業(yè)務(wù)開展提供支持。2.保存歷史記錄公文是公司/組織工作活動(dòng)的重要記錄，存檔有助于保存歷史資料，反映公司/組織的發(fā)展歷程和工作軌跡。（二）存檔要求1.分類整理按照公文的類別、年份、月份等進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案目錄，便于查找和管理。2.規(guī)范存儲(chǔ)介質(zhì)根據(jù)公文的性質(zhì)和保存期限，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，如紙質(zhì)檔案、電子文檔等，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可靠性