合同管理標準化模板及條款審查流程工具指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同管理工作，覆蓋合同起草、審查、審批、簽署、履行及歸檔全流程。具體應(yīng)用場景包括但不限于：日常經(jīng)營合作：如采購與銷售合同、服務(wù)外包合同、委托代理合同等；項目專項合作：如工程建設(shè)合同、研發(fā)合作合同、sponsorship協(xié)議等；內(nèi)部管理協(xié)議：如勞動合同、保密協(xié)議、崗位責任書等；資產(chǎn)與權(quán)益變動：如租賃合同、轉(zhuǎn)讓合同、許可使用協(xié)議等。通過標準化模板與流程規(guī)范，可統(tǒng)一合同管理標準，降低法律風險，提升合同處理效率。二、標準化操作流程與步驟說明合同管理遵循“發(fā)起-起草-審查-審批-簽署-履行-歸檔”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)責任主體與操作要求步驟1：合同發(fā)起與需求確認操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項申請表》（見模板1），明確合作方基本信息、合同標的、核心權(quán)利義務(wù)、履行期限、預(yù)算金額等關(guān)鍵要素，經(jīng)部門負責人審批后啟動合同起草。責任主體：業(yè)務(wù)部門發(fā)起人、部門負責人。關(guān)鍵點：需與合作方就合作意向達成初步共識，保證需求描述清晰、無歧義；涉及重大金額或特殊業(yè)務(wù)的，需提前法務(wù)部門介入風險評估。步驟2：合同模板選擇與起草操作內(nèi)容：根據(jù)合同類型（如采購、服務(wù)、租賃等），從《標準化合同模板庫》（見模板2）中選擇對應(yīng)基礎(chǔ)模板；若無合適模板，需參照通用合同結(jié)構(gòu)（雙方主體、標的、權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決等）起草初稿。責任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)部門（模板審核）。關(guān)鍵點：模板內(nèi)容需符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，優(yōu)先使用企業(yè)標準化模板；核心條款（如金額、期限、違約責任）不得遺漏，表述需準確、完整。步驟3：條款審查與修訂完善操作內(nèi)容：形式審查：檢查合同文本完整性（簽字頁、附件是否齊全）、編號規(guī)范性（按“年份-部門-序號”編號）、基本信息準確性（雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼等）；實質(zhì)審查：重點審查主體資格（合作方是否具備履約能力）、條款合法性（是否違反法律強制性規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在單方免責條款）、風險可控性（違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院）；修訂反饋：法務(wù)部門出具《合同審查意見表》（見模板3），標注修改建議并說明法律依據(jù)；業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修訂后，再次提交審查，直至無重大風險點。責任主體：法務(wù)部門（主審）、業(yè)務(wù)部門（配合修訂）、財務(wù)部門（金額、支付條款審核）、風控部門（重大風險專項審核）。關(guān)鍵點：審查需在2個工作日內(nèi)完成（復雜合同可延長至3個工作日）；修訂內(nèi)容需經(jīng)法務(wù)部門確認，避免擅自變更核心條款。步驟4：審批流程與簽署授權(quán)操作內(nèi)容：審查通過的合同，按審批權(quán)限逐級報批（一般合同由業(yè)務(wù)部門負責人-分管領(lǐng)導-法務(wù)負責人審批；重大合同需提交總經(jīng)理辦公會或董事會審議）。審批通過后，由授權(quán)簽署人（需持有《授權(quán)委托書》，見模板4）與合作方正式簽署，簽署文本需為打印件，雙方簽字蓋章（合同章或公章）清晰、完整。責任主體：審批人、授權(quán)簽署人。關(guān)鍵點：嚴禁越權(quán)審批或無授權(quán)簽署；簽署頁需注明簽署日期，合同文本份數(shù)滿足歸檔及各方需求（一般一式3-5份）。步驟5：履行跟蹤與歸檔管理操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負責合同履行跟蹤，記錄履行進度、款項支付、驗收情況等，建立《合同履行臺賬》（見模板5）；履行完畢或終止后，合同文本（含審批單、審查意見、補充協(xié)議等）由行政部統(tǒng)一歸檔，電子版至合同管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年。責任主體：業(yè)務(wù)部門（履行跟蹤）、行政部（歸檔）。關(guān)鍵點：履行異常需及時上報，啟動風險應(yīng)對措施；歸檔材料需齊全、有序，便于后續(xù)查閱與審計。三、核心模板工具清單模板1：合同立項申請表申請部門項目名稱合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同標的履行期限預(yù)算金額申請人需求說明（可附頁）：部門負責人意見：簽字：日期：法務(wù)部門初審意見：簽字：日期：模板2：標準化合同模板（示例-服務(wù)合同）服務(wù)合同合同編號：_______甲方：_______（統(tǒng)一社會信用代碼：_______）地址：_______聯(lián)系人：_______乙方：_______（統(tǒng)一社會信用代碼：_______）地址：_______聯(lián)系人：_______第一條服務(wù)內(nèi)容與要求乙方為甲方提供_______服務(wù)，具體標準、流程及交付成果詳見附件1。第二條服務(wù)期限自_______年_______月_______日至_______年_______月_______日。第三條服務(wù)費用及支付方式總費用：人民幣_______元（大寫：_______）；支付方式：_______（如“分期支付，首期款_______%于合同簽署后_______日內(nèi)支付，尾款_______%于驗收合格后_______日內(nèi)支付”）。第四條雙方權(quán)利義務(wù)甲方有權(quán)要求乙方按約定標準提供服務(wù)，并配合乙方開展工作；乙方應(yīng)保證服務(wù)成果符合約定標準，對甲方信息承擔保密義務(wù)。第五條違約責任乙方未按期交付服務(wù)成果的，每逾期一日按總費用_______%支付違約金；甲方未按期支付費用的，每逾期一日按應(yīng)付未付金額_______%支付違約金。第六條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生爭議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交_______人民法院訴訟解決。第七條其他附件為本合同組成部分，與本合同具有同等法律效力；本合同一式_______份，雙方各執(zhí)_______份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)人：_______法定代表人/授權(quán)人：_______簽署日期：_______年_______月_______日簽署日期：_______年_______月_______日模板3：合同審查意見表合同名稱合同編號審查人審查日期審查內(nèi)容問題描述修改建議法律依據(jù)主體資格乙方營業(yè)執(zhí)照未提供復印件要求乙方提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件《民法典》第143條付款條款未約定逾期付款違約金增加“每逾期一日按應(yīng)付未付金額_______%支付違約金”《民法典》第585條爭議解決約定“由仲裁委員會仲裁”，未明確具體機構(gòu)修改為“由_______仲裁委員會仲裁”《仲裁法》第6條綜合結(jié)論：□通過□需修改后再次審查□不通過（說明理由：_______）模板4：授權(quán)委托書（示例）授權(quán)委托書委托人：_______（公司名稱/個人姓名），統(tǒng)一社會信用代碼/證件號碼號：_______受托人：_______（姓名），證件號碼號：_______現(xiàn)委托_______作為我方簽署《_______合同》（合同編號：_______）的授權(quán)代表，授權(quán)范圍包括：談判、修改條款、簽署合同及辦理后續(xù)相關(guān)事宜。授權(quán)期限自_______年_______月_______日至_______年_______月_______日。委托人（蓋章/簽字）：_______日期：_______年_______月_______日模板5：合同履行臺賬合同編號合同名稱合作方履行期限履行進度驗收情況付款記錄負責人2023-采-001辦公設(shè)備采購合同科技公司2023.01.01-2023.03.31已交付并驗收合格驗收單號：_______首期款已付，尾款待付張*四、關(guān)鍵注意事項與風險提示主體資格審查：合作方為企業(yè)的，需核驗其營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍及資質(zhì)證明（如行業(yè)許可證）；為自然人的，需核驗證件號碼件，避免與無民事行為能力或限制民事行為能力人簽約。條款表述規(guī)范：避免使用“大概”“盡量”等模糊表述，金額、日期、數(shù)量等需明確具體；違約責任應(yīng)與義務(wù)對等，避免“霸王條款”。風險前置防范：對涉及知識產(chǎn)權(quán)、跨境業(yè)務(wù)、大額資金支付的合同，需提前進行專項法律咨詢或盡職調(diào)