企業(yè)行政公文寫(xiě)作與審批流程規(guī)范一、適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各職能部門、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在行政公文處理全流程中的操作，涵蓋通知、請(qǐng)示、報(bào)告、函、紀(jì)要等常用公文類型。旨在統(tǒng)一公文標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范審批路徑、提升行政效率，保證公文內(nèi)容準(zhǔn)確、傳遞及時(shí)、管理有序，適用于日常行政管理、跨部門協(xié)作、重要事項(xiàng)傳達(dá)、工作總結(jié)匯報(bào)等場(chǎng)景。二、公文起草規(guī)范（一）起草前準(zhǔn)備明確事項(xiàng)性質(zhì)：根據(jù)公文用途（如請(qǐng)求指示、匯報(bào)工作、部署任務(wù)等）確定文種（如請(qǐng)示、報(bào)告、通知等），避免文種混用（如“請(qǐng)示”與“報(bào)告”不得混用，“請(qǐng)示”需上級(jí)批復(fù)，“報(bào)告”僅為匯報(bào)）。收集基礎(chǔ)資料：保證涉及的數(shù)據(jù)、事實(shí)、政策依據(jù)等準(zhǔn)確無(wú)誤，需附佐證材料（如會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研數(shù)據(jù)、上級(jí)文件等）作為附件。確定受眾與范圍：明確主送機(jī)關(guān)（需辦理或知曉事項(xiàng)的部門/人員）、抄送機(jī)關(guān)（需知曉但無(wú)需辦理的部門/人員），避免多頭主送或遺漏。（二）結(jié)構(gòu)與撰寫(xiě)要求簡(jiǎn)潔明了，概括核心內(nèi)容，格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（如“行政部關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”），標(biāo)題中不得使用“關(guān)于……的申請(qǐng)”“關(guān)于……的報(bào)告”等模糊表述。主送機(jī)關(guān)：頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)，如“各部門：”“各分公司：”；若涉及多個(gè)部門，用頓號(hào)分隔，如“人力資源部、財(cái)務(wù)部、運(yùn)營(yíng)部：”。開(kāi)頭：簡(jiǎn)明說(shuō)明發(fā)文目的或依據(jù)（如“為規(guī)范……，根據(jù)……規(guī)定，現(xiàn)通知”）。主體：分條列項(xiàng)闡述具體事項(xiàng)，邏輯清晰（如“一、具體安排；二、相關(guān)要求”），每條內(nèi)容單一，避免交叉重復(fù)；數(shù)據(jù)、時(shí)間、地點(diǎn)等要素需準(zhǔn)確（如“截止日期：2024年3月31日”“聯(lián)系人：*女士，電話：分機(jī)號(hào)”）。結(jié)尾：根據(jù)文種確定（如請(qǐng)示用“妥否，請(qǐng)批示”；通知用“特此通知”；報(bào)告用“專此報(bào)告”）。附件：若有附件，在后注明“附件：1.X；2.X”，附件標(biāo)題需與提及一致，附件內(nèi)容需與關(guān)聯(lián)且獨(dú)立成文。發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期：下方偏右位置書(shū)寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)（如“行政部”“總經(jīng)理辦公室”），成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年3月15日”），日期需為公文生效日期（非起草日期）。三、審核與審批流程（一）流程步驟起草人自查：完成初稿后，檢查內(nèi)容完整性、格式規(guī)范性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，保證無(wú)錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，附件齊全。部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文內(nèi)容的專業(yè)性、合規(guī)性、部門職責(zé)匹配度進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核是否需跨部門協(xié)作、是否符合部門工作計(jì)劃，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)?？绮块T會(huì)簽（如需）：公文內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)時(shí)（如費(fèi)用支出需財(cái)務(wù)部審核、人事制度需人力資源部會(huì)簽），需提前發(fā)送相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)，無(wú)異議則簽字；存在異議的，由起草部門與相關(guān)部門協(xié)商一致后修改。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公文重要性及權(quán)限劃分，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核審批：常規(guī)事項(xiàng)（如部門內(nèi)部工作安排、一般性通知）：分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)內(nèi)容合規(guī)后審批；重大事項(xiàng)（如涉及企業(yè)戰(zhàn)略、大額資金、人事調(diào)整等）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后提交更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批?？偨?jīng)理/董事長(zhǎng)審批（最終審批）：常規(guī)事項(xiàng)：分管領(lǐng)導(dǎo)審批后即可印發(fā)；重大事項(xiàng)（如年度工作計(jì)劃、重要制度文件、對(duì)外合同等）：需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)最終審批，審批通過(guò)后生效。（二）審批時(shí)限要求起草人自查：0.5個(gè)工作日內(nèi)完成；部門負(fù)責(zé)人審核：1個(gè)工作日內(nèi)完成；跨部門會(huì)簽：1-2個(gè)工作日內(nèi)完成（涉及復(fù)雜事項(xiàng)可延長(zhǎng)至3個(gè)工作日，需提前告知）；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：2個(gè)工作日內(nèi)完成；最終審批：3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急事項(xiàng)可加急標(biāo)注，審批時(shí)限縮短至1個(gè)工作日）。四、公文模板示例（一）《關(guān)于事項(xiàng)的請(qǐng)示》模板關(guān)于采購(gòu)辦公設(shè)備的請(qǐng)示總經(jīng)理辦公室：為保障市場(chǎng)部日常辦公需求，現(xiàn)有3臺(tái)筆記本電腦使用年限超過(guò)5年，頻繁出現(xiàn)故障，影響工作效率。經(jīng)調(diào)研，擬采購(gòu)聯(lián)想ThinkPad筆記本電腦3臺(tái)（配置：i5處理器、8G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤），預(yù)算合計(jì)1.2萬(wàn)元（含稅），資金從市場(chǎng)部2024年度辦公經(jīng)費(fèi)中列支。妥否，請(qǐng)批示。市場(chǎng)部2024年3月10日（二）《工作進(jìn)展報(bào)告》模板2024年第一季度行政部工作進(jìn)展報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)*總：根據(jù)公司2024年度工作計(jì)劃，行政部第一季度重點(diǎn)完成了以下工作：一、辦公環(huán)境優(yōu)化：完成總部辦公樓1-5層走廊翻新，更換LED節(jié)能燈具50盞，節(jié)能率達(dá)30%；二、固定資產(chǎn)盤點(diǎn)：完成全公司固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，更新臺(tái)賬236項(xiàng)，盤盈3項(xiàng)，盤虧2項(xiàng)（已說(shuō)明原因）；三、會(huì)議保障：組織月度例會(huì)12場(chǎng)、專題會(huì)議3場(chǎng)，會(huì)議紀(jì)要當(dāng)日整理完成率100%。存在問(wèn)題：部分辦公設(shè)備維修響應(yīng)速度有待提升，已與維修服務(wù)商溝通，優(yōu)化服務(wù)流程。第二季度計(jì)劃：推進(jìn)員工食堂智能化改造，啟動(dòng)夏季防暑降溫物資采購(gòu)。專此報(bào)告。行政部2024年3月28日（三）《關(guān)于事項(xiàng)的通知》模板關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知各部門、各分公司：根據(jù)國(guó)家法定節(jié)假日安排及公司實(shí)際，現(xiàn)將2024年端午節(jié)放假安排通知一、放假時(shí)間：6月8日（周六）至6月10日（周一），共3天；6月11日（周二）正常上班。二、注意事項(xiàng)：請(qǐng)各部門在放假前關(guān)閉辦公區(qū)域電源、鎖好門窗，做好安全防范；值班人員需按時(shí)到崗，保持通訊暢通，遇突發(fā)事件及時(shí)匯報(bào)（值班表見(jiàn)附件）；節(jié)假日期間外出人員注意安全，做好個(gè)人防護(hù)。特此通知。行政部2024年5月20日（四）《關(guān)于事宜的函》模板關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助舉辦員工培訓(xùn)的函人力資源部：為提升員工專業(yè)技能，運(yùn)營(yíng)部擬于2024年4月15日至4月17日組織“客戶關(guān)系管理”專題培訓(xùn)，需邀請(qǐng)貴部專業(yè)講師*老師授課（課程時(shí)長(zhǎng)3小時(shí)，內(nèi)容涵蓋客戶溝通技巧、投訴處理流程等）。請(qǐng)貴部協(xié)助協(xié)調(diào)講師時(shí)間及培訓(xùn)場(chǎng)地（需容納50人，配備投影設(shè)備），并于4月5日前反饋意見(jiàn)。感謝支持！運(yùn)營(yíng)部2024年3月25日五、公文管理與歸檔（一）印發(fā)與分發(fā)公文審批通過(guò)后，由行政部統(tǒng)一編號(hào)（如“行辦〔2024〕X號(hào)”），打印紙質(zhì)版（需簽字齊全、加蓋公章），通過(guò)OA系統(tǒng)或書(shū)面形式分發(fā)至主送/抄送機(jī)關(guān)；涉密公文需加密傳輸，專人遞送。分發(fā)時(shí)需登記《公文分發(fā)臺(tái)賬》，記錄公文編號(hào)、標(biāo)題、主送/抄送機(jī)關(guān)、分發(fā)日期、簽收人等信息。（二）存檔管理電子公文：審批完成后，由行政部在OA系統(tǒng)中歸檔，分類存儲(chǔ)（如“通知類”“請(qǐng)示類”“報(bào)告類”），保存期限不少于5年（涉密公文按保密規(guī)定期限保存）。紙質(zhì)公文：正本（含附件、審批簽批頁(yè)）由行政部統(tǒng)一歸檔，副本由發(fā)文部門留存；歸檔公文需按時(shí)間順序整理，裝訂成冊(cè)，標(biāo)注頁(yè)碼，存放于專用檔案柜。（三）借閱與查詢員工因工作需要借閱公文，需填寫(xiě)《公文借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部辦理借閱手續(xù)（涉密公文需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；借閱期限不超過(guò)3天，到期需歸還，如需續(xù)借需提前申請(qǐng)。公文查詢可通過(guò)OA系統(tǒng)檢索（按編號(hào)、標(biāo)題、日期等關(guān)鍵詞），紙質(zhì)公文查詢需至行政部檔案室查閱，不得涂改、損毀、外傳。六、常見(jiàn)問(wèn)題與注意事項(xiàng)（一）格式規(guī)范問(wèn)題標(biāo)題不得使用“關(guān)于……的申請(qǐng)”“關(guān)于……的報(bào)告”等不規(guī)范表述（如“請(qǐng)示”無(wú)需“申請(qǐng)”二字）；主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)，不得使用“致：”“送給：”等非正式表述；分條列項(xiàng)時(shí)，用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等層級(jí)序號(hào)，不得混用（如“一、”后直接跟“1.”）。（二）內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)性問(wèn)題數(shù)據(jù)、時(shí)間、金額等需與附件一致，避免“約”“左右”等模糊表述（確需估算的需注明“預(yù)計(jì)”“約”）；不得使用“大概”“可能”等口語(yǔ)化詞匯，需用“預(yù)計(jì)”“擬定”等規(guī)范表述；涉及政策依據(jù)的，需注明文件名及文號(hào)（如“根據(jù)《公司考勤管理制度》（行辦〔2023〕X號(hào)）規(guī)定”）。（三）審批時(shí)效問(wèn)題起草人需提前3個(gè)工作日啟動(dòng)審批流程（緊急事項(xiàng)除外），預(yù)留充足審核時(shí)間；審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，不得無(wú)故拖延；若需退修改，需明確修改意見(jiàn)并反饋至起草人。（四）保密與合規(guī)問(wèn)題涉及企業(yè)商業(yè)秘密、未公開(kāi)信息的公文，需標(biāo)注“內(nèi)部資料，注意保密”，嚴(yán)格控制分發(fā)范圍；不得在公文中提及敏感信息（如員工薪資、未決策事項(xiàng)等）；電子公文傳輸需使用企業(yè)指定郵箱或OA系統(tǒng)，不得通過(guò)個(gè)人社交軟件發(fā)送。（五）電子公文管理電子公文