企業(yè)資產(chǎn)采購審批流程標準操作指南版一、適用采購場景本指南適用于企業(yè)各類資產(chǎn)采購的審批管理，涵蓋但不限于以下場景：日常辦公資產(chǎn)采購：如電腦、打印機、辦公家具、文具耗材等；生產(chǎn)/運營設備采購：如生產(chǎn)機械、檢測儀器、運輸工具、倉儲設備等；IT及數(shù)字化資產(chǎn)采購：如服務器、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡安全設備、智能終端等；其他固定資產(chǎn)采購：如房屋裝修、實驗室設備、展廳陳列品等。無論采購金額大小，均需按本流程執(zhí)行，保證資產(chǎn)采購合規(guī)、高效、透明。二、審批流程操作步驟（一）需求發(fā)起與部門初審需求部門填寫《資產(chǎn)采購申請表》申請人根據(jù)業(yè)務需求，明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總預算、用途、到貨時間等關鍵信息，并《資產(chǎn)需求說明》（如新設備需說明替代舊設備的原因，或新增設備需說明業(yè)務增長依據(jù)）。示例：采購筆記本電腦10臺，用于新入職員工辦公，規(guī)格要求為i5處理器、16GB內(nèi)存、512GB固態(tài)硬盤，預估單價6000元，總預算6萬元，到貨時間需在15個工作日內(nèi)。部門負責人審核部門負責人需核對需求的合理性：是否符合部門年度工作計劃？是否為必要開支？預算是否在部門年度預算額度內(nèi)？審核通過后，在《資產(chǎn)采購申請表》“部門負責人意見”欄簽字確認，并提交至采購部門；若審核不通過，需注明理由并退回需求部門調(diào)整。（二）采購部門需求復核與方案制定需求復核采購部門收到申請后，2個工作日內(nèi)完成復核：重點核查資產(chǎn)規(guī)格參數(shù)是否明確、預算是否合理、是否存在替代方案（如現(xiàn)有設備升級是否可滿足需求）。若需求不明確（如規(guī)格描述模糊、預算無依據(jù)），需聯(lián)系需求部門補充材料；若存在替代方案，需與需求部門溝通確認。采購方案制定復核通過后，采購部門根據(jù)資產(chǎn)類型制定采購方案：小額采購（如單筆金額≤5萬元）：優(yōu)先采用詢價方式，至少向3家合格供應商詢價，形成《詢價對比表》；大額采購（如單筆金額＞5萬元）：需啟動招標或競爭性談判流程，編制《招標文件》或《談判方案》，報分管領導審批后實施；特殊資產(chǎn)（如定制化設備、進口設備）：需組織技術部門參與供應商評估，保證技術參數(shù)滿足需求。（三）財務部門預算與合規(guī)性審核預算審核財務部門收到采購方案后，1個工作日內(nèi)審核預算：核對總預算是否納入企業(yè)年度預算，若超預算需需求部門提交《預算調(diào)整申請》，按預算調(diào)整流程審批；審核資金來源（如自有資金、專項撥款）是否合規(guī)，保證?？顚Ｓ谩：弦?guī)性審核檢查采購方式是否符合企業(yè)《資產(chǎn)采購管理辦法》（如達到招標金額是否必須公開招標）；審核供應商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認證等）是否齊全，必要時要求采購部門補充供應商背景調(diào)查資料。審核通過后，在《資產(chǎn)采購申請表》“財務部門意見”欄簽字確認；若不通過，注明理由并退回采購部門調(diào)整。（四）分級審批與授權根據(jù)采購金額及資產(chǎn)類型，按以下權限分級審批：一級審批（金額≤10萬元）：由采購部門負責人、財務部門負責人聯(lián)合簽字后，報分管副總審批；二級審批（10萬元＜金額≤50萬元）：在一審批基礎上，報總經(jīng)理審批；三級審批（金額＞50萬元）：需提交總經(jīng)理辦公會審議，通過后由董事長審批。審批人需重點關注采購的必要性、預算合理性及合規(guī)性，審批意見需明確“同意”“不同意”或“需補充材料”，并在《資產(chǎn)采購申請表》相應欄位簽字。（五）供應商選擇與合同簽訂供應商確定采購部門根據(jù)審批通過的采購方案，按“質(zhì)優(yōu)價廉、服務可靠”原則確定供應商：詢價采購：選擇報價最低且滿足資質(zhì)要求的供應商；招標采購：按中標結(jié)果確定供應商；談判采購：經(jīng)談判達成一致后確定供應商。確定供應商后，編制《供應商選擇報告》，附詢價記錄、招標結(jié)果或談判紀要，報采購部門負責人確認。合同擬定與審核采購部門根據(jù)供應商信息擬定《采購合同》，明確資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交付時間、付款方式、質(zhì)保條款、違約責任等核心內(nèi)容；法務部門審核合同條款（如法律風險、知識產(chǎn)權歸屬等），審核通過后由雙方法定代表人或授權代表簽字蓋章。（六）采購執(zhí)行與交付驗收訂單下達與跟蹤采購部門向供應商下達《采購訂單》，并跟蹤生產(chǎn)/備貨進度，保證按約定時間交付；若需變更交付時間或數(shù)量，需提前3個工作日書面通知供應商，并確認雙方一致。資產(chǎn)驗收資產(chǎn)到貨后，由需求部門、采購部門、財務部門共同驗收：數(shù)量驗收：核對資產(chǎn)數(shù)量是否與訂單一致；質(zhì)量驗收：檢查規(guī)格型號、外觀、功能參數(shù)是否符合合同要求（如需測試，可邀請技術部門或第三方機構(gòu)參與）；資料驗收：核對供應商是否提供合格證、保修卡、使用說明書、發(fā)票等資料。驗收合格后，三方在《資產(chǎn)驗收單》上簽字確認；若驗收不合格，需在2個工作日內(nèi)書面通知供應商退換貨或整改，整改后重新驗收。（七）資產(chǎn)入庫與付款結(jié)算資產(chǎn)入庫驗收合格的資產(chǎn)，由需求部門提交《資產(chǎn)入庫申請表》至行政管理部門（或資產(chǎn)管理部門）；行政管理部門核對資產(chǎn)信息后，錄入企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，分配資產(chǎn)編號、貼資產(chǎn)標簽，并更新《資產(chǎn)臺賬》。付款結(jié)算財務部門收到《資產(chǎn)驗收單》《采購合同》《發(fā)票》及《入庫單》后，3個工作日內(nèi)完成付款審批：核對合同金額與發(fā)票金額是否一致；確認付款條件是否達成（如質(zhì)保金是否按約定比例扣除）；按企業(yè)財務制度辦理付款手續(xù)（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）。三、常用表單模板表1：資產(chǎn)采購申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）總預算（元）資金來源用途說明（可附頁）到貨時間需求部門負責人意見：簽字：日期：采購部門意見：簽字：日期：財務部門意見：簽字：日期：分管領導/總經(jīng)理意見：簽字：日期：表2：資產(chǎn)驗收單驗收日期驗收地點資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量供應商名稱采購訂單號合同號驗收項目驗收標準驗收結(jié)果備注數(shù)量核對與訂單一致□合格□不合格規(guī)格型號與合同一致□合格□不合格外觀檢查無破損、劃痕□合格□不合格功能測試滿足技術參數(shù)□合格□不合格資料核對合格證、說明書齊全□合格□不合格驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格需注明整改要求）需求部門：簽字：采購部門：簽字：財務部門：簽字：四、操作關鍵提示（一）預算控制所有采購需在年度預算額度內(nèi)執(zhí)行，超預算采購需提前1個月提交《預算調(diào)整申請》，說明調(diào)整原因及資金來源，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后方可啟動；預估總預算與實際采購價偏差超過10%時，需重新履行審批流程。（二）時限要求需求部門提交申請至部門初審：≤1個工作日；采購部門復核至制定方案：≤2個工作日；財務部門審核：≤1個工作日；分級審批：≤3個工作日（三級審批需≤5個工作日）；供應商選擇至合同簽訂：≤7個工作日（特殊資產(chǎn)可適當延長）；資產(chǎn)驗收至付款：≤5個工作日。（三）資料完整性申請階段需提供《資產(chǎn)采購申請表》《資產(chǎn)需求說明》；采購階段需提供《詢價對比表》《供應商選擇報告》《采購合同》；驗收階段需提供《資產(chǎn)驗收單》《供應商交付資料清單》；付款階段需提供《發(fā)票》《入庫單》《付款審批單》。（四）合規(guī)性要點嚴禁化整為零規(guī)避審批（如將10萬元采購拆分為2筆5萬元）；供應商選擇需遵循“公平、公正、公開”原則，嚴禁指定供應商或接受供應商回扣；合同條款需經(jīng)法務部門審核，避免法律風險；資產(chǎn)驗收需三方共同參與，嚴禁單人驗收或先到貨后補流程。