合同管理文檔編寫與審批模板一、適用業(yè)務(wù)場景采購與供應(yīng)鏈：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包（如物流、IT運維）等合同；業(yè)務(wù)合作：市場推廣合作、渠道代理、聯(lián)合研發(fā)等合作協(xié)議；服務(wù)協(xié)議：咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、租賃服務(wù)（如辦公場地、設(shè)備）等合同；其他：保密協(xié)議、贈與合同、借款合同等非主營業(yè)務(wù)但需管理的合同類型。二、全流程操作指引1.需求發(fā)起與合同立項操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人/需求申請人步驟說明：需求提報：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同立項申請表》（見模板1），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、金額、期限、核心需求等，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)/合同管理部門。立項審核：法務(wù)/合同管理部門對立項必要性、預(yù)算合規(guī)性（如涉及預(yù)算需附財務(wù)部門審核意見）進(jìn)行初審，通過后進(jìn)入合同起草環(huán)節(jié)。2.合同起草與內(nèi)容填充操作主體：業(yè)務(wù)專員/法務(wù)專員步驟說明：模板選擇：根據(jù)合同類型（如采購合同、服務(wù)合同）選擇對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如模板2-合同基本信息表），或基于模板框架起草定制化條款。內(nèi)容填寫：按模板要求填寫核心信息，包括但不限于：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表）；合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等）；權(quán)利義務(wù)（交付/驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟及管轄法院）。附件準(zhǔn)備：根據(jù)需求附技術(shù)附件、報價單、授權(quán)委托書等支撐材料，保證與合同一致。3.內(nèi)部審核與修訂操作主體：業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)步驟說明：業(yè)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、條款是否可執(zhí)行，重點核對標(biāo)的、數(shù)量、期限等關(guān)鍵信息。財務(wù)部門審核：財務(wù)負(fù)責(zé)人審核付款方式、稅費承擔(dān)、發(fā)票類型（如需）等財務(wù)相關(guān)條款，保證符合企業(yè)財務(wù)制度。法務(wù)部門審核：法務(wù)專員審核合同合法性、合規(guī)性，重點排查：主體資格（對方是否具備履約能力，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書）；條款完整性（是否缺失必備條款，如違約責(zé)任、爭議解決）；法律風(fēng)險（如格式條款是否公平、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）。修訂與確認(rèn)：審核部門提出修改意見后，業(yè)務(wù)部門牽頭修訂，直至所有部門無異議，形成《合同審核意見表》（見模板3）。4.對方確認(rèn)與簽署準(zhǔn)備操作主體：業(yè)務(wù)專員/法務(wù)專員步驟說明：合同傳遞：將定稿合同（含附件）通過正式渠道（如蓋章掃描件、紙質(zhì)版）發(fā)送至合作方，明確反饋時限。對方反饋：接收對方修改意見，若涉及重大條款變更（如金額、期限），需重新啟動內(nèi)部審核流程；若為非實質(zhì)性調(diào)整，雙方協(xié)商一致后修訂定稿。簽署準(zhǔn)備：確認(rèn)無誤后，準(zhǔn)備簽署文本（紙質(zhì)合同一式X份，電子版存檔），并收集對方簽署主體資格證明文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書，需加蓋公章）。5.合同簽署與用印管理操作主體：法定代表人/授權(quán)代表、行政部/印章管理員步驟說明：簽署授權(quán)：由企業(yè)法定代表人或其書面授權(quán)的代表簽署合同，授權(quán)委托書需作為合同附件。用印申請：業(yè)務(wù)部門提交《合同用印申請表》（見模板4），附簽署版合同、對方主體資格證明、審核意見表等材料，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至印章管理員。用印與登記：印章管理員核對申請材料與合同內(nèi)容一致后，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章），并在《印章使用登記表》中記錄用印日期、合同編號、份數(shù)、經(jīng)辦人等信息。6.合同分發(fā)與歸檔操作主體：業(yè)務(wù)專員/檔案管理員步驟說明：合同分發(fā)：簽署完成后，按約定份數(shù)將合同分發(fā)給合作方（如對方X份，我方留存X份），并留存對方簽收回執(zhí)。信息錄入：將合同關(guān)鍵信息（編號、名稱、金額、期限、雙方主體等）錄入合同管理系統(tǒng)（如企業(yè)ERP、OA系統(tǒng)），保證信息可追溯。歸檔管理：將紙質(zhì)合同（含附件、審核意見表、用印申請表等）及電子版合同整理成冊，按“合同類型-年度-編號”規(guī)則歸檔，保存期限不低于合同終止后10年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。7.合同履行與跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門步驟說明：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付、驗收、付款等），及時記錄履行情況，若發(fā)覺對方違約或履約異常，需第一時間上報并啟動應(yīng)對措施。付款管理：財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款節(jié)點，核對履行證明材料（如驗收單、發(fā)票），完成付款流程，避免逾期或提前支付。變更與解除：若需變更或解除合同，雙方應(yīng)簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議，參照原流程審核、簽署、歸檔。三、核心模板清單及說明模板1：合同立項申請表項目內(nèi)容立案編號由合同管理部門統(tǒng)一編制（如HT+年份+流水號，例：HT2024-001）業(yè)務(wù)部門需求申請人合作方名稱合作方統(tǒng)一信用代碼合同類型□采購□服務(wù)□合作□其他（請注明）合同標(biāo)的簡述名稱、規(guī)格、數(shù)量等（可附頁）合同金額大寫：_________小寫：_________合同期限自_年_月_日至_年__月__日核心需求需通過合同解決的主要問題（如“采購XX設(shè)備用于生產(chǎn)線升級”）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：_________法務(wù)部門初審意見簽字：_________日期：_________模板2：合同基本信息表條款類別具體內(nèi)容合同編號（同立案編號，或按簽署順序補(bǔ)充后綴，例：HT2024-001-1）合同名稱如“XX公司辦公設(shè)備采購合同”“XX市場推廣合作協(xié)議”甲方（我方）全稱：_________統(tǒng)一信用代碼：_________法定代表人：_________地址：_________乙方（對方）全稱：_________統(tǒng)一信用代碼：_________法定代表人/授權(quán)代表：_________地址：_________合同標(biāo)的詳細(xì)描述（如“提供XX型號服務(wù)器5臺，具體參數(shù)見附件1”）數(shù)量與質(zhì)量數(shù)量：_________質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：_________（如“符合國家XX標(biāo)準(zhǔn)”“附件技術(shù)協(xié)議”）履行期限與方式交付/服務(wù)開始時間：_________結(jié)束時間：_________履行地點：_________合同金額含稅總價：_________大寫：_________付款方式：_________（如“預(yù)30%到貨60%質(zhì)保10%”）違約責(zé)任（如“逾期交貨按日支付合同總額0.1%違約金”“服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)乙方需免費整改”）爭議解決方式□協(xié)商解決□提交XX仲裁委員會仲裁□向甲方所在地人民法院起訴簽署頁甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：_________日期：_________乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：_________日期：_________模板3：合同審核意見表審核部門審核意見審核人日期業(yè)務(wù)部門財務(wù)部門法務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)最終結(jié)論□同意簽署□修改后重審□不予通過（說明理由：_________________________）模板4：合同用印申請表申請部門合同編號合同名稱用印類型□合同專用章□公章□其他（請注明）用印份數(shù)我方留存：_________份對方提供：_________份用印原因簡述（如“與XX公司簽署XX合同，一式肆份，雙方各執(zhí)貳份”）附件清單□定稿合同□審核意見表□對方主體資格證明□授權(quán)委托書□其他（請注明）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：_________日期：_________印章管理員記錄用印日期：_________經(jīng)辦人：_________領(lǐng)取人簽字：_________四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與注意事項1.合同主體審查合作方需提供最新年檢的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章），若涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），需核查其行業(yè)資質(zhì)許可證；授權(quán)代表簽署合同的，需提供加蓋公章的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，避免無權(quán)代理風(fēng)險。2.核心條款準(zhǔn)確性金額、數(shù)量、期限等關(guān)鍵信息需與立項申請、報價單等材料一致，避免涂改（若需修改需雙方蓋章確認(rèn)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式需明確具體（如“按GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)驗收”“驗收需在收到貨物后5個工作日內(nèi)完成”），避免模糊表述引發(fā)爭議。3.審批流程規(guī)范性嚴(yán)禁“先簽署后審核”或“簡化審核流程”，所有合同必須完成業(yè)務(wù)、財務(wù)、法務(wù)及分管領(lǐng)導(dǎo)審核（金額較大或重大合同需經(jīng)總經(jīng)理/董事會審批）；審核意見需書面記錄（見模板3），避免口頭溝通，保證責(zé)任可追溯。4.合同履行與歸檔業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行情況，每季度向法