檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型崗位職責說明書一、崗位定位與核心價值在組織推進檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程中，本崗位肩負傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化、智能化升級的核心使命，通過統(tǒng)籌檔案資源的數(shù)字化規(guī)劃、系統(tǒng)建設、數(shù)據(jù)治理與安全運營，構建適配業(yè)務發(fā)展的智慧檔案管理體系，實現(xiàn)檔案資源的高效利用、安全存儲與全生命周期管控，為組織決策、業(yè)務追溯及合規(guī)管理提供數(shù)字化支撐。二、重點工作職責（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃與體系搭建結合組織業(yè)務需求、合規(guī)要求及行業(yè)趨勢，牽頭制定檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型實施方案，明確轉(zhuǎn)型目標、階段路徑與資源配置；參與或主導檔案管理信息系統(tǒng)的選型、架構設計與功能迭代，推動系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)（如OA、ERP等）的互聯(lián)互通，構建“收、管、存、用”一體化的數(shù)字化檔案管理生態(tài)。（二）檔案資源數(shù)字化治理與價值挖掘統(tǒng)籌檔案數(shù)字化加工全流程管理，包括紙質(zhì)檔案的規(guī)范化掃描、著錄、質(zhì)檢與入庫，電子檔案的元數(shù)據(jù)采集、格式轉(zhuǎn)換與標準化處理；建立檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管控機制，通過數(shù)據(jù)清洗、查重、關聯(lián)分析優(yōu)化檔案資源庫，挖掘檔案數(shù)據(jù)的業(yè)務價值（如歷史案例復用、合規(guī)風險預警等），支撐組織知識管理與決策分析。（三）系統(tǒng)運維與信息安全管控負責檔案管理系統(tǒng)的日常運維，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行、權限管理合規(guī)及數(shù)據(jù)存儲安全；制定并落實檔案數(shù)據(jù)備份、容災與恢復策略，防范勒索病毒、數(shù)據(jù)泄露等安全風險；跟蹤信息安全法規(guī)（如《數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護法》）更新，推動檔案管理系統(tǒng)的安全合規(guī)升級，確保檔案資源“可用、可控、可追溯”。（四）流程優(yōu)化與標準規(guī)范建設梳理傳統(tǒng)檔案管理流程中的痛點（如借閱效率低、檢索難度大等），結合數(shù)字化工具重構線上化、自動化的檔案管理流程（如電子歸檔、智能檢索、在線借閱）；牽頭制定檔案數(shù)字化管理的標準規(guī)范（如元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)格式標準、操作流程手冊），推動跨部門檔案管理的標準化協(xié)同，提升組織檔案管理的整體效率。（五）跨部門協(xié)作與用戶賦能聯(lián)動業(yè)務部門、IT部門及外部服務商，協(xié)調(diào)解決檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的跨領域問題（如業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接、特殊格式檔案處理）；面向檔案用戶開展系統(tǒng)操作培訓與數(shù)字化思維賦能，建立用戶反饋機制，持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能與服務體驗，推動檔案管理從“后端支撐”向“前端賦能”轉(zhuǎn)型。（六）績效評估與持續(xù)創(chuàng)新建立檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的績效評估體系（如系統(tǒng)使用率、數(shù)據(jù)質(zhì)量合格率、業(yè)務支撐效率等），定期分析轉(zhuǎn)型成效并輸出優(yōu)化建議；跟蹤檔案數(shù)字化領域的前沿技術（如區(qū)塊鏈存證、AI智能編目），探索新技術在檔案管理中的場景化應用，推動組織檔案管理能力的持續(xù)迭代。三、任職能力要求（一）專業(yè)背景與經(jīng)驗學歷與專業(yè)：本科及以上學歷，檔案學、信息資源管理、計算機科學與技術、行政管理等相關專業(yè)優(yōu)先；工作經(jīng)驗：具備多年檔案管理或數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關經(jīng)驗，有大型組織檔案數(shù)字化項目統(tǒng)籌經(jīng)驗者優(yōu)先；行業(yè)認知：熟悉黨政機關、企業(yè)或事業(yè)單位檔案管理規(guī)范（如《歸檔文件整理規(guī)則》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》），了解所在行業(yè)的檔案管理特殊要求。（二）核心技能系統(tǒng)能力：熟練操作主流檔案管理系統(tǒng)（如南大之星、數(shù)檔通等），具備系統(tǒng)需求分析、功能測試與優(yōu)化能力；數(shù)據(jù)能力：掌握Excel高級功能、SQL基礎或數(shù)據(jù)可視化工具（如PowerBI），能獨立完成檔案數(shù)據(jù)的清洗、分析與價值挖掘；安全能力：熟悉信息安全體系（如等保2.0），具備數(shù)據(jù)加密、權限管控、災備方案設計的實操經(jīng)驗；項目能力：掌握項目管理方法論，能獨立統(tǒng)籌跨部門數(shù)字化項目的推進與落地。（三）職業(yè)素養(yǎng)合規(guī)意識：對檔案管理的合規(guī)性、保密性有高度認知，嚴格遵守國家檔案法規(guī)與組織內(nèi)部制度；服務意識：以業(yè)務需求為導向，主動調(diào)研用戶痛點，提供高效、精準的檔案數(shù)字化服務；學習能力：持續(xù)關注檔案數(shù)字化、人工智能、信息安全等領域的技術發(fā)展，快速將新知識轉(zhuǎn)化為實踐能力；溝通能力：具備跨部門協(xié)調(diào)、需求溝通與成果匯報的能力，能清晰傳遞專業(yè)內(nèi)容并推動共識落地。四、工作環(huán)境與職業(yè)發(fā)展（一）工作環(huán)境辦公環(huán)境：以室內(nèi)辦公為主，需定期與業(yè)務部門、IT團隊現(xiàn)場溝通，必要時參與檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場的督導；工具支持：配備高性能計算機、檔案數(shù)字化加工設備（如專業(yè)掃描儀、高拍儀）及安全存儲設備（如企業(yè)級NAS、加密U盤）。（二）職業(yè)發(fā)展縱向發(fā)展：可從數(shù)字化專員逐步晉升為檔案數(shù)字化主管、檔案管理專家，主導組織級檔案管理體系的戰(zhàn)略規(guī)劃；橫向發(fā)展：可向數(shù)據(jù)治理、信息安全、項目管理等領域拓展，成為復合型數(shù)字化管理人才；行業(yè)價值：憑借檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型經(jīng)驗，可在咨詢機構、行業(yè)協(xié)會等平