第一節(jié)

工作分析概述

工作分析是企業(yè)人力資源管理體系中的一項重要的基礎工作。一個企業(yè)是否進行了工作分析，以及工作分析質量的好壞，都將對人力資源管理工作的各項環(huán)節(jié)工作產生重要影響。一、工作分析的定義及其常用術語(一)工作分析的定義工作分析又稱職務分析、崗位研究，是指對某個特定的職務作出明確規(guī)定，從而使其他人了解該職位的工作性質、責任、任務，以及從事該工作的工作人員所應具備的條件，這是一項重要的人力資源管理技術。一般來說，

工作分析所要解決的問題及需要具體研究的事宜，可以概括為６Ｗ１Ｈ:ＷＨＯ:誰來完成這項工作，ＷＨＡＴ:這項工作具體是干什么的；ＷＨＥＮ:工作時間的具體安排，ＷＨＥＲＥ:工作地點具體在哪里，ＷＨＹ:從事該工作的目的；ＦＯＲＷＨＯＭ:工作的服務對象，即為誰工作，ＨＯＷ:如何進行這些工作。下一頁返回第一節(jié)

工作分析概述

通常以下三種情況出現時需要進行工作分析:一是新組織建立時，工作分析被正式應用，二是工作由于新技術、新方法、新系統的產生而發(fā)生重要變化，尤其是工作性質發(fā)生變化，需要做工作分析，三是新的職位產生時，工作分析可幫助新職位的員工了解該崗位的相關內容。(二)工作分析常用術語工作分析是一項專業(yè)性較強的人力資源管理工作，其中涉及很多專業(yè)術語，清晰地界定并準確地把握這些術語十分重要，它可以避免在執(zhí)行工作分析時出現由于不理解術語而導致的錯誤。表３－１對此進行了專門的介紹。上一頁下一頁返回第一節(jié)

工作分析概述

二、工作分析的內容工作分析的內容基本分為兩大部分，即工作描述和工作說明書。１工作描述工作描述中需要具體說明該職位的工作內容、特點及工作環(huán)境等，主要包括職位的名稱、工作的職責、工作內容的要求、工作時間的要求、工作的場所及工作條件等內容。２工作說明書工作說明書主要是根據工作描述的內容，指出從事該工作的人員必須具備的各項要求，其中包括:①一般要求:指從事該工作所需要的年齡、性別、學歷、工作經歷等；②生理要求:指該工作對其從事人員的身體狀況和身體素質方面的要求；上一頁下一頁返回第一節(jié)

工作分析概述

③心理要求:指工作中所應具備的知識、技藝、能力等個人特征，包括觀察力、判斷力、記憶力、語言表達能力和決策能力等。編寫工作說明書時需要注意:描述要具體化而非抽象化，描述的句子要簡明，內容不要過于繁雜，最好不超過三頁，使用技術性術語時最好對其加以解釋。上一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

工作分析是現代人力資源管理所有職能(包括獲取、整合、保持與激勵、控制與調整、開發(fā)等)的基礎。企業(yè)為了做好工作分析，必須嚴格按照標準流程進行操作。一、工作分析的重要作用１工作分析為人員的招聘錄用提供了明確的標準２工作分析為制定薪酬政策奠定了基礎３工作分析為人員的培訓開發(fā)提供了依據４工作分析為制定員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據５工作分析為人力資源規(guī)劃提供了必要的信息６工作分析為科學的績效管理提供了幫助７工作分析促進企業(yè)的組織結構更加合理下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

二、工作分析的流程工作分析要有計劃、有步驟地按照一定的流程進行，這個流程主要包括六個階段，它們分別是準備階段、調查階段、分析階段、描述階段、運用階段和控制、評估階段。六個階段彼此之間相互聯系相互影響。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

１準備階段這是工作分析的第一階段，主要任務是確定工作分析的目的，確定工作分析的信息收集類型和范圍，建立工作分析計劃，成立工作分析小組，對工作分析人員進行相關培訓，做好其他相關準備工作。具體如圖３－１所示。(１)確定工作分析的目的有了明確的目的，才能正確確定分析的范圍、對象和內容，規(guī)定分析的方式、方法并弄清應當收集什么資料，到哪兒去收集，以及用什么方式方法收集。因此，在進行工作分析時，首先要明確目的，才能起到事半功倍的效果。(２)確定工作分析收集的信息類型和收集方法，以節(jié)約時間、精力和費用工作分析所需要的信息主要類型如表３－２所示。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

(３)建立工作分析計劃工作分析計劃包括整個工作的進程、企業(yè)內進行分析的各個職務的名稱和任職者人數、預計工時需要和分析人員人數、所需費用和其他條件，包括在工作分析過程中各個環(huán)節(jié)的責任劃分等。(４)建立工作分析小組為保證工作分析這項工作順利進行，要成立一個工作分析小組，為開展工作分析做好上述人員的準備。小組成員通常由下面幾類人員構成:一是企業(yè)的高層領導，二是工作分析人員，主要由人力資源管理專業(yè)人員和熟悉本部門情況的人員組成，三是外部專家和顧問等，他們具有豐富的經驗和專門技術，可以對工作分析過程給予客觀、公正、科學的評價。(５)對工作分析人員進行培訓為保證工作分析的效果，還要由外部專家和顧問對本企業(yè)參加工作分析的小組成員進行業(yè)務上的培訓。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

(６)做好相關準備①確定工作分析信息的用途。②收集與工作有關的背景信息。③選擇有代表性的工作進行分析。④收集工作分析信息。⑤同承擔工作的人共同審查所收集到的工作信息。⑥編寫工作說明書和工作規(guī)范。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

２調查階段這是工作分析的第二個階段。主要任務是對整個工作過程、工作環(huán)節(jié)、工作內容及工作人員等方面作一個全面調查。具體工作如下:①編寫調查問卷和調研提綱。具體內容應該包括:工作內容、工作職責、就職經驗及相關知識、適崗年齡、所需教育程度、學習要求和技能訓練的要求、與其他工作的聯系、作業(yè)姿勢、工作環(huán)境、作業(yè)對身體的影響、所需的心理品質、工作勞動強度等。②到工作場地進行現場調查，觀察工作流程，記錄關鍵時間，調查工作必須用的工具與設備，考察工作的物理環(huán)境和社會環(huán)境。在收集信息時，可以收集企業(yè)的組織結構圖、工作流程圖、設備維護記錄、設備設計圖紙、工作區(qū)的設計圖紙、培訓手冊和以前的職務說明書，這些信息對工作分析都有著非常重要的參考價值。③對主管人員、在職人員廣泛進行問卷調查，并與主管人員、員工代表進行面談，收集有關工作的特征和需要的各種信息，征求改進意見，同時做好面談記錄。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

④必要時工作分析人員可直接參與調查工作，或通過實驗的方法分析各因素對工作的影響。⑤分析人員在收集信息的過程中，應該讓任職者和直屬上司確認所收集到的材料真實、完整使任職者易于接受人力資源部門根據資料調整制定的工作描述和工作規(guī)范。３分析階段分析階段是工作分析的第三個階段。主要任務是對有關工作的特征和工作人員的特征的調查結果進行深入的總結分析，包括職務名稱分析、職務規(guī)范分析(對工作任務、工作責任、工作關系及勞動強度的分析)、工作環(huán)境分析(對工作安全環(huán)境、社會心理環(huán)境等的分析)和任職資格分析(對任職者所必備的知識、經驗、操作能力和心理素質的分析)，具體工作如下:上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

(１)整理資料將收集到的信息按照工作說明書的各項要求進行歸類整理，看是否有遺漏的項目，如果有，要返回上一個步驟，重新進行調查收集。(２)審查資料資料進行歸類整理之后，工作分析小組的成員要對所獲得的工作信息的準確性、真實性進行審查，如有疑問，需要找相關工作人員進行核實，或者返回上一個步驟，重新進行調查。(３)分析資料如果收集到的資料沒有問題，就要對這些資料進行深入分析、歸納總結，分析必需的材料和要素，揭示各個職位的主要成分和關鍵因素，在分析的過程中，應當遵循以下三個基本原則:①對工作活動應當進行分析，而非簡單的羅列。工作分析是反映該職位的工作情況，但不是直接的反映，需要經過一定的加工。分析時，應當將某項職責分解為幾個重要的組成部分，然后將其重新組合，而非對任務或活動的簡單羅列。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

②對崗不對人。工作分析應該只關心職位本身的情況，而不是任職者的任何情況。③分析時應以當前的工作為依據。工作分析的任務是為了獲取某一特定時間內的職位情況，因此應該以當前的工作現狀為基礎進行分析，而不能把自己的設想或臆測強加到工作分析當中盡可能地確保分析的公平性和客觀性。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

４描述階段僅研究和分析完一組工作，并未真正完成工作分析，分析人員必須將獲得的信息予以整理并寫出報告。通常工作分析所獲得的信息以下列方式進行整理:(１)文字說明將工作分析獲得的資料以文字說明的方式進行描述，列舉工作名稱、工作內容、工作設備與材料、工作環(huán)境與工作條件等。(２)工作列表及問卷工作列表是把工作加以分析，對工作的內容及活動分項排列，讓實際從事工作的人員對其進行評判，或填寫分析所需時間及發(fā)生次數，了解工作內容。列表或問卷等形式均可。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

(３)活動分析實質就是作業(yè)分析，通常是把工作的活動按工作系統與作業(yè)順序一一列舉，然后根據每一項作業(yè)進一步加以詳細分析?；顒臃治龆嘁杂^察或面談的方法對現有工作加以分析，所有資料均可作為教育及訓練的參考。(４)決定因素法該方法是把完成某項工作的幾項最重要的行為加以表列，在積極方面說明工作本身特別需要的因素，在消極方面說明亟待排除解決的因素。工作分析報告的編排應該根據分析的目的加以選擇，以簡短清晰的字句撰寫說明式的報告初稿，送交有關主管和分管人員，獲取補充建議后，再予以修正定稿。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

５運用階段該階段是對工作分析的驗證，只有通過實踐的檢驗，工作分析才具有可行性和有效性，才能不斷適應外部環(huán)境的變化，從而不斷完善工作分析的運行程序。該階段的工作主要由兩部分構成:①培訓工作分析的人員運用。這些人員在一定程度上影響著程序分析運行時的準確性、運行速度和費用。因此，培訓運用人員可以增強管理活動的科學性和規(guī)范性。②制定各種具體的應用文件。上一頁下一頁返回第二節(jié)

工作分析的作用及工作流程

６控制、評估階段控制階段貫穿工作分析的始終，是一個不斷調整的過程。隨著時間的推移，任何事物都在變化，組織的生產經營活動也在不斷變化當中，這些變化直接或者間接引起組織分工協作體制也發(fā)生相應的調整，從而也相應地引起工作的變化。因此，應當定期或者不定期地對工作說明書進行適當修改，通常至少一年需要修改一次。對工作分析的評估可以通過對工作分析的靈活性和成本收益的權衡來說明。工作分析工作越細致，所花費的成本就越高，在職務分析的細致程度方面就需要實行最優(yōu)化，從而簡化人力資源管理的許多不必要的工作。但這也存在一個明顯的缺點，即容易讓員工對公司的報酬公平性產生懷疑。因此，到底采用何種方法，取決于企業(yè)所面臨的特定環(huán)境。上一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

一、工作實踐法１工作實踐法的含義工作實踐法就是工作分析人員親自從事所要研究的工作，從而細致深入地了解、體驗和分析工作的特點和要求，以達到工作分析的目的的方法。采用這種方法獲取信息應該注意以下幾個方面的問題:①參加親身體驗工作的工作崗位必須是工作分析人員所能夠理解和從事的。②工作分析人員在進行工作實踐時，不能給實際工作造成障礙。③較危險的工作崗位或者具有一定安全性、

保密性的崗位不適合采用工作實踐法。④對工作崗位的工作實踐要保證一定的周期，以對崗位的相關信息有完整的認識。下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

２工作實踐法的優(yōu)缺點工作實踐法有很多優(yōu)點，主要包括:①直接、準確了解工作的實際任務和體力、環(huán)境、社會方面的要求。②信息可靠性高。③可以彌補不善表達的員工對于崗位信息提供的不足。④可以收集到觀察法所不能體會到的內容。但工作實踐法運用起來也有很大的局限性，主要表現在:①時間成本高，效率低下。②對于崗位分析人員的專業(yè)性要求太高，許多崗位根本無法親身體驗。③體驗周期和實踐都不易確定。上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

二、觀察法１觀察法的含義觀察法是一種典型的以工作為中心的方法，是指有關工作分析人員直接到現場，親自對一個或者多個工作人員的工作行為進行觀察、收集、記錄等，包括有關工作的內容、工作時間的相互關系、人與工作的作用、工作環(huán)境、工作條件等信息。觀察法的使用原則:一是被觀察的工作應相對靜止、穩(wěn)定，即在一定時間內，工作內容、工作程序及對工作人員的要求不會發(fā)生明顯的變化，二是適用于大量標準化、周期較短并以體力勞動為主的工作，不適合于腦力勞動為主的工作，三是要注意工作行為樣本的代表性，四是適用于工作內容主要是由身體活動來完成的工作，如保安人員等。例如，某企業(yè)生產車間的工作分析觀察提綱如表３－３所示。上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

２觀察法的優(yōu)缺點觀察法有很多優(yōu)點，主要包括:①操作較靈活，簡單易行。②直觀、真實，能給崗位分析人員直接的感受，因而所獲得的信息資料也比較準確。③可以廣泛了解信息，如工作活動內容、工作中的正式行為和非正式行為等。但此方法的運用也存在很大的局限性，主要缺點有:①時間成本很高，效率低下。②觀察周期不易確定，對于生產操作崗位較適合，但對于管理崗位和技術崗位不適合。③由于專業(yè)所限，工作分析人員不能準確地對所有觀察到的信息做出正確的判斷。④關于任職人員的任職資格條件是不能由觀察得出的。上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

⑤在觀察中，被觀察者的行為可能與平時不一致，進而影響到觀察結果的可信度。三、訪談法１訪談法的定義訪談法是一種通過分析者與任職者之間面對面的交談從而獲得工作信息、達到工作分析的目的的方法。通常員工對自己所承擔的工作最為了解，他們對工作情況最有發(fā)言權，因此，訪談法是收集工作分析信息的一種行之有效的方法。但在使用該方法時，工作分析者不應該只是簡單消極地記錄工作執(zhí)行者對各種問題的反映，更應通過積極的引導來獲得較為完整的信息。訪談法主要包括個人訪談法、集體訪談法和主管訪談法三種。上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

個別訪談法適用于各個員工的工作有明顯差別，工作分析的時間又相對充裕的情況下。集體訪談法適用于大量員工做相同或相似工作的情況，以一種迅速而且代價相對較小的方式了解工作的內容和職責方面的情況。在進行集體訪談時，還要請工作承擔者的主管到場。如果他們當時不能到場，事后也應該單獨進行訪談，聽取他們對被分析工作所包含的任務和職責等方面的看法。主管訪談法是指同一個或多個主管面談，了解所要分析工作的基本情況。主管們對于工作內容通常都有全面的了解，與主管面談可以節(jié)省工作分析的時間。訪談時應注意以下幾個方面:①合理選取訪談對象。由于在工作分析的實踐中，進行全員訪談的可能性很小，所以要認真選取訪談對象，并對重點訪談對象的訪談活動要有計劃、分層次地進行。上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

②訪談要取得訪談對象的積極配合，事先要向對方說明訪談的目的和程序，保持訪談氣氛的輕松、融洽、順利和高效。③最好是結構化的訪談，因此要提前制定訪談提綱，便于結果的統計整理。④訪談時間點的選擇，以及訪談的時間長度要合理。在訪談時間點的選取上，盡量選擇訪談對象相對輕松的時間，不要干擾其他正常工作。⑤訪談者的提問與表達要保持中立，不要介入和引導被訪談者的觀點。人員訪談中經常問到的問題如表３－４所示。２訪談法的優(yōu)缺點訪談法的優(yōu)點很明顯:①互動性強。面對面的交流能夠增加反饋，使訪談者能夠更加深入了解需要了解的問題。上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

②可以喚起工作者的職責意識，規(guī)范其行為，從而有利于以后崗位描述的推行。訪談法也存在著一些缺點:①首先，這種方法比較浪費時間，效率不高，如果訪談對象很多的話更難操作。②在不熟悉描述崗位的情況下，可能被訪談對象誤導，從而出現信息收集的偏差。③訪談法對操作者的要求較高，而且結果不易統計對比。④訪談法經常會影響被訪談者的正常工作。上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

四、問卷法１問卷法的定義問卷法是工作分析中最常用的一種方法，采用問卷或者調查表的形式獲取工作分析中的信息，實現工作分析的目的。問卷可以是封閉式的，也可以是開放式的。問題大多要求被調查者對其各種工作行為、工作特征和工作人員特征的重要性或頻率做出描述或打分，然后對結果進行統計與分析，找出共同的有代表性的回答，并據此寫出工作描述，再結合反饋該職務工作者的意見，進行補充和修改。問卷法通常分為標準工作分析調查和指定工作分析調查兩部分(表３－５和表３－６)。標準工作分析調查表問卷內容有普遍性，適合各種工作，指定工作分析調查表問卷內容具有特定性，每張調查表只適合指定的某項工作。上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

２問卷法的優(yōu)缺點問卷法是進行崗位分析時運用得最廣泛的一種方法，主要是基于以下優(yōu)點:①收集信息量大且速度較快，可以實現短時期內獲取大量崗位信息的目的。②標準統一，便于統計分析，針對性強，易于發(fā)現普遍的規(guī)律性問題。當然也存在著一些明顯的不足:①問卷設計難度較大，要想了解不同崗位和人員的特點，對設計者的要求非常高。②有些問卷對閱讀能力要求較高，限制了問卷的適用范圍，也影響了使用效果。③沒有互動反饋，對于開放式問題的反映并不好，不能夠深入，且容易遺漏信息。上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

五、工作日志法１工作日志法的含義工作日志法是由任職人員將每天的工作情況以日記的形式記錄下來，并記錄相關的責任、權利、人際關系、工作負荷及感受等，在此基礎上進行綜合整理。這種方法能完整記錄整個工作程序。表３－７為工作日志填寫實例。２工作日志法的優(yōu)缺點工作日志法是進行崗位分析所依據資料的重要來源，它具有幾個優(yōu)點:①由于工作日志應是在工作不知覺狀態(tài)下的忠實記錄，因此資料來源比較可靠。②工作記錄本身非常翔實，提供的信息充分。同樣此方法也有很多的不足:上一頁下一頁返回第三節(jié)

工作分析的方法

①需要積累的周期較長、時間成本高。②資料口徑可能與崗位分析的要求有出入，因而整理時工作量較大。③工作日志往往有夸大的傾向，不利于信息的收集。上一頁返回第四節(jié)

工作分析的實施與工作說明書的編寫

一、工作分析的實施由于所采用的工作分析方法不同，實施步驟也不相同，現介紹以觀察、調查為主的工作分析實施步驟。１工作信息的初步調查瀏覽已有文件，對分析工作的主要內容、職責、工作流程圖等有大致的了解。２現場觀察目的是使分析人員熟悉工作現場的環(huán)境，了解他們使用的工具、設備、機器，一般的工作條件及主要的職責，由于部門主管比較熟悉情況，能隨時回答分析人員的提問，因此觀察時最好有部門主管陪同。３擬定工作調查單將要收集的有關工作信息事項盡可能詳盡地列成調查單，編寫時，要考慮到使用的方便性與實用性。下一頁返回第四節(jié)

工作分析的實施與工作說明書的編寫

４進行工作調查(１)現場調查通過觀察和詢問，工作分析人員將每個職位的工作情況如實進行填寫。(２)面談現場調查不便的，或為更詳細地了解情況，可請有關人員進行面談，由工作分析人員根據工作調查單邊詢問邊填寫。這樣有利于提高收集資料的質量。如果為了不影響工作，也可以利用休息時間填寫調查單。５整理資料對工作調查單進行整理，編寫成工作說明書，在整理過程中，如對有些工作情況仍不清楚或有遺漏的，可再重新調查。上一頁下一頁返回第四節(jié)

工作分析的實施與工作說明書的編寫

６審核及定稿將工作說明書發(fā)給工作執(zhí)行人員、分析人員、管理人員進行審核，要求審核人員根據事實逐字逐句進行審核，并進行逐級審核，即由每一職位的上級主管審核，并保證每一個職位至少由三個人審核，如有異議可暫停并進行討論，直到意見統一，方可編寫工作說明書和工作規(guī)范兩套文件，并就形式等方面問題再一次征求意見后最終定稿。二、工作描述與工作說明書的編寫例如，某倉管員工作崗位說明書如表３－８所示。收集完整、準確的工作信息并進行認真分析后，下一步就是編寫工作描述和工作說明書了。企業(yè)實施工作分析的最終目的也是為了獲得兩份重要的文件:工作描述和工作說明書，以保證招人、用人、留人等一系列人力資源管理工作的順利進行。上一頁下一頁返回第四節(jié)

工作分析的實施與工作說明書的編寫

工作描述與工作說明書是企業(yè)管理的基本文件，對企業(yè)管理有著非常重要的作用。它不但可以幫助任職者了解其工作內容，明確責任范圍，還可以為各級管理者的各項管理決策提供重要參考。(一)工作描述與工作說明書的編寫要求１效果如果是規(guī)模小于２００人的小公司，就沒有必要再進行工作描述。小公司的工作職責通常都非常靈活使用工作描述反而會增加工作困難效果也不甚理想。上一頁下一頁返回第四節(jié)

工作分析的實施與工作說明書的編寫

２決心工作描述是發(fā)現組織內部結構錯誤的一種行之有效的方法，如果組織沒有改正錯誤的勇氣和決心

工作描述就起不到應有的作用。３基礎工作描述之前的計劃準備工作相當重要，因為工作描述會花費主管人員相當多的時間和精力。如果邀請專家和顧問，費用也會相當高，而沒有工作計劃，也將意味著對時間和金錢的雙重浪費。(二)工作描述與工作說明書的編寫內容１工作描述的編寫內容工作描述就是確定工作的具體特征，它包括:上一頁下一頁返回第四節(jié)

工作分析的實施與工作說明書的編寫

(１)工作名稱指組織對從事一定工作活動所規(guī)定的工作名稱或編號，以便對各種工作進行識別、登記、分類及確定組織內外的各種工作關系。(２)工作活動和工作程序包括所要完成的工作任務、工作責任、使用的原材料和機器設備、工作流程、與其他人的正式工作關系、接受監(jiān)督及進行監(jiān)督的性質和內容。(３)工作環(huán)境包括工作的物理環(huán)境、安全環(huán)境和社會環(huán)境。物理環(huán)境，即濕度、溫度、照明度、噪聲、異味、粉塵、空間等因素，以及工作人員每日與這些因素接觸的時間。上一頁下一頁返回第四節(jié)

工作分析的實施與工作說明書的編寫

安全環(huán)境主要是工作的危險性，可能發(fā)生的事故，過去事故的發(fā)生率、事故的原因及對執(zhí)行人員身體的哪些部分容易造成危害及危害程度，勞動安全衛(wèi)生條件，易患的職業(yè)病、患病率及其危害程度。社會環(huán)境包括工作所在地的生活方便程度、工作環(huán)境的孤獨程度、各部門之間的關系、同事之間的關系等。