PAGE規(guī)范外事出訪活動(dòng)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織外事出訪活動(dòng)的管理，規(guī)范外事出訪行為，確保外事出訪活動(dòng)的順利進(jìn)行，維護(hù)公司/組織的良好形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及外事出訪活動(dòng)的部門和人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)外事工作的法律法規(guī)和政策規(guī)定，尊重對(duì)方國家的法律法規(guī)、風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。2.外事出訪活動(dòng)應(yīng)圍繞公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求，注重實(shí)效，避免形式主義。3.堅(jiān)持勤儉節(jié)約的原則，合理安排出訪經(jīng)費(fèi)，杜絕鋪張浪費(fèi)。4.加強(qiáng)安全管理，確保出訪人員的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。二、出訪審批（一）審批流程1.出訪人員所在部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向公司/組織外事管理部門提交《外事出訪申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明出訪目的、出訪時(shí)間、出訪地點(diǎn)、出訪人員名單、出訪費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。2.外事管理部門對(duì)《外事出訪申請(qǐng)表》進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查出訪目的是否明確、出訪時(shí)間是否合理、出訪人員是否符合要求、出訪費(fèi)用預(yù)算是否合規(guī)等。初審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)外事管理部門的初審意見和公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)《外事出訪申請(qǐng)表》進(jìn)行審批。審批通過后，報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《外事出訪申請(qǐng)表》進(jìn)行最終審批。審批通過后，外事管理部門向出訪人員所在部門下達(dá)《外事出訪批準(zhǔn)通知書》。（二）審批要求1.出訪目的應(yīng)明確、具體，與公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求緊密相關(guān)。2.出訪時(shí)間應(yīng)合理安排，避免與公司/組織的重要工作和活動(dòng)沖突。3.出訪人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，熟悉外事禮儀和相關(guān)法律法規(guī)。4.出訪費(fèi)用預(yù)算應(yīng)合理、合規(guī)，嚴(yán)格按照國家有關(guān)外事經(jīng)費(fèi)管理的規(guī)定執(zhí)行。三、出訪準(zhǔn)備（一）資料準(zhǔn)備1.出訪人員應(yīng)根據(jù)出訪任務(wù)和對(duì)方國家的要求，準(zhǔn)備相關(guān)的資料，如護(hù)照、簽證、邀請(qǐng)函、行程安排、業(yè)務(wù)資料等。2.外事管理部門應(yīng)對(duì)出訪人員準(zhǔn)備的資料進(jìn)行審核，確保資料齊全、準(zhǔn)確、有效。（二）培訓(xùn)教育1.外事管理部門應(yīng)組織出訪人員進(jìn)行外事禮儀、安全知識(shí)、法律法規(guī)等方面的培訓(xùn)教育，提高出訪人員的綜合素質(zhì)和外事能力。2.培訓(xùn)教育應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行授課，并通過案例分析、模擬演練等方式，增強(qiáng)出訪人員的實(shí)際操作能力。（三）安全保障1.外事管理部門應(yīng)與國家安全部門、公安部門等相關(guān)單位保持密切聯(lián)系，了解出訪國家的安全形勢(shì)和相關(guān)信息，為出訪人員提供必要的安全保障。2.出訪人員應(yīng)遵守所在國家的法律法規(guī)和安全規(guī)定，注意人身安全和財(cái)產(chǎn)安全，避免發(fā)生意外事故和安全事件。四、出訪執(zhí)行（一）行程安排1.出訪人員應(yīng)嚴(yán)格按照《外事出訪批準(zhǔn)通知書》中規(guī)定的行程安排執(zhí)行出訪任務(wù)，不得擅自變更行程。2.如需變更行程，出訪人員應(yīng)提前向外事管理部門報(bào)告，并說明變更的原因和內(nèi)容。外事管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）活動(dòng)組織1.出訪人員應(yīng)積極參與外事活動(dòng)，遵守外事禮儀和相關(guān)規(guī)定，展示公司/組織的良好形象。2.在外事活動(dòng)中，出訪人員應(yīng)注意言行舉止，尊重對(duì)方國家的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰，避免發(fā)生不必要的誤會(huì)和沖突。（三）溝通協(xié)調(diào)1.出訪人員應(yīng)與外事管理部門保持密切聯(lián)系，及時(shí)匯報(bào)出訪情況和遇到的問題。外事管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)出訪人員的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，確保出訪任務(wù)的順利完成。2.出訪人員應(yīng)與對(duì)方國家的相關(guān)部門和人員保持良好的溝通和協(xié)調(diào)，積極推動(dòng)雙方的合作與交流。五、出訪總結(jié)（一）總結(jié)報(bào)告1.出訪任務(wù)結(jié)束后，出訪人員應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)向外事管理部門提交《外事出訪總結(jié)報(bào)告》，詳細(xì)匯報(bào)出訪任務(wù)的完成情況、取得的成果、存在的問題及改進(jìn)建議等。2.《外事出訪總結(jié)報(bào)告》應(yīng)包括出訪基本情況、出訪成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、改進(jìn)措施等內(nèi)容，并附相關(guān)的圖片、文件等資料。（二）成果評(píng)估1.外事管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)出訪成果進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)評(píng)估出訪任務(wù)對(duì)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展、對(duì)外合作與交流等方面的促進(jìn)作用。2.成果評(píng)估應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)出訪成果進(jìn)行客觀、公正的評(píng)價(jià)。（三）經(jīng)驗(yàn)推廣1.外事管理部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)出訪活動(dòng)中的成功經(jīng)驗(yàn)和做法，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行推廣，為其他外事出訪活動(dòng)提供參考和借鑒。2.對(duì)于出訪活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，外事管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善外事出訪活動(dòng)制度。六、經(jīng)費(fèi)管理（一）預(yù)算編制1.出訪人員所在部門應(yīng)根據(jù)出訪任務(wù)和實(shí)際需要，編制詳細(xì)的出訪費(fèi)用預(yù)算，包括國際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)、其他費(fèi)用等。2.出訪費(fèi)用預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)外事經(jīng)費(fèi)管理的規(guī)定執(zhí)行，不得擅自提高標(biāo)準(zhǔn)或擴(kuò)大范圍。（二）報(bào)銷審批1.出訪人員應(yīng)在出訪任務(wù)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，憑有效票據(jù)和相關(guān)證明材料，到公司/組織財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)出訪人員提交的報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查票據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性和報(bào)銷金額的合理性。審核通過后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見和公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷。（三）經(jīng)費(fèi)監(jiān)督1.公司/組織審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)外事出訪活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性和合理性。2.對(duì)于違反外事出訪活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定的行為，公司/組織將依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、保密管理（一）保密責(zé)任1.出訪人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，保守國家秘密和公司/組織的商業(yè)秘密。2.在出訪活動(dòng)中，出訪人員不得擅自對(duì)外提供公司/組織的機(jī)密信息和資料，不得在公開場合談?wù)撋婕肮?組織機(jī)密的話題。（二）保密措施1.出訪人員應(yīng)妥善保管公司/組織提供的機(jī)密信息和資料，不得隨意丟棄或泄露。2.在使用電子設(shè)備存儲(chǔ)和傳輸機(jī)密信息時(shí)，出訪人員應(yīng)采取必要的加密措施，確保信息安全。（三）保密教育1.外事管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)出訪人員的保密教育，提高出訪人員的保密意識(shí)和保密技能。2.保密教育應(yīng)定期開展，并通過案例分析、保密知識(shí)講座等方式，增強(qiáng)出訪人員的保密意識(shí)和責(zé)任感。八、紀(jì)律要求（一）遵守法律法規(guī)出訪人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)外事工作的法律法規(guī)和對(duì)方國家的法律法規(guī)，不得從事違法違規(guī)的活動(dòng)。（二）遵守外事紀(jì)律出訪人員應(yīng)遵守外事禮儀和相關(guān)規(guī)定，尊重對(duì)方國家的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰，不得做出有損國家和公司/組織形象的行為。（三）遵守廉潔紀(jì)律出訪人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔