PAGE檔案存放保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的存放保管工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、存放保管及利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。2.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案存放保管制度及相關(guān)操作規(guī)程。2.組織開展檔案的收集、整理、歸檔工作，對各部門檔案工作進行指導和監(jiān)督。3.負責檔案庫房的建設、管理和維護，確保檔案存放環(huán)境符合要求。4.負責檔案的安全保管，定期進行檔案的清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。5.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負責檔案工作，配合檔案管理部門開展檔案清查、盤點等工作。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理各項制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編目、上架等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理查閱、借閱等手續(xù)。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。4.本公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。5.本公司/組織重要會議、活動形成的文件、記錄、照片、錄像等。6.本公司/組織人員的任免、獎懲、考核、培訓等文件材料。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的完整性和準確性。2.對于重要文件和資料，應實行雙套制或多套制保存，以防止因自然災害、意外事故等原因造成檔案損壞或丟失。3.收集的檔案材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應符合檔案管理要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.會計檔案應按照國家有關(guān)規(guī)定定期歸檔。4.人事檔案應及時歸檔，確保檔案信息的時效性。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。3.將檔案移交清單及檔案一并提交給檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知移交部門進行整改。5.審核無誤后，檔案管理部門將檔案進行入庫保管，并在檔案移交清單上簽字確認。五、檔案的存放保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點。2.庫房應具備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜報警裝置等。3.庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案存放要求1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。檔案架應牢固、穩(wěn)定，符合檔案存放要求。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并定期進行備份。3.檔案應根據(jù)保管期限進行區(qū)分存放，便于管理和鑒定。4.對珍貴、易損檔案應采取特殊的保護措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案，如公司/組織的章程、大事記、重要會議記錄、重大決策文件等。3.長期保管的檔案是指對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。4.短期保管的檔案是指對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查和盤點工作每年至少進行一次，如遇特殊情況可隨時進行。3.清查和盤點應填寫清查盤點記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并形成書面報告。（五）檔案安全管理1.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴格限制非檔案管理人員進入庫房。2.建立健全檔案安全管理制度，明確安全責任，加強對檔案管理人員的安全教育。3.采取有效的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等措施，確保檔案的安全。4.定期對檔案庫房的設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。5.對檔案的查閱、借閱等活動進行嚴格登記，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，并經(jīng)所在部門負責人批準。2.檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務，查閱人員應在指定地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。3.如需借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復印、摘錄、銷毀檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應承擔相應的責任。（二）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準。2.檔案管理部門按照規(guī)定進行復制，并在復制件上加蓋“檔案復制專用章”。3.復制檔案應嚴格控制數(shù)量，確保檔案的安全和保密。（三）檔案信息公開1.公司/組織對外公開檔案信息應嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定進行審批。2.公開的檔案信息應進行必要的技術(shù)處理，確保不涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私。3.檔案管理部門應建立檔案信息公開記錄，對公開的檔案信息內(nèi)容、時間、申請人等進行詳細記錄。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案保管期限規(guī)定，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和價值，確定保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、來源、用途等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字。3.檔案銷毀清冊報公司/組織主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。4.銷毀檔案應采用適當?shù)姆?/p>