PAGE消防檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司消防檔案管理，規(guī)范消防檔案的建立、保管、使用和銷毀等工作，確保消防檔案的完整性、準確性和有效性，為公司消防安全管理提供有力支持，依據(jù)《中華人民共和國消防法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及所有涉及公司消防安全管理的場所和活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)消防法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保消防檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：消防檔案內(nèi)容必須如實反映公司消防安全管理的實際情況，數(shù)據(jù)準確、資料完整。3.及時更新原則：隨著公司消防安全管理工作的開展和變化，及時對消防檔案進行更新和維護，保證檔案的時效性。4.安全保密原則：妥善保管消防檔案，防止檔案信息泄露，確保檔案安全。二、消防檔案的分類與內(nèi)容（一）消防安全基本情況檔案1.單位基本概況公司簡介，包括公司名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系方式等。公司組織架構(gòu)圖，明確各部門職責及消防安全責任人。公司地理位置圖，標注周邊消防設(shè)施分布情況。2.消防設(shè)施設(shè)備檔案消防設(shè)施設(shè)備清單，詳細記錄各類消防設(shè)施設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、購置時間、安裝位置等信息。消防設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)記錄，包括維護保養(yǎng)時間、內(nèi)容、維修情況等。消防設(shè)施設(shè)備檢測報告，定期對消防設(shè)施設(shè)備進行檢測的報告文件。3.消防安全管理制度檔案消防安全責任制文件，明確各級管理人員和員工的消防安全職責。消防安全操作規(guī)程，涵蓋各類消防設(shè)施設(shè)備的操作方法和注意事項。消防應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)事故應(yīng)急處置流程、各部門及人員職責分工等。消防安全檢查制度、火災(zāi)隱患整改制度、消防宣傳教育培訓制度等各項消防安全管理制度文件。4.消防工作記錄檔案消防安全會議記錄，記錄公司消防安全工作會議的時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等。消防演練記錄，包括演練時間、地點、內(nèi)容、參與人員、演練效果評估等。消防設(shè)施設(shè)備巡查記錄，詳細記錄每日對消防設(shè)施設(shè)備的巡查情況?；馂?zāi)隱患排查記錄，記錄公司定期開展火災(zāi)隱患排查的情況，包括發(fā)現(xiàn)的隱患問題、整改措施及整改結(jié)果等。（二）消防安全管理情況檔案1.日常消防安全檢查記錄每次消防安全檢查的記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查區(qū)域、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。對檢查發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患進行跟蹤復(fù)查的記錄，確保隱患得到徹底整改。2.火災(zāi)隱患整改記錄火災(zāi)隱患整改通知書，詳細記錄發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患問題、整改要求、整改期限等。整改責任人對火災(zāi)隱患整改情況的報告，包括采取的整改措施、整改過程中遇到的問題及解決方法、整改完成情況等。整改后的復(fù)查報告，確認火災(zāi)隱患是否已消除。3.消防宣傳教育培訓記錄消防宣傳教育培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間、培訓方式等。培訓教材、課件等資料。培訓簽到表、培訓效果評估記錄等，反映員工參與消防宣傳教育培訓的情況及培訓效果。4.消防設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)記錄消防設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)合同，與專業(yè)維護保養(yǎng)機構(gòu)簽訂的合同文件。維護保養(yǎng)機構(gòu)的工作記錄，包括維護保養(yǎng)的具體內(nèi)容、更換的零部件等。公司內(nèi)部對消防設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)工作的監(jiān)督檢查記錄。5.消防演練記錄消防演練方案，詳細制定演練的目的、內(nèi)容、步驟、參與人員等。演練過程記錄，包括演練現(xiàn)場的照片、視頻等資料，以及演練中各環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。演練總結(jié)報告，對演練效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施。三、消防檔案的建立與歸檔（一）檔案建立責任部門公司消防安全管理部門負責組織和指導(dǎo)各部門建立消防檔案，并對檔案的完整性和準確性進行審核。各部門負責本部門相關(guān)消防檔案資料的收集、整理和初步歸檔。（二）檔案資料收集要求及時性各部門應(yīng)及時收集本部門在消防安全管理工作中產(chǎn)生的各類文件、記錄、報告等資料，確保檔案資料的時效性。準確性：收集的檔案資料必須真實、準確，數(shù)據(jù)可靠，內(nèi)容完整。規(guī)范性：檔案資料應(yīng)符合公司統(tǒng)一的格式要求和填寫規(guī)范，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。（三）檔案歸檔流程1.各部門將收集整理好的消防檔案資料定期報送至公司消防安全管理部門。2.消防安全管理部門對各部門報送的檔案資料進行審核，對不符合要求的資料退回原部門進行補充或修正。3.審核通過的檔案資料按照分類標準進行分類、編號，建立檔案目錄索引。4.將整理好的消防檔案資料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。5.將裝訂好的檔案存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，按照檔案編號順序排列存放，便于查找和管理。四、消防檔案的保管（一）保管期限消防檔案的保管期限根據(jù)其重要性和時效性分為長期、短期和永久保存三類。1.長期保存檔案：涉及公司消防安全基本情況、重要消防安全管理制度、消防設(shè)施設(shè)備檔案等資料，保管期限為[X]年。2.短期保存檔案：日常消防安全檢查記錄、消防宣傳教育培訓記錄等時效性較強的資料，保管期限為[X]年。3.永久保存檔案：公司消防安全責任制文件、消防應(yīng)急預(yù)案等具有重要歷史價值和法律意義的資料，應(yīng)永久保存。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案保管人員職責1.負責檔案的日常保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全和完整。2.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進行鑒定和銷毀處理。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生和安全防范工作，防止檔案受到損壞或丟失。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱檔案的人員進行登記和監(jiān)督。五、消防檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱消防檔案的，應(yīng)填寫《消防檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到公司消防安全管理部門查閱。2.涉及公司消防安全重要信息或機密內(nèi)容的檔案，需經(jīng)公司消防安全管理負責人批準后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《消防檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交至公司消防安全管理部門。3.消防安全管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在《消防檔案查閱登記表》上進行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)查閱完畢，并將檔案資料歸還消防安全管理部門。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀檔案資料。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因特殊工作需要借閱消防檔案的，應(yīng)填寫《消防檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和公司消防安全管理負責人批準后，方可借閱。2.外部單位因工作需要借閱公司消防檔案的，需經(jīng)公司消防安全管理負責人批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可借閱。（四）借閱流程借閱人員填寫《消防檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人和公司消防安全管理負責人簽字批準后，提交至公司消防安全管理部門。消防安全管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在《消防檔案借閱登記表》上進行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時間、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀檔案資料。借閱人員歸還檔案資料時，消防安全管理部門應(yīng)對檔案資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責任。六、消防檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的消防檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞且無法修復(fù)的消防檔案。3.經(jīng)鑒定確屬重復(fù)、無效或已失去使用價值的消防檔案。（二）銷毀程序1.公司消防安全管理部門定期對到期檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見，填寫《消防檔案銷毀申請表》。2.《消防檔案銷毀申請表》經(jīng)公司消防安全管理負責人審核批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，與《消防檔案銷毀申請表》一并存檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司消防安全管理部門定期對各部門消防檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的建立、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查的方式包括現(xiàn)場檢查、查閱檔案資料、詢問相關(guān)人員等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，責令相關(guān)部門限期整