PAGE規(guī)范檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位檔案庫房的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.負責檔案庫房的日常管理，包括庫房設施設備的維護、安全保衛(wèi)等工作。4.負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司提供檔案查詢、借閱等服務。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.配合檔案管理部門做好檔案庫房管理工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的整理、編目、上架等工作，確保檔案存放有序。3.負責檔案庫房的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中的問題。4.負責檔案信息的安全保密工作，嚴禁泄露檔案內容。三、檔案庫房建設與設施設備管理（一）庫房選址與建設1.檔案庫房應選擇在地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，滿足檔案保管的要求。3.庫房應按照檔案管理的需要進行合理布局，設置檔案存儲區(qū)、整理區(qū)及辦公區(qū)等。（二）設施設備配備1.配備必要的檔案存儲設備，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案存放安全、整齊。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備，如火災自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機、防蟲藥等。3.配備辦公設備，如電腦、打印機、復印機等，滿足檔案管理工作的需要。（三）設施設備維護與管理1.建立設施設備維護管理制度，定期對庫房設施設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設施設備正常運行。2.對設施設備的維護情況進行記錄，建立維護檔案，以備查閱。3.設施設備出現(xiàn)故障時，應及時維修或更換，確保檔案庫房的安全和正常使用。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.在檔案收集過程中，應注意檔案的完整性和準確性，確保檔案材料齊全、完整。3.對于重要檔案和特殊載體檔案，應采取特殊的收集方式，確保檔案的安全。（二）檔案整理1.檔案管理部門應按照國家有關檔案整理的標準和規(guī)范，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。3.對整理好的檔案，應編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢效率。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，應及時進行歸檔，將檔案移交至檔案庫房進行保管。2.歸檔時，應按照檔案分類方案進行存放，確保檔案存放有序。3.對歸檔的檔案，應建立檔案臺賬，記錄檔案的名稱、數量、來源、歸檔時間等信息。（二）檔案保管1.檔案管理人員應按照檔案保管期限的要求，對檔案進行分類存放，便于檔案的查找和利用。2.定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數量準確、存放位置正確。3.對破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，嚴禁無關人員進入檔案庫房，防止檔案信息泄露。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司內部各部門因工作需要利用檔案時，應填寫檔案利用申請表，經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.檔案管理部門應根據檔案利用申請表，及時提供檔案利用服務，確保利用者能夠順利查閱和使用檔案。（二）檔案借閱1.外單位因工作需要借閱公司檔案時，應提前向公司提出申請，經公司領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人應填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱時間等信息，并簽字確認。3.檔案管理人員應按照檔案借閱登記表的內容，向借閱人提供檔案，并對借閱過程進行監(jiān)督。4.借閱人應在規(guī)定的時間內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應根據國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)范，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應填寫檔案銷毀申請表，經公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作應做到準確、及時、全面，為檔案管理決策提供依據。3.檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和內容填寫，經審核后上報公司領導和上級檔案管理部門。（二）檔案信息化管理1.推進檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理效率和服務水平。3.加強檔案信息安全管理，采取數據備份、加密等措施，確保檔案信息的安全。九、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部應建立檔案庫房管理監(jiān)督機制，定期對檔案庫房管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應定期對檔案庫房管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.各部門應配合檔案管理部門做好檔案庫房管理監(jiān)督工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時報告。（二）外