PAGE美業(yè)行政管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政管理，規(guī)范行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司相關(guān)的各類(lèi)行政事務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行政行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)行政工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到有章可循、規(guī)范有序。3.效率性原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司員工和業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部門(mén)組織架構(gòu)行政部門(mén)設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專(zhuān)員若干，具體崗位設(shè)置根據(jù)公司實(shí)際情況確定。（二）職責(zé)分工1.行政經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部門(mén)的管理工作，制定行政工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門(mén)之間的關(guān)系，確保行政工作的順利開(kāi)展。負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和審核，合理降低行政成本。監(jiān)督行政制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。負(fù)責(zé)公司重要會(huì)議的組織和安排，做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理。參與公司重大決策的制定，提供行政方面的支持和建議。2.行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理工作，包括文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔等。協(xié)助行政經(jīng)理做好公司各類(lèi)會(huì)議的組織和安排，負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備和會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的布置。負(fù)責(zé)公司辦公用品、設(shè)備的采購(gòu)、管理和維護(hù)，確保辦公物資的正常供應(yīng)。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔和檢查。負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的調(diào)度、管理和維護(hù)，確保車(chē)輛的安全使用。協(xié)助行政經(jīng)理做好公司的接待工作，包括來(lái)訪(fǎng)人員的登記、引導(dǎo)、接待等。負(fù)責(zé)公司行政事務(wù)的對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，如與政府部門(mén)、合作伙伴等的溝通協(xié)調(diào)。完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員規(guī)模，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，確保辦公空間的合理利用。2.明確各部門(mén)的辦公區(qū)域劃分，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于員工識(shí)別和管理。（二）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確清潔標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任分工。2.定期組織清潔人員對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行清掃，包括地面、桌面、門(mén)窗、衛(wèi)生間等，保持辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督檢查，對(duì)不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的區(qū)域及時(shí)督促整改。（三）安全管理1.建立健全辦公區(qū)域安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施，確保員工生命財(cái)產(chǎn)安全。2.配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.加強(qiáng)對(duì)員工的安全教育，提高員工的安全意識(shí)和自我防范能力。4.嚴(yán)格執(zhí)行門(mén)禁制度，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入辦公區(qū)域。四、辦公用品與設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司實(shí)際需求，合理采購(gòu)辦公用品。2.建立辦公用品庫(kù)存管理制度，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類(lèi)存放、登記和盤(pán)點(diǎn)，確保辦公用品的安全和完整。3.制定辦公用品領(lǐng)用制度，明確領(lǐng)用流程和標(biāo)準(zhǔn)，員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)需填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到行政部門(mén)領(lǐng)取。4.加強(qiáng)對(duì)辦公用品使用情況的監(jiān)督檢查，倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。（二）辦公設(shè)備管理1.建立辦公設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、登記、使用、維護(hù)、報(bào)廢等管理制度，確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決設(shè)備故障，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。3.對(duì)于報(bào)廢的辦公設(shè)備，按照規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)廢處理，確保資產(chǎn)的合理處置。4.員工使用辦公設(shè)備時(shí)需遵守操作規(guī)程，愛(ài)護(hù)設(shè)備，如因人為原因造成設(shè)備損壞，需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、文件與檔案管理（一）文件管理1.建立文件起草、審核、印發(fā)、傳閱、存檔等管理制度，確保文件的規(guī)范流轉(zhuǎn)。2.文件起草應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和格式要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。3.文件審核應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保文件的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。4.文件印發(fā)應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。5.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，確保文件能夠及時(shí)、有效地傳遞給相關(guān)人員，并做好傳閱記錄。6.文件存檔應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等要求進(jìn)行，確保文件的安全和完整，便于查閱和使用。（二）檔案管理1.建立檔案管理制度，明確檔案的分類(lèi)、歸檔、保管、查閱等流程和要求。2.檔案分類(lèi)應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和查閱，可按照年度、類(lèi)別、項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)。3.檔案歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。4.檔案保管應(yīng)妥善安全，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)備等。5.檔案查閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，查閱人員需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到檔案管理部門(mén)查閱，并做好查閱記錄。六、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類(lèi)公司會(huì)議分為總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。（二）會(huì)議組織1.總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持，各部門(mén)負(fù)責(zé)人參加，主要討論公司重大決策、工作計(jì)劃、重要事項(xiàng)等。2.部門(mén)例會(huì)由各部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，部門(mén)員工參加，主要總結(jié)部門(mén)工作進(jìn)展情況，安排下一階段工作任務(wù)。3.專(zhuān)題會(huì)議根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，由相關(guān)部門(mén)或人員組織召開(kāi)，主要針對(duì)特定問(wèn)題或事項(xiàng)進(jìn)行討論和決策。4.臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開(kāi)，主要處理緊急或突發(fā)事項(xiàng)。（三）會(huì)議流程1.會(huì)議籌備確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、相關(guān)文件等。通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容和要求。布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，如擺放桌椅、調(diào)試音響設(shè)備等。2.會(huì)議召開(kāi)主持人介紹會(huì)議目的、議程和參會(huì)人員。參會(huì)人員按照議程進(jìn)行匯報(bào)、討論和發(fā)言。主持人對(duì)會(huì)議討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和決策，并做好會(huì)議記錄。3.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后印發(fā)給參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的主要內(nèi)容、決策結(jié)果和工作要求，便于參會(huì)人員落實(shí)和執(zhí)行。（四）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)等。3.會(huì)議期間如需發(fā)言，應(yīng)先舉手示意，經(jīng)主持人同意后再發(fā)言。4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議要求及時(shí)落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)。七、車(chē)輛管理（一）車(chē)輛調(diào)度1.建立車(chē)輛調(diào)度管理制度，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和員工出行情況，合理調(diào)度車(chē)輛。2.員工如需使用車(chē)輛，應(yīng)提前向行政部門(mén)提交用車(chē)申請(qǐng)，說(shuō)明用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等。3.行政部門(mén)根據(jù)車(chē)輛使用情況和申請(qǐng)順序，合理安排車(chē)輛，并提前通知用車(chē)人員。（二）車(chē)輛使用1.用車(chē)人員應(yīng)嚴(yán)格按照用車(chē)申請(qǐng)的時(shí)間、地點(diǎn)和事由使用車(chē)輛，不得擅自改變。2.用車(chē)人員在使用車(chē)輛過(guò)程中，應(yīng)遵守交通規(guī)則，確保行車(chē)安全，如因違反交通規(guī)則造成的罰款和事故，由用車(chē)人員承擔(dān)責(zé)任。3.用車(chē)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)車(chē)輛，保持車(chē)輛整潔衛(wèi)生，如發(fā)現(xiàn)車(chē)輛有故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)。（三）車(chē)輛維護(hù)1.建立車(chē)輛定期維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行檢查、保養(yǎng)和維修，確保車(chē)輛性能良好。2.車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)應(yīng)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，由專(zhuān)業(yè)維修人員負(fù)責(zé)實(shí)施。3.行政部門(mén)應(yīng)建立車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)情況，便于查詢(xún)和管理。八、接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來(lái)訪(fǎng)人員，提供周到的服務(wù)。2.對(duì)口接待原則：根據(jù)來(lái)訪(fǎng)人員的身份和目的，安排相應(yīng)的部門(mén)或人員進(jìn)行接待。3.節(jié)約高效原則：在保證接待質(zhì)量的前提下，合理控制接待費(fèi)用，提高接待效率。（二）接待流程1.接待申請(qǐng)公司員工或部門(mén)如需接待來(lái)訪(fǎng)人員，應(yīng)提前向行政部門(mén)提交接待申請(qǐng)，說(shuō)明來(lái)訪(fǎng)人員的身份、人數(shù)、來(lái)訪(fǎng)時(shí)間、來(lái)訪(fǎng)目的等。行政部門(mén)根據(jù)接待申請(qǐng)，安排接待人員和接待方式，并報(bào)行政經(jīng)理審批。2.接待準(zhǔn)備接待人員根據(jù)接待安排，提前做好接待準(zhǔn)備工作，如預(yù)訂酒店、安排車(chē)輛、準(zhǔn)備接待資料等。對(duì)接待場(chǎng)所進(jìn)行清潔和布置，確保接待環(huán)境整潔、舒適。3.接待實(shí)施接待人員在來(lái)訪(fǎng)人員到達(dá)前到達(dá)指定地點(diǎn)迎接，并引導(dǎo)來(lái)訪(fǎng)人員到接待場(chǎng)所。按照接待安排，組織來(lái)訪(fǎng)人員進(jìn)行參觀(guān)、交流、會(huì)議等活動(dòng)，并提供必要的服務(wù)和支持。安排好來(lái)訪(fǎng)人員的餐飲、住宿等事宜，確保來(lái)訪(fǎng)人員的生活需求得到滿(mǎn)足。4.接待總結(jié)接待工作結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時(shí)總結(jié)接待工作情況，填寫(xiě)接待工作總結(jié)表，并報(bào)行政部門(mén)備案。行政部門(mén)對(duì)接待工作進(jìn)行評(píng)估和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)接待工作質(zhì)量。九、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制行政費(fèi)用預(yù)算，包括辦公用品費(fèi)用、設(shè)備采購(gòu)費(fèi)用、車(chē)輛費(fèi)用、接待費(fèi)用、會(huì)議費(fèi)用等。2.行政費(fèi)用預(yù)算應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，并嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保預(yù)算的合理性和有效性。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.員工發(fā)生的行政費(fèi)用支出，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等憑證。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷(xiāo)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出的合法性、合規(guī)性和真