PAGE私企電子簽章制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子簽章的使用，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和法律效力，提高工作效率，防范風(fēng)險，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在處理各類業(yè)務(wù)活動中涉及電子簽章的使用場景。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：電子簽章的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保其法律效力。2.安全可靠原則：采用安全可靠的技術(shù)手段保障電子簽章的存儲、傳輸和使用安全，防止簽章被盜用、篡改等風(fēng)險。3.真實(shí)有效原則：電子簽章應(yīng)與實(shí)際使用人身份真實(shí)關(guān)聯(lián)，確保簽署文件的真實(shí)性和有效性。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確電子簽章的使用流程、審批權(quán)限等，確保全公司范圍內(nèi)使用的規(guī)范統(tǒng)一。二、電子簽章定義與類型（一）定義電子簽章是指基于電子技術(shù)生成、以電子形式表現(xiàn)、附著于電子文件并與其邏輯關(guān)聯(lián)，可用于識別電子文件簽署人身份、保證文件內(nèi)容完整性，并表示簽署人對文件內(nèi)容認(rèn)可的電子數(shù)據(jù)。（二）類型1.數(shù)字證書簽章：通過數(shù)字證書認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書，結(jié)合密碼學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的電子簽章。數(shù)字證書包含了用戶的身份信息和公鑰，用于驗(yàn)證用戶身份和對文件進(jìn)行加密簽名。2.生物識別簽章：利用指紋識別、面部識別、虹膜識別等生物識別技術(shù)生成的電子簽章。生物識別信息作為用戶身份的唯一標(biāo)識，用于簽署電子文件。3.其他符合法律法規(guī)要求的電子簽章形式：如基于可信時間戳的電子簽章等，只要符合相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，均可在本公司使用。三、電子簽章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立電子簽章管理小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。（二）職責(zé)1.管理小組職責(zé)負(fù)責(zé)制定和修訂公司電子簽章制度規(guī)范，確保制度符合法律法規(guī)和公司實(shí)際情況。審批電子簽章的使用申請，協(xié)調(diào)各部門之間的電子簽章使用事宜。監(jiān)督電子簽章的使用情況，對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。定期評估電子簽章系統(tǒng)的安全性和有效性，提出改進(jìn)建議。2.信息技術(shù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)電子簽章系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。為員工提供電子簽章使用培訓(xùn)和技術(shù)支持，解答員工在使用過程中遇到的問題。對電子簽章系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行記錄和保存，以便審計(jì)和查詢。3.法務(wù)部門職責(zé)審核電子簽章制度規(guī)范及相關(guān)合同協(xié)議，確保其合法合規(guī)性。為電子簽章使用過程中的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)，處理涉及電子簽章的法律糾紛。協(xié)助管理小組對電子簽章使用情況進(jìn)行合規(guī)檢查，防范法律風(fēng)險。4.財務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)電子簽章系統(tǒng)建設(shè)及相關(guān)設(shè)備采購、維護(hù)等費(fèi)用的預(yù)算編制和資金管理。對電子簽章使用過程中的費(fèi)用支出進(jìn)行審核和核算，確保費(fèi)用合理合規(guī)。四、電子簽章申請與審批（一）申請流程1.員工因工作需要使用電子簽章的，應(yīng)填寫《電子簽章使用申請表》，詳細(xì)說明申請使用的電子簽章類型、使用范圍、預(yù)計(jì)簽署文件數(shù)量等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對申請的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至電子簽章管理小組進(jìn)行審批。管理小組根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況，對申請進(jìn)行最終審批。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.申請使用電子簽章的業(yè)務(wù)活動必須符合公司業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定，具有明確的業(yè)務(wù)需求和簽署文件的必要性。2.申請人應(yīng)具備相應(yīng)的權(quán)限和資質(zhì)，能夠獨(dú)立承擔(dān)因使用電子簽章而產(chǎn)生的法律責(zé)任。3.電子簽章的使用范圍應(yīng)明確、合理，不得超出業(yè)務(wù)需要擅自擴(kuò)大使用范圍。4.對于涉及重要合同、財務(wù)文件等關(guān)鍵業(yè)務(wù)的電子簽章申請，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保簽署過程的安全性和可靠性。（三）審批結(jié)果通知電子簽章管理小組審批通過后，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)將審批結(jié)果通知申請人。如審批未通過，應(yīng)向申請人說明原因，并要求其補(bǔ)充或修改申請材料后重新提交。五、電子簽章使用規(guī)范（一）使用流程1.申請人在獲得電子簽章使用權(quán)限后，應(yīng)按照公司規(guī)定的電子簽章使用流程進(jìn)行操作。2.在使用電子簽章簽署電子文件前，應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并對文件進(jìn)行必要的審核和批準(zhǔn)。3.使用電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行文件簽署時，應(yīng)按照系統(tǒng)提示輸入正確的身份驗(yàn)證信息，如數(shù)字證書密碼、生物識別信息等。4.電子簽章系統(tǒng)對文件進(jìn)行加密簽名后，生成帶有電子簽章的電子文件。簽署后的電子文件應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和使用。（二）使用范圍1.公司內(nèi)部各類業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、報告報表等，在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的情況下，可以使用電子簽章進(jìn)行簽署。2.與外部合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時，涉及電子文件簽署的，應(yīng)優(yōu)先使用符合雙方約定和法律法規(guī)要求的電子簽章方式。（三）使用限制1.嚴(yán)禁使用電子簽章簽署未經(jīng)授權(quán)或?qū)徍说奈募?.不得將電子簽章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自修改、刪除電子簽章系統(tǒng)中的任何數(shù)據(jù)和信息。3.在使用電子簽章簽署涉及公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密等重要文件時，應(yīng)采取額外的安全措施，確保信息安全。六、電子簽章安全管理（一）存儲安全1.電子簽章相關(guān)的數(shù)字證書、生物識別信息等應(yīng)存儲在安全可靠的設(shè)備或系統(tǒng)中，采用加密存儲方式，防止信息泄露。2.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止本地災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）傳輸安全1.在電子簽章數(shù)據(jù)傳輸過程中，應(yīng)采用加密傳輸協(xié)議，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被竊取或篡改。2.對傳輸網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）使用安全1.員工應(yīng)妥善保管自己的電子簽章使用密碼、生物識別信息等，不得將其透露給他人。2.在使用電子簽章系統(tǒng)時，應(yīng)注意防范網(wǎng)絡(luò)詐騙、惡意軟件等風(fēng)險，避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用電子簽章。3.定期對電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（四）應(yīng)急處理1.制定電子簽章安全應(yīng)急預(yù)案，明確在電子簽章系統(tǒng)出現(xiàn)故障、數(shù)據(jù)泄露、被盜用等緊急情況下的應(yīng)急處理措施。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處理流程，能夠在緊急情況下迅速響應(yīng)，降低損失。七、電子簽章的法律效力（一）法律法規(guī)依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國民法典》《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。本公司使用的電子簽章符合法律法規(guī)規(guī)定的可靠電子簽名條件，具有相應(yīng)的法律效力。（二）法律效力保障措施1.采用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的電子簽章技術(shù)和系統(tǒng)，確保電子簽章的生成、存儲、傳輸和使用符合法律法規(guī)要求。2.對電子簽章的使用過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括簽署時間、簽署人身份信息、文件內(nèi)容等，以備在需要時作為證據(jù)使用。3.積極配合司法機(jī)關(guān)等相關(guān)部門對涉及電子簽章的法律糾紛進(jìn)行調(diào)查和處理，提供必要的證據(jù)和信息。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.電子簽章管理小組定期對公司電子簽章的使用情況進(jìn)行檢查，包括申請審批記錄、使用流程執(zhí)行情況、安全管理措施落實(shí)情況等。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)對電子簽章系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)異常情況。3.各部門應(yīng)定期對本部門員工的電子簽章使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向電子簽章管理小組報告。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)范使用電子簽章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、暫停使用電子簽章權(quán)限、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用電子簽章給公司造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.信息技術(shù)部門定期組織電子簽章使用培訓(xùn)，向員工介紹電子簽章的基本概念、使用方法和安全注意事項(xiàng)等。2.根據(jù)員工崗位需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，提供針對性的電子簽章使用培訓(xùn)，確保員工能夠熟練掌握電子簽章在實(shí)際工作中的應(yīng)用。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、操作演示等多種形式，提高培訓(xùn)效果。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部宣傳欄、郵件、即時通訊工具等渠道，宣傳電子簽章制度規(guī)范及相關(guān)法律法規(guī)知識，提高員工對電子簽章的認(rèn)識