PAGE規(guī)范辦公用房管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用房管理，合理配置辦公資源，提高辦公用房使用效率，降低運營成本，特制定本制度。本制度旨在確保公司辦公用房的使用符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，保障公司各項工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的辦公用房管理。包括辦公區(qū)域的規(guī)劃、分配、使用、調(diào)整、維護等全過程管理。（三）基本原則1.合理配置原則：根據(jù)公司各部門的職能、人員數(shù)量及業(yè)務(wù)需求，科學(xué)合理地分配辦公用房，確保資源的有效利用。2.統(tǒng)一管理原則：辦公用房管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負責，由公司行政部門負責統(tǒng)籌規(guī)劃、調(diào)配和監(jiān)督，各部門配合執(zhí)行。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用房，提高空間利用率，避免資源浪費，同時確保辦公環(huán)境高效舒適，滿足工作需求。4.規(guī)范透明原則：辦公用房的分配、調(diào)整等過程應(yīng)遵循規(guī)范的程序，做到公開、公平、公正，接受全體員工監(jiān)督。二、辦公用房規(guī)劃與分配（一）規(guī)劃依據(jù)1.公司組織架構(gòu)及部門設(shè)置，明確各部門職能和人員編制。2.公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，預(yù)測未來一段時間內(nèi)各部門業(yè)務(wù)增長及人員變動情況。3.辦公用房現(xiàn)狀，包括現(xiàn)有辦公區(qū)域的面積、布局、設(shè)施等情況。（二）規(guī)劃流程1.行政部門每年定期對公司辦公用房需求進行調(diào)研，收集各部門意見和建議，結(jié)合公司實際情況，制定辦公用房規(guī)劃草案。2.規(guī)劃草案提交公司管理層審議，根據(jù)管理層意見進行修改完善，確定最終的辦公用房規(guī)劃方案。（三）分配標準1.部門辦公用房面積根據(jù)部門職能、人員數(shù)量及業(yè)務(wù)需求確定，具體標準如下：職能部門：按照每[X]平方米/人的標準進行分配，特殊職能部門可根據(jù)實際情況適當調(diào)整。業(yè)務(wù)部門：根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)模和工作性質(zhì)，結(jié)合人員數(shù)量，由行政部門會同業(yè)務(wù)部門共同確定辦公用房面積。2.對于團隊協(xié)作性較強的部門，可根據(jù)工作需要安排集中辦公區(qū)域，以提高工作效率。3.考慮到公司未來發(fā)展預(yù)留一定比例的彈性辦公用房，用于新成立部門或業(yè)務(wù)拓展需求。（四）分配程序1.行政部門根據(jù)辦公用房規(guī)劃方案和分配標準，制定辦公用房分配方案，明確各部門具體的辦公區(qū)域、房間號等信息。2.分配方案經(jīng)公司管理層批準后，由行政部門組織各部門進行辦公用房交接。交接過程中，雙方應(yīng)共同對辦公用房的設(shè)施設(shè)備進行檢查和確認，填寫交接清單。3.新分配到辦公用房的部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成辦公區(qū)域的布置和搬遷工作，確保正常辦公。三、辦公用房使用管理（一）使用要求1.各部門應(yīng)嚴格按照分配的辦公用房區(qū)域和用途使用，不得擅自改變使用性質(zhì)或私自占用其他部門辦公用房。2.保持辦公用房內(nèi)整潔衛(wèi)生，不得在辦公區(qū)域內(nèi)亂堆亂放雜物，定期進行清掃和整理。3.愛護辦公用房內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時向行政部門報修，不得擅自拆卸或維修。4.節(jié)約使用水電等能源資源，做到人走燈滅、關(guān)閉電器設(shè)備，避免浪費。（二）安全管理1.各部門應(yīng)加強辦公用房的安全管理，落實安全責任，確保辦公區(qū)域內(nèi)人員和財產(chǎn)安全。2.嚴禁在辦公用房內(nèi)使用明火、違規(guī)用電，不得存放易燃易爆等危險物品。3.定期檢查辦公用房的消防設(shè)施設(shè)備，確保其完好有效，疏散通道暢通無阻。4.如發(fā)生安全事故或突發(fā)事件，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時報告行政部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.各部門負責本辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，制定環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確責任人和清潔標準。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持地面干凈、桌面整潔、門窗玻璃明亮，定期進行全面清潔和消毒。3.合理設(shè)置垃圾桶，分類存放垃圾，及時清理，保持環(huán)境整潔。4.不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰，保持良好的辦公環(huán)境秩序。四、辦公用房調(diào)整與收回（一）調(diào)整情形1.公司組織架構(gòu)調(diào)整、部門職能變更或人員編制變動，導(dǎo)致原辦公用房分配不合理的。2.公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，需重新規(guī)劃辦公用房布局的。3.部分部門辦公用房閑置或使用效率低下，需要進行調(diào)整的。（二）調(diào)整程序1.行政部門根據(jù)實際情況提出辦公用房調(diào)整方案，經(jīng)公司管理層批準后實施。2.調(diào)整方案應(yīng)提前通知相關(guān)部門，明確調(diào)整原因、時間、新辦公區(qū)域等信息，以便各部門做好準備。3.調(diào)整過程中涉及的辦公設(shè)備、文件資料等搬遷工作，由相關(guān)部門自行負責組織實施，確保工作的順利銜接。（三）收回情形1.部門撤銷或合并，原分配的辦公用房不再使用的。2.員工離職或崗位調(diào)動，不再使用原辦公用房的。3.違反本制度規(guī)定，擅自改變辦公用房使用性質(zhì)或私自占用其他部門辦公用房，經(jīng)責令整改仍不改正的。（四）收回程序1.對于符合收回情形的辦公用房，行政部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門或人員，限期辦理交接手續(xù)。2.交接時，相關(guān)部門或人員應(yīng)將辦公用房內(nèi)的設(shè)施設(shè)備、文件資料等清理完畢，歸還鑰匙等物品，經(jīng)行政部門驗收合格后辦理交接手續(xù)。3.如逾期未辦理交接手續(xù)，行政部門有權(quán)采取必要措施收回辦公用房，并對由此造成的損失由相關(guān)責任部門或人員承擔。五、辦公用房維護與修繕（一）維護責任1.辦公用房的日常維護由使用部門負責，主要包括門窗、水電設(shè)施、辦公家具等的檢查和簡單維護。2.行政部門負責對辦公用房的整體結(jié)構(gòu)、公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備等進行定期檢查和維護，確保其正常使用。（二）修繕流程1.使用部門發(fā)現(xiàn)辦公用房設(shè)施設(shè)備損壞或存在安全隱患時，應(yīng)及時向行政部門報修，填寫維修申請單，注明損壞情況和維修要求。2.行政部門接到維修申請后，應(yīng)及時安排維修人員進行現(xiàn)場查看，確定維修方案和預(yù)算。3.維修方案和預(yù)算經(jīng)公司管理層批準后，由行政部門組織實施維修工作。維修過程中，使用部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。4.維修完成后，由使用部門對維修質(zhì)量進行驗收，驗收合格后在維修申請單上簽字確認。行政部門負責對維修費用進行審核和結(jié)算。（三）大型修繕項目對于涉及辦公用房整體結(jié)構(gòu)改造、重大設(shè)施設(shè)備更新等大型修繕項目，行政部門應(yīng)提前制定詳細的項目方案，包括項目背景、目標任務(wù)、預(yù)算安排、實施進度等。項目方案經(jīng)公司管理層審議通過后，按照相關(guān)規(guī)定進行招標、施工等工作。在項目實施過程中，要加強監(jiān)督管理，確保工程質(zhì)量和進度，項目竣工后進行驗收和審計。六、辦公用房費用管理（一）費用構(gòu)成辦公用房費用主要包括房租、水電費、物業(yè)費、設(shè)施設(shè)備維護費等。（二）費用核算與分攤1.房租按照公司與出租方簽訂的租賃合同約定進行核算，根據(jù)各部門實際使用面積占總辦公面積的比例進行分攤。2.水電費根據(jù)實際發(fā)生額，按照各部門電表、水表記錄的用量進行分攤。3.物業(yè)費按照物業(yè)管理合同約定的標準進行核算，同樣根據(jù)各部門辦公面積比例分攤。4.設(shè)施設(shè)備維護費根據(jù)實際維修費用支出，按照受益部門進行分攤。（三）費用報銷與支付1.各部門辦公用房費用由行政部門統(tǒng)一核算后，定期向財務(wù)部門提交費用報銷申請。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度對報銷申請進行審核，審核通過后進行支付。3.對于房租等大額費用，應(yīng)按照合同約定及時支付，避免逾期產(chǎn)生違約金等額外費用。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立辦公用房管理監(jiān)督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負責對辦公用房管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.鼓勵全體員工對辦公用房管理中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，對舉報屬實的給予一定獎勵。（二）檢查內(nèi)容1.辦公用房的使用情況，是否存在擅自改變使用性質(zhì)、私自占用等違規(guī)行為。2.辦公用房的安全、環(huán)境衛(wèi)生情況，是否符合相關(guān)要求。3.辦公用房維護與修繕情況，設(shè)施設(shè)備是否正常運行，維修工作是否及時有效。4.辦公用房費用核算與分攤情況，是否準確合理，費用報銷是否合規(guī)。（三）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，責令相關(guān)部門或人員限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門或人員應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報告，監(jiān)督小組進行復(fù)查。如整改不到位，應(yīng)繼續(xù)責令整改，并視情節(jié)輕重對相關(guān)責任部門或人員進行相應(yīng)的處罰。3.對違反本制