PAGE機(jī)關(guān)檔案利用制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的管理與利用，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，提高機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在檔案形成、整理、保管、利用等方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。4.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，同時(shí)保障檔案實(shí)體和信息的安全。二、檔案利用范圍（一）機(jī)關(guān)內(nèi)部工作1.為機(jī)關(guān)日常辦公提供文件依據(jù)，如查閱政策文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃等，以支持決策制定、工作部署和執(zhí)行。2.協(xié)助處理機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)，如解決工作中的爭(zhēng)議、查證歷史事實(shí)、辦理各類審批手續(xù)等。3.作為機(jī)關(guān)工作人員培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的參考資料，幫助了解機(jī)關(guān)歷史沿革、工作流程和業(yè)務(wù)知識(shí)。（二）對(duì)外服務(wù)1.應(yīng)上級(jí)機(jī)關(guān)、其他相關(guān)部門或單位的要求，提供檔案資料用于工作指導(dǎo)、檢查、調(diào)研等活動(dòng)。2.在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，為社會(huì)公眾提供檔案信息服務(wù)，如查閱公開檔案資料、辦理檔案證明等，以滿足公眾對(duì)機(jī)關(guān)工作信息的知情權(quán)。三、檔案利用流程（一）利用申請(qǐng)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案內(nèi)容及利用時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外單位人員或社會(huì)公眾申請(qǐng)利用檔案，需提交單位介紹信或有效身份證件，填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，明確利用范圍和用途，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。（二）檔案檢索與調(diào)閱1.檔案管理人員根據(jù)利用申請(qǐng)，在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檢索，查找所需檔案。對(duì)于紙質(zhì)檔案，需在檔案庫房中進(jìn)行查找。2.確定檔案后，檔案管理人員填寫《檔案調(diào)閱登記表》，記錄調(diào)閱檔案的名稱、數(shù)量、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱人姓名等信息，并將檔案從庫房中調(diào)出，交予利用人。（三）檔案利用1.利用人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。2.利用人在利用檔案過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員。（四）檔案歸還1.利用完畢后，利用人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等信息無誤后，在《檔案調(diào)閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并將檔案歸還原位。2.對(duì)于外借的檔案，檔案管理人員應(yīng)按照約定時(shí)間及時(shí)催還。如遇特殊情況需延長借閱時(shí)間，利用人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。四、檔案利用權(quán)限與限制（一）利用權(quán)限1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員在其工作職責(zé)范圍內(nèi)，有權(quán)查閱、利用與其工作相關(guān)的檔案資料。2.經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，涉及特定工作或項(xiàng)目的人員可查閱、利用相關(guān)的專項(xiàng)檔案。3.外單位因工作需要，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意，并履行相應(yīng)手續(xù)后，可查閱、利用本機(jī)關(guān)與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。（二）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供利用。2.檔案原件原則上不得外借，確因工作需要必須外借的，需經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的外借手續(xù)，限定歸還時(shí)間。外借期間，檔案管理人員應(yīng)跟蹤檔案去向，確保檔案安全。3.對(duì)于重要、珍貴的檔案，如需利用，應(yīng)采用數(shù)字化副本提供利用，避免原件受損。五、檔案利用登記與統(tǒng)計(jì)（一）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立完善的檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用申請(qǐng)、調(diào)閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.《檔案利用申請(qǐng)表》、《檔案調(diào)閱登記表》等應(yīng)妥善保存，作為檔案利用工作的重要憑證。（二）利用統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括利用檔案的種類、數(shù)量、利用部門、利用目的等方面的數(shù)據(jù)。2.通過統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)，如合理調(diào)整檔案保管期限、優(yōu)化檔案整理方式等。六、檔案利用安全與保密（一）安全管理1.檔案利用場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。2.利用人在利用檔案過程中，不得進(jìn)行可能危及檔案安全的行為，如在檔案利用場(chǎng)所吸煙、使用明火等。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)檔案利用過程中涉及的機(jī)密信息予以保密。2.利用人在利用檔案時(shí)，應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾對(duì)所接觸到的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.加強(qiáng)對(duì)檔案利用場(chǎng)所的管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，防止檔案信息泄露。七、檔案利用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)建立檔案利用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案利用工作進(jìn)行檢查，確保檔案利用制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)檔案利用申請(qǐng)審批、檔案調(diào)閱登記、檔案歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案利用工作情況報(bào)告，積極配合上級(jí)部門的工作。2.對(duì)于社會(huì)公眾對(duì)檔案利用工作的投訴和建議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方八、附則（一）解釋權(quán)本制度