PAGE線下打單寄件制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司線下打單寄件流程，確保寄件工作的準(zhǔn)確、高效、安全，保障公司及客戶的利益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及線下打單寄件的部門及員工。（三）基本原則1.遵守法律法規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家郵政法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保寄件活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確高效原則：打單信息準(zhǔn)確無(wú)誤，寄件流程順暢高效，及時(shí)滿足客戶需求。3.安全保密原則：保障寄件物品的安全，對(duì)涉及的商業(yè)機(jī)密、客戶信息等嚴(yán)格保密。二、打單流程規(guī)范（一）寄件申請(qǐng)1.寄件人需填寫《線下寄件申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明寄件人姓名、部門、聯(lián)系方式、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件物品名稱、數(shù)量、重量、價(jià)值等信息。2.對(duì)于重要文件或高價(jià)值物品，需額外注明特殊要求，如加急處理、保價(jià)等。（二）信息審核1.部門負(fù)責(zé)人收到寄件申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)對(duì)寄件信息進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核收件人信息的準(zhǔn)確性、寄件物品的合法性及是否符合公司相關(guān)規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)信息有誤或存在疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與寄件人溝通核實(shí)，確保打單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）打單操作1.審核通過(guò)后，由專門的打單人員根據(jù)寄件申請(qǐng)表內(nèi)容，在公司指定的打單系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入相關(guān)信息。2.打單人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)錄入信息與申請(qǐng)表一致，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件物品詳情等，確保信息完整、準(zhǔn)確。3.打印寄件面單，面單內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，包括寄件人及收件人信息、寄件物品詳情、重量、資費(fèi)等。（四）面單粘貼1.將打印好的面單牢固粘貼在寄件包裝上，確保面單信息清晰可見，便于快遞員識(shí)別和掃描。2.對(duì)于易碎物品或有特殊要求的物品，應(yīng)在面單上注明相關(guān)提示，如“易碎物品，輕拿輕放”等。三、寄件包裝規(guī)范（一）包裝材料選擇1.根據(jù)寄件物品的性質(zhì)、重量、尺寸等因素，選擇合適的包裝材料。一般優(yōu)先選用堅(jiān)固、耐用、防潮、防震的包裝材料，如紙箱、木箱、塑料泡沫等。2.對(duì)于液體、粉末狀物品，應(yīng)使用密封性能良好的容器進(jìn)行包裝，并采取相應(yīng)的防泄漏措施。（二）包裝操作要求1.將寄件物品妥善放置在包裝內(nèi)，周圍用緩沖材料填充，如泡沫板、氣泡墊等，以防止物品在運(yùn)輸過(guò)程中碰撞、損壞。2.對(duì)于不規(guī)則形狀的物品，應(yīng)進(jìn)行合理的固定和填充，確保其在包裝內(nèi)穩(wěn)定，不會(huì)晃動(dòng)。3.對(duì)于多件物品的寄件，應(yīng)分別包裝或采取隔離措施，避免相互擠壓、碰撞。（三）包裝標(biāo)識(shí)1.在包裝上明顯標(biāo)注寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話以及收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息。2.對(duì)于易碎物品、貴重物品等，應(yīng)在包裝上粘貼相應(yīng)的警示標(biāo)識(shí)，如“易碎物品”“請(qǐng)勿倒置”“小心輕放”“貴重物品”等。四、寄件資費(fèi)規(guī)定（一）資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)以及寄件物品的重量、體積、運(yùn)輸距離等因素，制定統(tǒng)一的寄件資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。2.定期對(duì)快遞公司的資費(fèi)進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保公司寄件資費(fèi)合理、公正。（二）資費(fèi)支付1.寄件人應(yīng)根據(jù)實(shí)際產(chǎn)生的資費(fèi)，在寄件申請(qǐng)時(shí)明確支付方式?？蛇x擇現(xiàn)金支付、公司內(nèi)部轉(zhuǎn)賬、預(yù)存費(fèi)用抵扣等方式。2.對(duì)于采用公司內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支付的，寄件人應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定填寫轉(zhuǎn)賬申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交財(cái)務(wù)部門辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。（三）資費(fèi)查詢與核對(duì)1.打單人員在完成打單操作后，應(yīng)記錄本次寄件的資費(fèi)信息，并提供給寄件人進(jìn)行核對(duì)。2.寄件人如對(duì)資費(fèi)有疑問(wèn)，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與打單人員或財(cái)務(wù)部門聯(lián)系，核實(shí)資費(fèi)計(jì)算依據(jù)和明細(xì)。五、快遞公司選擇與管理（一）合作快遞公司篩選1.定期對(duì)市場(chǎng)上的快遞公司進(jìn)行調(diào)研和評(píng)估，綜合考慮快遞公司的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、網(wǎng)絡(luò)覆蓋、運(yùn)輸時(shí)效等因素，篩選出若干家優(yōu)質(zhì)快遞公司作為公司的合作對(duì)象。2.與合作快遞公司簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、賠償責(zé)任等內(nèi)容。（二）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.建立快遞公司服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，定期收集寄件人對(duì)快遞公司服務(wù)的反饋意見，包括快遞員服務(wù)態(tài)度、取件送件及時(shí)性、包裹安全等方面。2.根據(jù)服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的快遞公司給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的快遞公司提出整改要求，情節(jié)嚴(yán)重的可終止合作。（三）快遞費(fèi)用結(jié)算1.每月定期與合作快遞公司進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，核對(duì)當(dāng)月寄件數(shù)量、資費(fèi)明細(xì)等信息。2.按照合作協(xié)議約定的結(jié)算方式和時(shí)間，及時(shí)支付快遞費(fèi)用，確保公司與快遞公司之間的合作關(guān)系良好。六、寄件安全管理（一）物品安全1.寄件人應(yīng)對(duì)寄件物品的安全性負(fù)責(zé)，確保所寄物品符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，不存在違禁物品。2.打單人員在打單過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)寄件物品可能存在安全隱患或不符合規(guī)定，應(yīng)及時(shí)與寄件人溝通，拒絕打單并上報(bào)相關(guān)部門。（二）信息安全1.嚴(yán)格保護(hù)寄件人和收件人的信息安全，打單人員及其他接觸寄件信息的員工不得泄露客戶信息。2.對(duì)打單系統(tǒng)及存儲(chǔ)寄件信息的設(shè)備進(jìn)行安全防護(hù)，防止信息被竊取、篡改或丟失。（三）運(yùn)輸安全1.要求合作快遞公司采取必要的安全措施，確保寄件物品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全，如防止丟失、被盜、損壞等。2.對(duì)于重要或高價(jià)值物品，可要求快遞公司提供額外的安全保障服務(wù)，如專人押運(yùn)、保險(xiǎn)服務(wù)等。七、異常情況處理（一）寄件延誤1.如出現(xiàn)寄件延誤情況，打單人員應(yīng)及時(shí)與快遞公司聯(lián)系，了解延誤原因，并將情況反饋給寄件人。2.對(duì)于因快遞公司原因?qū)е碌难诱`，要求快遞公司給出合理的解決方案和預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間，并跟蹤處理進(jìn)度，及時(shí)向寄件人通報(bào)。（二）包裹丟失或損壞1.若發(fā)生包裹丟失或損壞事件，寄件人應(yīng)立即向公司報(bào)告，并提供相關(guān)證明材料。2.公司與快遞公司按照合作協(xié)議的約定，協(xié)商處理賠償事宜。打單人員協(xié)助寄件人跟進(jìn)賠償流程，確保寄件人的權(quán)益得到保障。（三）信息錯(cuò)誤1.發(fā)現(xiàn)打單信息或寄件過(guò)程中出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，如收件人地址錯(cuò)誤、聯(lián)系電話錯(cuò)誤等，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行糾正。2.對(duì)于已發(fā)出的包裹，及時(shí)與快遞公司溝通，協(xié)調(diào)修改信息或攔截包裹等操作，盡量減少錯(cuò)誤信息帶來(lái)的影響。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織涉及線下打單寄件的員工進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括寄件流程、包裝規(guī)范、資費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、快遞公司選擇、安全管理、異常情況處理等方面。2.通過(guò)案例分析、實(shí)際操作演示等方式，提高員工的業(yè)務(wù)水平和操作技能，確保寄件工作的規(guī)范執(zhí)行。（二）宣傳1.制作寄件制度規(guī)范宣傳資料，向公司員工廣泛宣傳線下打單寄件的相關(guān)規(guī)定和流程，提高員工對(duì)寄件工作的重視程度和合規(guī)意識(shí)。2.在公司內(nèi)部辦公區(qū)域張貼宣傳海報(bào)，設(shè)置咨詢熱線或郵箱，方便員工隨時(shí)咨詢寄件相關(guān)問(wèn)題。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)線下打單寄件工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督人員定期對(duì)寄件申請(qǐng)、打單流程、包裝情況、快遞公司服務(wù)等進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.制定寄件工作考核指標(biāo)，包括寄件信息準(zhǔn)確性、寄件及時(shí)性、包裝規(guī)范性、資費(fèi)合理性、服務(wù)質(zhì)量滿意度等方面。2.對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制