PAGE汕頭企業(yè)合同規(guī)范制度一、總則1.目的本合同規(guī)范制度旨在加強汕頭企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)依法經(jīng)營和健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于汕頭企業(yè)及其所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權(quán)益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理機構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會組成：由企業(yè)高層管理人員、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。職責(zé)：審議合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事項。協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。2.法務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)合同文本的起草、審核、修訂等工作。參與合同談判，提供法律意見和建議。對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理合同糾紛。負(fù)責(zé)合同管理相關(guān)法律知識的培訓(xùn)和宣傳。3.業(yè)務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、簽訂等工作。按照合同約定履行義務(wù)，及時向法務(wù)部門通報合同履行情況。負(fù)責(zé)合同相關(guān)資料的收集、整理和歸檔。4.財務(wù)部門職責(zé)：參與合同條款的審核，對合同中的財務(wù)條款進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)合同款項收付情況的審核和監(jiān)督。協(xié)助處理合同糾紛中的財務(wù)問題。三、合同簽訂管理1.合同相對方選擇資質(zhì)審查：業(yè)務(wù)部門在選擇合同相對方時，應(yīng)首先對其資質(zhì)進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等，確保其具有合法經(jīng)營資格。信用評估：通過查詢信用信息公示系統(tǒng)、第三方信用評級機構(gòu)等方式，對合同相對方的信用狀況進(jìn)行評估，選擇信用良好的相對方簽訂合同。對于信用狀況不佳的相對方，應(yīng)謹(jǐn)慎簽訂合同或采取必要的風(fēng)險防范措施。2.合同談判談判人員組成：合同談判由業(yè)務(wù)部門牽頭，法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員參與。談判人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識、法律知識和談判技巧，確保談判工作順利進(jìn)行。談判內(nèi)容：談判應(yīng)圍繞合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點、履行方式、違約責(zé)任等條款進(jìn)行，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。談判過程中應(yīng)充分溝通，協(xié)商一致，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。3.合同文本起草起草原則：合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，語言嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，條款完整準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)漏洞和風(fēng)險。起草主體：合同文本一般由業(yè)務(wù)部門起草，法務(wù)部門進(jìn)行審核和修訂。對于重大合同或復(fù)雜合同，可委托專業(yè)律師事務(wù)所起草。4.合同審核審核流程：合同文本起草完成后，應(yīng)按照以下流程進(jìn)行審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審，重點審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求和實際情況。法務(wù)部門審核，重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險防范措施。財務(wù)部門審核，重點審核合同中的財務(wù)條款，如價格、付款方式、結(jié)算方式等是否合理。合同管理委員會審議，對于重大合同或涉及企業(yè)重大利益的合同，需提交合同管理委員會審議。審核意見反饋：審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將審核意見反饋給起草部門，起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善。如雙方對審核意見存在分歧，應(yīng)充分溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。5.合同簽訂簽訂主體：合同應(yīng)由企業(yè)法定代表人或經(jīng)法定代表人授權(quán)的代理人簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保簽訂人具有合法的授權(quán)委托書。簽訂方式：合同一般應(yīng)采用書面形式簽訂，一式多份，雙方各執(zhí)一份，必要時可辦理公證或鑒證手續(xù)。簽訂合同時，應(yīng)加蓋企業(yè)公章或合同專用章，并由雙方簽字或蓋章確認(rèn)。四、合同履行管理1.履行計劃制定業(yè)務(wù)部門職責(zé)：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點和責(zé)任人，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。計劃調(diào)整：在合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要調(diào)整履行計劃，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，并報法務(wù)部門備案。2.履行情況跟蹤業(yè)務(wù)部門跟蹤：業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對于重要合同，應(yīng)建立專門的臺賬，記錄合同履行情況。法務(wù)部門監(jiān)督：法務(wù)部門應(yīng)對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點關(guān)注合同履行過程中的法律風(fēng)險，及時提出法律意見和建議。3.款項收付管理財務(wù)部門審核：財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和財務(wù)管理制度，對合同款項的收付進(jìn)行審核，確?？铐検崭兜臏?zhǔn)確性和合法性。收付流程：合同款項的收付應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供相關(guān)憑證和資料，財務(wù)部門審核無誤后辦理款項收付手續(xù)。對于大額款項的收付，應(yīng)實行集體決策或?qū)徟贫?。五、合同變更與解除管理1.變更條件協(xié)商一致：合同雙方經(jīng)協(xié)商一致，可以變更合同內(nèi)容。變更合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核和簽訂。不可抗力等原因：因不可抗力、政策調(diào)整等原因?qū)е潞贤瑹o法履行或需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)及時協(xié)商解決，并按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理變更手續(xù)。2.變更程序提出變更申請：合同一方如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰孀兏暾?，并說明變更的原因和內(nèi)容。協(xié)商變更：對方收到變更申請后，應(yīng)及時進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。審核與備案：變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照合同審核流程進(jìn)行審核，并報法務(wù)部門備案。3.解除條件協(xié)商一致：合同雙方經(jīng)協(xié)商一致，可以解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核和簽訂。法定解除：根據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定，出現(xiàn)下列情形之一的，合同一方可以解除合同：因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿之前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。4.解除程序提出解除申請：合同一方如需解除合同，應(yīng)向?qū)Ψ教岢鰰娼獬暾?，并說明解除的原因和依據(jù)。協(xié)商解除：對方收到解除申請后，應(yīng)及時進(jìn)行協(xié)商。如協(xié)商一致，應(yīng)簽訂解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及合同解除后的善后事宜。審核與備案：解除協(xié)議簽訂后，應(yīng)按照合同審核流程進(jìn)行審核，并報法務(wù)部門備案。對于因解除合同給對方造成損失的，應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防加強合同管理：嚴(yán)格按照合同規(guī)范制度簽訂、履行合同，加強對合同履行情況的跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。提高法律意識：加強對員工的法律知識培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險防范意識，避免因員工法律意識淡薄而引發(fā)合同糾紛。2.糾紛處理流程協(xié)商解決：合同發(fā)生糾紛后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先與對方進(jìn)行協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中應(yīng)保持冷靜、理智，充分溝通，尋求雙方都能接受的解決方案。第三方調(diào)解：如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，選擇由第三方調(diào)解機構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解機構(gòu)應(yīng)具備專業(yè)的調(diào)解能力和經(jīng)驗，并按照調(diào)解程序進(jìn)行調(diào)解。仲裁或訴訟：如調(diào)解不成，合同雙方可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，選擇通過仲裁或訴訟方式解決糾紛。選擇仲裁方式的，應(yīng)按照仲裁程序進(jìn)行仲裁；選擇訴訟方式的，應(yīng)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。3.糾紛處理措施收集證據(jù)：在合同糾紛處理過程中，雙方應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，如合同文本、履行憑證、往來函件、視聽資料等，以支持自己的主張。委托代理人：如需要，雙方可委托專業(yè)律師或代理人參與合同糾紛處理，確保糾紛處理工作的專業(yè)性和合法性。積極應(yīng)對：在糾紛處理過程中，雙方應(yīng)積極應(yīng)對，按照法律法規(guī)的規(guī)定和糾紛處理程序，及時提交相關(guān)材料，參加庭審或仲裁等活動，維護(hù)自己的合法權(quán)益。七、合同檔案管理1.檔案收集業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)：合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的各類文件、資料，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集整理。收集的資料應(yīng)包括合同文本、談判記錄、往來函件、履行憑證、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。定期歸檔：業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期將收集整理的合同資料歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。歸檔時間一般為合同履行完畢或糾紛處理終結(jié)后一個月內(nèi)。2.檔案整理分類整理：法務(wù)部門應(yīng)按照合同類別、時間順序等對歸檔的合同資料進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查找和管理。編號裝訂：對整理好的合同資料進(jìn)行編號，并按照編號順序裝訂成冊。裝訂應(yīng)整齊、牢固，確保檔案資料的安全和完整。3.檔案保管保管期限：合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)的規(guī)定和企業(yè)實際情況確定，一般為[X]年。對于涉及企業(yè)重大利益、重要知識產(chǎn)權(quán)等的合同檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。保管方式：合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中。檔案保管地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案資料的安全。4.檔案查閱查閱權(quán)限：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到法務(wù)部門查閱。涉及企業(yè)重大利益、重要知識產(chǎn)權(quán)等的合同檔案，查閱申請需經(jīng)合同管理委員會批準(zhǔn)。外部單位