PAGE規(guī)范辦公物資存放制度一、總則（一）目的為加強公司辦公物資的管理，規(guī)范辦公物資的存放，確保辦公物資的安全、完整，提高辦公物資的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.安全第一原則：確保辦公物資存放過程中的安全，防止物資損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.分類存放原則：根據(jù)辦公物資的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.標(biāo)識清晰原則：對存放的辦公物資進(jìn)行明確標(biāo)識，標(biāo)明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息。4.定期盤點原則：定期對辦公物資進(jìn)行盤點，確保賬實相符。二、辦公物資的分類及存放要求（一）辦公用品1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、鉛筆等，應(yīng)存放在專門的筆筒或筆架中，放置在辦公桌的固定位置。2.紙張類：包括打印紙、復(fù)印紙、便簽紙等，應(yīng)存放在文件柜的抽屜或紙箱中，按照紙張規(guī)格和用途分類存放，并做好標(biāo)識。3.文件夾、檔案袋：根據(jù)文件的類別和重要程度，分別存放在不同的文件夾和檔案袋中，放置在文件柜的相應(yīng)位置，并在文件夾和檔案袋上標(biāo)明文件類別和名稱。4.訂書機、膠水、膠帶等：應(yīng)存放在辦公桌的抽屜或?qū)ｉT的辦公用品收納盒中，方便取用。（二）辦公設(shè)備1.電腦：應(yīng)放置在平穩(wěn)的辦公桌上，保持電腦周圍環(huán)境整潔，避免灰塵、水等進(jìn)入電腦內(nèi)部。2.打印機、復(fù)印機：應(yīng)放置在通風(fēng)良好、干燥的房間內(nèi)，定期清理打印機和復(fù)印機的內(nèi)部灰塵，確保設(shè)備正常運行。3.傳真機：應(yīng)放置在便于接收和發(fā)送傳真的位置，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。4.投影儀、幕布：投影儀應(yīng)存放在專門的設(shè)備箱中，幕布應(yīng)平整折疊后存放在干燥的地方，避免受潮和損壞。（三）辦公家具1.辦公桌、辦公椅：應(yīng)擺放整齊，保持桌面和椅子表面清潔，定期檢查桌椅的連接部件，確保使用安全。2.文件柜：應(yīng)放置在通風(fēng)良好、干燥的房間內(nèi)，并按照規(guī)定的順序排列，便于查找文件。文件柜內(nèi)的文件應(yīng)分類存放，并做好標(biāo)識。3.沙發(fā)、茶幾：應(yīng)放置在會議室、接待室等場所，定期清理沙發(fā)和茶幾表面，保持整潔。（四）耗材類1.墨盒、硒鼓：應(yīng)存放在干燥、陰涼的地方，避免陽光直射和受潮。在存放過程中，應(yīng)注意避免墨盒和硒鼓受到擠壓和碰撞。2.打印紙、復(fù)印紙：同辦公用品中的紙張類存放要求。3.其他耗材：如碳粉、色帶等，應(yīng)按照其性質(zhì)和用途分類存放，并做好標(biāo)識。（五）其他辦公物資1.綠植：應(yīng)放置在通風(fēng)良好、光線適宜的地方，定期澆水、施肥、修剪，保持綠植的健康生長。2.清潔用品：如掃帚、拖把、抹布等，應(yīng)存放在專門的清潔工具柜中，放置在清潔間或倉庫內(nèi)。3.消防器材：應(yīng)按照消防規(guī)定的要求存放，定期檢查消防器材的有效期和性能，確保消防器材處于良好狀態(tài)。三、辦公物資存放場所的管理（一）倉庫管理1.倉庫選址：倉庫應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、交通便利的地方，避免選擇在低洼、潮濕、易積水的地方。2.倉庫布局：倉庫內(nèi)應(yīng)設(shè)置貨架、貨柜等存儲設(shè)備，按照辦公物資的類別和存放要求進(jìn)行合理布局。倉庫內(nèi)還應(yīng)設(shè)置通道，確保貨物搬運和人員通行順暢。通道寬度應(yīng)符合安全要求，一般不應(yīng)小于[X]米。3.倉庫環(huán)境：倉庫內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合辦公物資的存放要求。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施。4.倉庫安全：倉庫應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保倉庫物資的安全。倉庫管理人員應(yīng)定期對倉庫進(jìn)行巡查，檢查物資的存放情況、安全設(shè)施的運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）辦公室管理1.辦公區(qū)域布局：辦公室內(nèi)應(yīng)合理布局辦公家具和設(shè)備，確保辦公區(qū)域整潔、有序。辦公區(qū)域應(yīng)設(shè)置文件柜、辦公桌、辦公椅等基本辦公設(shè)施，并根據(jù)工作需要配備相應(yīng)的辦公設(shè)備。2.辦公環(huán)境整潔：辦公人員應(yīng)保持辦公區(qū)域的整潔衛(wèi)生，定期清理桌面、地面、文件柜等，保持辦公環(huán)境的整潔。辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁堆放雜物，確保通道暢通。3.辦公設(shè)備擺放：辦公設(shè)備應(yīng)按照使用方便、安全的原則進(jìn)行擺放，避免設(shè)備之間相互干擾和碰撞。電腦、打印機、復(fù)印機等設(shè)備應(yīng)放置在平穩(wěn)的桌面上，電源線、數(shù)據(jù)線等應(yīng)整理整齊，避免纏繞和拖地。（三）特殊物資存放管理1.貴重物資：如筆記本電腦、高檔辦公家具等貴重物資，應(yīng)存放在專門的保險柜或倉庫內(nèi)，并安排專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)定期對貴重物資進(jìn)行盤點，確保賬實相符。2.涉密物資：涉及公司機密的文件、資料、數(shù)據(jù)等涉密物資，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行存放和管理。涉密物資應(yīng)存放在專門的保密柜中，并設(shè)置密碼鎖。保密柜應(yīng)放置在安全可靠的房間內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)保管。3.易燃易爆物資：少量的易燃易爆物資，如酒精、汽油等，應(yīng)存放在專門的危險化學(xué)品倉庫內(nèi)，并按照危險化學(xué)品的管理規(guī)定進(jìn)行存放和使用。危險化學(xué)品倉庫應(yīng)設(shè)置明顯的警示標(biāo)志，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。四、辦公物資存放的登記與盤點（一）登記管理1.建立物資臺賬：公司應(yīng)建立辦公物資臺賬，對辦公物資進(jìn)行詳細(xì)登記。物資臺賬應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、存放位置等信息。2.出入庫登記：辦公物資的出入庫應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄出入庫時間、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、出入庫原因等信息。出入庫登記應(yīng)采用紙質(zhì)臺賬和電子臺賬相結(jié)合的方式，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.變更登記：辦公物資的存放位置、使用部門等信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時進(jìn)行變更登記，確保物資臺賬信息的及時更新。（二）盤點管理1.定期盤點：公司應(yīng)定期對辦公物資進(jìn)行盤點，一般每季度進(jìn)行一次全面盤點，每年進(jìn)行一次年終盤點。盤點工作應(yīng)由財務(wù)部門、倉庫管理部門、使用部門等相關(guān)人員共同參與。2.盤點方法：盤點時應(yīng)采用實地盤點的方法，對辦公物資的實際數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行逐一核對。盤點過程中應(yīng)做好記錄，記錄盤點時間、物資名稱、規(guī)格、型號、實際數(shù)量、賬面數(shù)量等信息。3.盤點結(jié)果處理：盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。對于盤盈的物資，應(yīng)及時調(diào)整物資臺賬；對于盤虧的物資，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、辦公物資存放的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構(gòu)公司設(shè)立辦公物資存放監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門、審計部門、倉庫管理部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司辦公物資存放制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門、各分支機構(gòu)及全體員工是否嚴(yán)格執(zhí)行辦公物資存放制度，是否存在違反制度的行為。2.物資存放情況：檢查辦公物資的存放是否符合分類存放、標(biāo)識清晰、安全第一等要求，是否存在物資存放混亂、標(biāo)識不清、安全隱患等問題。3.登記與盤點情況：檢查辦公物資的登記與盤點工作是否及時、準(zhǔn)確、完整，是否存在登記不規(guī)范、盤點不認(rèn)真等問題。（三）檢查頻率監(jiān)督小組應(yīng)定期對公司辦公物資存放情況進(jìn)行檢查，一般每月進(jìn)行一次抽查，每季度進(jìn)行一次全面檢查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（四）整改要求1.明確整改責(zé)任：相關(guān)部門和人員應(yīng)按照整改通知書的要求，明確整改責(zé)任，制定整改措施，確保整改工作落實到位。2.按時完成整改：整改工作應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)完成，整改完成后應(yīng)及時向監(jiān)督小組提交整改報告。3.跟蹤復(fù)查：監(jiān)督小組應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對于整改不力的部門和人員，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、獎懲措施（一）獎勵對于嚴(yán)格執(zhí)行辦公物資存放制度，在辦公物資管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于：頒發(fā)榮譽證書、