PAGE檔案交接制度不規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、有序進(jìn)行，維護(hù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案交接的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案交接工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則交接的檔案應(yīng)真實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整安全原則保證檔案的完整性，防止檔案在交接過程中出現(xiàn)丟失、損壞、泄密等情況。4.及時高效原則檔案交接應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，提高工作效率，避免因交接延誤影響工作開展。二、檔案交接的范圍（一）文書檔案1.公司/組織各類文件、通知、報告、決議等正式發(fā)文。2.各部門之間往來的函件、請示、批復(fù)等。3.會議文件、紀(jì)要、記錄等。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)手續(xù)文件。2.員工薪酬、福利、績效考核等資料。3.員工培訓(xùn)記錄、職業(yè)發(fā)展檔案等。（三）財務(wù)檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。2.稅務(wù)申報資料、審計報告等。3.財務(wù)預(yù)算、決算文件。（四）業(yè)務(wù)檔案1.項目立項、可行性研究報告、合同協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)流程中的各類表單、記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。3.客戶資料、市場調(diào)研數(shù)據(jù)等。（五）其他檔案1.公司/組織榮譽(yù)證書、資質(zhì)文件等。2.固定資產(chǎn)檔案，包括購置合同、驗收報告、使用記錄等。3.電子檔案，如存儲在計算機(jī)系統(tǒng)、服務(wù)器中的各類數(shù)據(jù)文件。三、檔案交接的流程（一）交接準(zhǔn)備1.交接雙方應(yīng)提前確定交接時間、地點，并指定專人負(fù)責(zé)交接工作。2.移交方應(yīng)按照檔案分類整理好待交接的檔案，編制檔案清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、日期、保管期限等詳細(xì)信息。3.接收方應(yīng)對交接檔案的內(nèi)容、范圍進(jìn)行初步了解，準(zhǔn)備好接收檔案所需的存儲設(shè)備、場地等。（二）現(xiàn)場交接1.移交方與接收方在約定的時間和地點進(jìn)行面對面交接。移交人應(yīng)向接收人逐一介紹檔案的基本情況，并對重要檔案進(jìn)行重點說明。2.雙方按照檔案清單進(jìn)行核對，檢查檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時記錄并協(xié)商解決。3.對于電子檔案，移交方應(yīng)確保數(shù)據(jù)的可讀取性，并向接收方提供數(shù)據(jù)備份介質(zhì)或說明數(shù)據(jù)存儲位置、訪問方式等信息。4.交接過程中，雙方應(yīng)在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）后續(xù)工作1.接收方應(yīng)及時將接收的檔案進(jìn)行妥善保管，按照公司/組織的檔案管理制度進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案索引，以便于查詢和利用。2.接收方如發(fā)現(xiàn)檔案存在質(zhì)量問題或與交接清單不符的情況，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)通知移交方進(jìn)行核實和處理。3.檔案交接完成后，交接雙方應(yīng)將交接過程中涉及的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備后續(xù)查閱。四、檔案交接的責(zé)任劃分（一）移交方責(zé)任1.確保移交的檔案真實、完整、準(zhǔn)確，符合法律法規(guī)和公司/組織檔案管理要求。2.按照規(guī)定的時間和要求完成檔案整理、清單編制等準(zhǔn)備工作，并向接收方提供必要的檔案說明和解釋。3.在交接過程中，如實回答接收方關(guān)于檔案的疑問，協(xié)助接收方完成交接工作。4.對移交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，如因移交方原因?qū)е聶n案出現(xiàn)問題，移交方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）接收方責(zé)任1.及時安排人員進(jìn)行檔案接收，按照規(guī)定的程序和要求完成交接工作。2.對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對、檢查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量等符合要求。3.妥善保管接收的檔案，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與移交方溝通解決，并做好記錄。對因接收方原因?qū)е聶n案出現(xiàn)問題的，接收方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）監(jiān)交方責(zé)任（如有）1.對于重要檔案的交接或涉及多個部門的檔案交接，應(yīng)指定監(jiān)交方進(jìn)行監(jiān)督。2.監(jiān)交方負(fù)責(zé)監(jiān)督交接過程的合規(guī)性、真實性和準(zhǔn)確性，確保交接工作按照規(guī)定的程序進(jìn)行。3.協(xié)調(diào)解決交接過程中出現(xiàn)的爭議和問題，對交接結(jié)果進(jìn)行審核確認(rèn)。五、檔案交接的時間要求（一）定期交接1.公司/組織應(yīng)根據(jù)實際情況，規(guī)定定期檔案交接的時間間隔，如每月、每季度或每年進(jìn)行一次。2.定期交接的檔案范圍應(yīng)明確，移交方應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案整理和清單編制工作，并通知接收方進(jìn)行交接。3.接收方應(yīng)在收到通知后的規(guī)定時間內(nèi)安排人員進(jìn)行交接，確保定期交接工作按時完成。（二）臨時交接1.因工作需要，如部門調(diào)整、項目結(jié)束等，需要進(jìn)行臨時檔案交接的，應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員。2.移交方應(yīng)在接到通知后的規(guī)定時間內(nèi)完成檔案準(zhǔn)備工作，接收方應(yīng)及時安排接收，確保臨時交接工作不影響工作的正常開展。3.臨時交接完成后，雙方應(yīng)及時將交接情況報告上級主管部門備案。六、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案交接工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查交接制度的執(zhí)行情況。2.對檔案交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行糾正，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行督促整改。3.定期對檔案交接工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案交接制度。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案交接資料。2.對于外部檢查提出的問題和意見，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改落實，并將整改情況報告上級主管部門。七、檔案交接中的保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案。2.在檔案交接過程中知悉的其他不宜公開的信息。（二）保密措施1.交接雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在交接過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制接觸人員、使用加密存儲設(shè)備等，防止檔案信息泄露。3.對于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在專門的場所進(jìn)行交接，并嚴(yán)格控制交接過程中的信息傳播。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)交接雙方違反保密規(guī)定，泄露檔案信息的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.給公司/組織造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案交接中的特殊情況處理（一）檔案缺失或損壞1.在交接過程中發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞的，移交方應(yīng)及時查找原因，并向接收方說明情況。2.如能確定缺失或損壞的檔案內(nèi)容，可以通過復(fù)制、補(bǔ)充等方式進(jìn)行補(bǔ)救的，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成補(bǔ)救工作，并重新進(jìn)行交接。3.如無法確定缺失或損壞的檔案內(nèi)容，或無法進(jìn)行有效補(bǔ)救的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并記錄在案。（二）交接爭議1.交接雙方如在檔案數(shù)量、質(zhì)量、交接程序等方面存在爭議，應(yīng)首先通過協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可以申請上級主管部門進(jìn)行協(xié)調(diào)處理