PAGE規(guī)范痕跡材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司痕跡材料管理，確保痕跡材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和安全性，充分發(fā)揮痕跡材料在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在工作過程中產(chǎn)生的各類痕跡材料的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保痕跡材料管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：痕跡材料應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，保證材料內(nèi)容完整無缺漏。3.規(guī)范有序原則：對(duì)痕跡材料的形成、收集、整理、歸檔、保管和使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，確保管理工作有序進(jìn)行。4.安全保密原則：妥善保管痕跡材料，防止信息泄露，確保材料的安全性和保密性。二、痕跡材料的范圍與分類（一）范圍1.各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等紙質(zhì)文檔。2.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等會(huì)議相關(guān)材料。3.工作方案、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作過程資料。4.合同、協(xié)議、訂單等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來文件。5.調(diào)查研究報(bào)告、考察記錄、評(píng)估報(bào)告等專項(xiàng)工作材料。6.人事檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等人力資源相關(guān)材料。7.財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。8.其他在工作中形成的具有保存價(jià)值的材料。（二）分類1.按部門分類：分為行政部門痕跡材料、財(cái)務(wù)部門痕跡材料、業(yè)務(wù)部門痕跡材料、人力資源部門痕跡材料等。2.按工作性質(zhì)分類：分為日常管理類痕跡材料、業(yè)務(wù)開展類痕跡材料、專項(xiàng)工作類痕跡材料等。3.按時(shí)間順序分類：分為年度痕跡材料、季度痕跡材料、月度痕跡材料等。三、痕跡材料的形成與收集（一）形成要求1.痕跡材料應(yīng)在工作過程中同步形成，確保材料與工作實(shí)際緊密關(guān)聯(lián)，真實(shí)反映工作開展情況。2.材料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，語言表達(dá)規(guī)范，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。3.涉及簽名、蓋章等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的，必須嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，確保手續(xù)完備。（二）收集責(zé)任1.各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位工作痕跡材料的及時(shí)收集和初步整理。2.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督促本部門工作人員做好痕跡材料的收集工作，并對(duì)收集的材料進(jìn)行審核把關(guān)。（三）收集時(shí)間1.一般性工作痕跡材料應(yīng)在工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集完畢。2.重大項(xiàng)目、專項(xiàng)工作等痕跡材料應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)度及時(shí)收集，確保材料的連貫性和完整性。四、痕跡材料的整理與歸檔（一）整理要求1.對(duì)收集到的痕跡材料進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)、無效的材料。2.按照材料的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行有序排列，確保材料層次分明。3.對(duì)材料進(jìn)行編號(hào)、編目，制作清晰的目錄清單，便于查找和管理。（二）歸檔流程1.整理后的痕跡材料由部門資料員統(tǒng)一提交至公司檔案室。2.檔案室工作人員對(duì)提交的材料進(jìn)行再次審核，檢查材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄索引。（三）歸檔期限1.年度痕跡材料應(yīng)在次年[X]月底前完成歸檔。2.重要專項(xiàng)工作痕跡材料應(yīng)在工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。五、痕跡材料的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案室，用于存放各類痕跡材料。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.對(duì)于電子痕跡材料，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（二）保管方式1.紙質(zhì)痕跡材料應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范進(jìn)行裝訂、編冊(cè)，分類存放于檔案柜中。2.電子痕跡材料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立科學(xué)的文件夾結(jié)構(gòu)。3.對(duì)重要、珍貴的痕跡材料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等。（三）保管期限1.一般痕跡材料的保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀。2.涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵信息的痕跡材料應(yīng)長(zhǎng)期保管。（四）保管檢查1.檔案室工作人員應(yīng)定期對(duì)痕跡材料的保管情況進(jìn)行檢查，確保材料存放安全、完好。2.每年應(yīng)對(duì)痕跡材料進(jìn)行全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、痕跡材料的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部因工作需要查閱、借閱痕跡材料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因法定事由需要查閱公司痕跡材料的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）使用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員如需查閱、借閱痕跡材料，應(yīng)填寫《痕跡材料使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、材料名稱、使用期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案室。（三）審批流程1.檔案室收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)。2.涉及重要、機(jī)密痕跡材料的使用申請(qǐng)，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）使用要求1.查閱痕跡材料應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將材料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意。2.借閱痕跡材料的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.使用痕跡材料過程中應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、損毀、丟失材料。七、痕跡材料的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿且經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的痕跡材料。2.因工作失誤、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因產(chǎn)生的重復(fù)、無效的痕跡材料。（二）銷毀程序1.由檔案室提出痕跡材料銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、材料名稱、數(shù)量等信息。3.對(duì)于電子痕跡材料的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)清除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（三）監(jiān)督檢查公司審計(jì)部門或其他相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)痕跡材料的銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作合規(guī)、徹底。八、責(zé)任追究（一）對(duì)違反本制度行為的認(rèn)定1.未按照規(guī)定及時(shí)形成、收集痕跡材料的。2.對(duì)痕跡材料進(jìn)行虛假記錄、偽造、篡改的。3.擅自銷毀、涂改、丟失痕跡材料的。4.違反痕跡材料使用規(guī)定，造成信息泄露或其他不良后果的。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予責(zé)任人批評(píng)教育、責(zé)令改正等處理。2.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，視情況給予責(zé)任人警告、記過、降職、撤職等行政處分；造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償