PAGE代辦代買制度規(guī)范一、總則1.目的為了規(guī)范公司內(nèi)部代辦代買行為，明確各方責(zé)任和義務(wù)，保障公司及員工的合法權(quán)益，提高工作效率，特制定本制度規(guī)范。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作過(guò)程中涉及的代辦代買事項(xiàng)，包括但不限于辦公用品采購(gòu)、業(yè)務(wù)文件傳遞、生活物品代購(gòu)等與工作或工作相關(guān)生活需求相關(guān)事宜。3.基本原則合法合規(guī)原則：代辦代買行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得從事任何違法違規(guī)活動(dòng)。誠(chéng)實(shí)守信原則：代辦人應(yīng)如實(shí)向被代辦人傳達(dá)相關(guān)信息，不得隱瞞、虛報(bào)或故意誤導(dǎo)。責(zé)任明確原則：明確代辦人和被代辦人的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。高效便捷原則：在確保規(guī)范的前提下，盡可能提高代辦代買工作的效率，滿足工作和生活需求。二、代辦代買事項(xiàng)范圍1.辦公用品采購(gòu)包括但不限于辦公文具、辦公設(shè)備耗材、辦公家具等的采購(gòu)。2.業(yè)務(wù)文件傳遞如合同文件、報(bào)告、資料等的傳遞，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)指定人員。3.生活物品代購(gòu)在員工因工作需要無(wú)法親自購(gòu)買生活物品時(shí)，可為其代購(gòu)必要的生活物資，如勞保用品、工作制服等。4.其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的代辦代買事項(xiàng)對(duì)于特殊情況下的代辦代買需求，需經(jīng)公司相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后納入本制度管理范圍。三、代辦人職責(zé)與要求1.職責(zé)按照被代辦人的要求，準(zhǔn)確、及時(shí)地完成代辦代買事項(xiàng)。對(duì)代辦代買過(guò)程中涉及的物品、文件等進(jìn)行妥善保管，確保安全無(wú)損。及時(shí)向被代辦人反饋代辦代買事項(xiàng)的進(jìn)展情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)溝通解決。協(xié)助被代辦人處理與代辦代買事項(xiàng)相關(guān)的后續(xù)事宜，如報(bào)銷、驗(yàn)收等。2.要求具備良好的溝通能力和責(zé)任心，能夠與被代辦人及相關(guān)方進(jìn)行有效的溝通協(xié)調(diào)。熟悉代辦代買事項(xiàng)的流程和要求，了解相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，能夠正確處理代辦代買過(guò)程中的費(fèi)用結(jié)算和報(bào)銷事宜。嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得利用代辦代買之便謀取私利。四、被代辦人職責(zé)與要求1.職責(zé)明確提出代辦代買事項(xiàng)的具體要求，包括物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格范圍、文件傳遞要求等。及時(shí)向代辦人提供必要的信息和資料，以便代辦人順利完成代辦代買事項(xiàng)。按照公司規(guī)定及時(shí)對(duì)代辦代買的物品或文件進(jìn)行驗(yàn)收，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出并協(xié)助解決。按照公司財(cái)務(wù)制度辦理代辦代買費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)。2.要求對(duì)代辦代買事項(xiàng)的要求應(yīng)清晰明確，避免因表述不清導(dǎo)致誤解或延誤。積極配合代辦人的工作，提供必要的支持和協(xié)助。尊重代辦人的勞動(dòng)成果，不得無(wú)故刁難或拖延驗(yàn)收、報(bào)銷等環(huán)節(jié)。五、代辦代買流程1.申請(qǐng)被代辦人如需代辦代買事項(xiàng)，應(yīng)填寫《代辦代買申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明代辦事項(xiàng)的內(nèi)容、要求、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)事項(xiàng)的合理性、必要性以及公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。對(duì)于涉及金額較大或重要的代辦代買事項(xiàng)，需報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回給被代辦人，并抄送財(cái)務(wù)部門備案。3.委托被代辦人將審批通過(guò)的《代辦代買申請(qǐng)表》交給代辦人，明確告知代辦事項(xiàng)的具體要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，代辦人確認(rèn)接受委托，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.采購(gòu)/辦理代辦人按照被代辦人的要求，選擇合適的供應(yīng)商或方式進(jìn)行代辦代買事項(xiàng)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)遵循性價(jià)比最優(yōu)原則，確保所購(gòu)物品或服務(wù)符合質(zhì)量要求。對(duì)于需要簽訂合同的采購(gòu)事項(xiàng)，應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.驗(yàn)收代辦代買事項(xiàng)完成后，代辦人應(yīng)及時(shí)通知被代辦人進(jìn)行驗(yàn)收。被代辦人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，并在《代辦代買驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與代辦人溝通解決，直至驗(yàn)收合格。6.報(bào)銷代辦人憑有效的發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以報(bào)銷。六、費(fèi)用管理1.預(yù)算控制對(duì)于代辦代買事項(xiàng)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行合理預(yù)算。在申請(qǐng)環(huán)節(jié)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格審核預(yù)算的合理性，避免不必要的費(fèi)用支出。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)明確各類代辦代買事項(xiàng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，如辦公用品的采購(gòu)價(jià)格不得高于市場(chǎng)同類產(chǎn)品的合理價(jià)格，業(yè)務(wù)文件傳遞的快遞費(fèi)用應(yīng)根據(jù)文件重量和距離按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行等。對(duì)于超出費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的部分，需經(jīng)特殊審批后方可報(bào)銷。3.報(bào)銷規(guī)定代辦人應(yīng)在代辦代買事項(xiàng)完成后及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。報(bào)銷時(shí)應(yīng)填寫詳細(xì)的報(bào)銷單，注明代辦事項(xiàng)的內(nèi)容、費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷金額等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后將報(bào)銷款項(xiàng)支付給代辦人。七、信息溝通與記錄1.信息溝通代辦人和被代辦人應(yīng)保持密切的信息溝通，及時(shí)反饋代辦代買事項(xiàng)的進(jìn)展情況、遇到的問(wèn)題及解決方案等。對(duì)于重要的代辦代買事項(xiàng)，應(yīng)建立定期溝通機(jī)制，確保雙方對(duì)事項(xiàng)的整體情況有清晰的了解。2.記錄管理建立《代辦代買事項(xiàng)記錄臺(tái)賬》，對(duì)每一項(xiàng)代辦代買事項(xiàng)的申請(qǐng)、審批、委托采購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括日期、事項(xiàng)內(nèi)容、代辦人、被代辦人、費(fèi)用金額等信息。記錄臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以便查詢和追溯代辦代買事項(xiàng)的歷史情況。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)代辦代買制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查代辦代買事項(xiàng)的流程合規(guī)性、費(fèi)用支出合理性、信息記錄完整性等方面。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門代辦代買事項(xiàng)的日常監(jiān)督，確保本部門員工嚴(yán)格按照制度規(guī)范執(zhí)行。2.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)范的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、績(jī)效扣分、解除勞動(dòng)合同等。如因代