PAGE隔離酒店會議制度規(guī)范一、總則（一）目的為了確保在隔離酒店環(huán)境下會議的順利進(jìn)行，提高溝通效率，保障信息準(zhǔn)確傳達(dá)，特制定本會議制度規(guī)范。本制度適用于在隔離酒店內(nèi)舉行的各類工作會議、協(xié)調(diào)會議、培訓(xùn)會議等，旨在規(guī)范會議組織、流程、紀(jì)律等方面，確保會議達(dá)到預(yù)期效果，促進(jìn)各項工作的有序開展，同時符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于在隔離酒店內(nèi)參與會議組織、參會的所有人員，包括但不限于公司員工、合作伙伴、相關(guān)政府部門工作人員等。（三）會議原則1.合法性原則：會議的組織和開展必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及地方政府關(guān)于疫情防控期間隔離場所管理的相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：以提高溝通效率、解決實際問題為目標(biāo)，精簡會議流程，確保會議能夠快速、準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，做出決策。3.安全性原則：充分考慮隔離酒店的特殊環(huán)境，保障參會人員的健康安全，避免交叉感染風(fēng)險。會議組織過程中要嚴(yán)格落實各項防疫措施。4.保密性原則：涉及公司機密、敏感信息或個人隱私的會議內(nèi)容，必須嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.各部門或項目組根據(jù)工作需要，提前[X]個工作日填寫《隔離酒店會議申請表》，詳細(xì)說明會議主題、目的、參會人員范圍、會議時間、預(yù)計時長等信息。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至?xí)h管理部門。2.會議管理部門收到申請表后，進(jìn)行初步審核，確認(rèn)會議必要性、時間安排合理性以及與其他會議是否存在沖突等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與申請部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改建議。3.對于涉及多個部門或跨部門合作的重要會議，會議管理部門需組織相關(guān)部門進(jìn)行會前協(xié)調(diào)，確保會議議題明確、各方意見統(tǒng)一，避免會議過程中出現(xiàn)分歧和混亂。（二）會議通知1.經(jīng)審核通過的會議，會議管理部門負(fù)責(zé)在會議召開前[X]小時向參會人員發(fā)送會議通知。通知方式優(yōu)先采用電子郵件，同時可通過隔離酒店內(nèi)部通訊軟件進(jìn)行提醒。2.會議通知應(yīng)包含以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點（具體房間號）、參會人員名單、會議議程、會議要求（如是否需要提前準(zhǔn)備資料、是否需要發(fā)言等）以及防疫注意事項（如提前做好個人防護(hù)、按照指定路線前往會議室等）。3.對于臨時召開的緊急會議，會議管理部門應(yīng)在最短時間內(nèi)將會議通知傳達(dá)給參會人員，并確保參會人員清楚了解會議的緊急性和重要性。（三）會議準(zhǔn)備1.場地安排根據(jù)會議規(guī)模和參會人員數(shù)量，合理安排會議室。確保會議室通風(fēng)良好，配備必要的防疫設(shè)備，如消毒用品、免洗洗手液等。在會議室入口處設(shè)置體溫檢測點，安排專人負(fù)責(zé)為參會人員測量體溫，并提醒參會人員佩戴口罩。對會議室進(jìn)行清潔消毒，提前[X]小時打開會議室門窗通風(fēng)換氣。會議開始前，再次對會議室桌椅、設(shè)備等進(jìn)行擦拭消毒。2.設(shè)備調(diào)試提前檢查會議室的音響、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備是否正常運行，確保會議過程中聲音清晰、圖像顯示正常。準(zhǔn)備好備用設(shè)備和應(yīng)急電源，以應(yīng)對突發(fā)設(shè)備故障情況。3.資料準(zhǔn)備根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備好相關(guān)會議資料，如匯報材料、文件、數(shù)據(jù)報表等。資料應(yīng)提前打印裝訂成冊，并按照參會人員名單進(jìn)行分發(fā)。對于需要在會議上展示的電子資料及演示文稿，提前在會議室電腦上進(jìn)行調(diào)試，確保播放順暢。（四）會議主持與記錄1.主持人主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，明確會議目的和重點。會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議背景、目的、議程安排以及參會人員，確保參會人員對會議有清晰的了解。在會議過程中，主持人要把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞主題發(fā)言，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。對于參會人員之間的討論和分歧，主持人應(yīng)及時進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保會議能夠達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。會議結(jié)束時，主持人應(yīng)對會議內(nèi)容進(jìn)行簡要總結(jié)，明確下一步工作安排和責(zé)任分工。2.記錄人記錄人應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議記錄所需的筆記本、錄音設(shè)備（經(jīng)參會人員同意）等工具。在會議過程中，記錄人要認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，確保能夠真實反映會議全貌。會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時整理會議記錄，形成《隔離酒店會議紀(jì)要》。紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)包括會議基本信息（如會議主題、時間、地點、參會人員等）、會議議程、會議主要內(nèi)容及討論結(jié)果、決策事項及責(zé)任分工、下一步工作計劃等。紀(jì)要經(jīng)主持人審核簽字后，在[X]個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。三、會議流程（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)按照會議通知要求，提前到達(dá)會議室入口處，在簽到表上簽到。簽到表應(yīng)記錄參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。2.負(fù)責(zé)體溫檢測的工作人員對參會人員進(jìn)行體溫檢測，體溫正常且無其他異常癥狀的人員方可進(jìn)入會議室。如發(fā)現(xiàn)體溫異常或有其他不適癥狀的人員，應(yīng)立即按照隔離酒店應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。（二）會議開場1.主持人按照預(yù)定時間準(zhǔn)時宣布會議開始，介紹會議背景、目的、議程安排以及參會人員。2.主持人簡要回顧上次會議的主要內(nèi)容和決議執(zhí)行情況，以便本次會議能夠在此基礎(chǔ)上進(jìn)行深入討論和推進(jìn)工作。（三）會議議程進(jìn)行1.按照會議議程順序，依次進(jìn)行各項議題的討論。每個議題討論時，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)先進(jìn)行簡要匯報，然后組織參會人員進(jìn)行討論和交流。2.參會人員應(yīng)積極發(fā)言，圍繞議題提出自己的觀點、意見和建議。發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關(guān)的表述。在討論過程中，要尊重他人意見，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。3.對于重要議題或存在較大分歧的問題，主持人應(yīng)組織參會人員進(jìn)行充分討論，引導(dǎo)各方深入分析問題，尋求共識和解決方案。如經(jīng)過充分討論仍無法達(dá)成一致意見，主持人應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，由上級領(lǐng)導(dǎo)做出最終決策。（四）會議決策與記錄1.在會議討論過程中，對于形成的決策事項，應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間和具體要求等。決策事項應(yīng)記錄在會議紀(jì)要中，并經(jīng)參會人員確認(rèn)簽字。2.會議記錄人要實時記錄會議討論內(nèi)容和決策結(jié)果，確保記錄準(zhǔn)確無誤。對于重要決策和關(guān)鍵信息，應(yīng)進(jìn)行重點標(biāo)注，以便后續(xù)查閱和執(zhí)行。（五）會議結(jié)束1.主持人對會議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，再次明確會議決策事項、責(zé)任分工和下一步工作計劃。強調(diào)各項工作的重要性和緊迫性，要求參會人員認(rèn)真落實會議精神，按時完成工作任務(wù)。2.主持人宣布會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)有序離開會議室。離開時，注意保持會議室整潔，將個人物品帶走，不得隨意丟棄垃圾。3.會議結(jié)束后，會議管理部門負(fù)責(zé)對會議室進(jìn)行清理和消毒，關(guān)閉相關(guān)設(shè)備電源，確保會議室環(huán)境安全整潔，為下一次會議做好準(zhǔn)備。四、會議紀(jì)律（一）參會紀(jì)律1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議時間，提前[X]分鐘到達(dá)會議室簽到，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時參會，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員進(jìn)入會議室后，應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間接打電話、玩手機游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁等。如有緊急情況需要處理，應(yīng)離開會議室到安靜的地方進(jìn)行，處理完畢后盡快返回會議室繼續(xù)參會。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取他人發(fā)言，不得隨意打斷或交頭接耳。如有不同意見，應(yīng)在發(fā)言人員結(jié)束后，禮貌地提出自己的觀點和建議，共同營造良好的會議氛圍。4.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議保密制度，不得泄露會議內(nèi)容和討論情況。對于涉及公司機密、敏感信息或個人隱私的會議內(nèi)容，必須嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。（二）會議組織紀(jì)律1.會議組織人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)范組織會議，確保會議各項流程有序進(jìn)行。不得擅自更改會議時間、地點、議程等重要信息，如有特殊情況需要調(diào)整，應(yīng)提前通知參會人員并說明原因。2.會議組織人員應(yīng)認(rèn)真做好會議準(zhǔn)備工作，確保會議室設(shè)備正常運行、資料準(zhǔn)備齊全、防疫措施落實到位等。對于因組織不力導(dǎo)致會議無法正常進(jìn)行的，要追究相關(guān)人員責(zé)任。3.會議組織人員應(yīng)及時處理會議過程中出現(xiàn)的各種問題，如設(shè)備故障、人員突發(fā)狀況等，確保會議能夠順利進(jìn)行。對于無法當(dāng)場解決的問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。五、會議監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立會議監(jiān)督小組，由行政部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括人力資源部門、紀(jì)檢部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對隔離酒店會議制度規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組通過現(xiàn)場檢查、查閱會議記錄、聽取參會人員反饋等方式，對會議組織、參會紀(jì)律、會議效果等方面進(jìn)行全面監(jiān)督。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.鼓勵參會人員對違反會議紀(jì)律的行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對違反紀(jì)律的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核辦法1.將會議制度規(guī)范的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律和制度，積極參與會議并為會議做出貢獻(xiàn)的員工，給予相應(yīng)的績效加分獎勵。2.對于違反會議紀(jì)律的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效扣分處罰。如遲到、早退一次扣[X]分，無故缺席會議一次扣[X]分，泄露會議機密等嚴(yán)重違反紀(jì)律行為的，給予嚴(yán)肅批評教育，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行進(jìn)一步處理。3.對于會議組織部門，如因組織不力導(dǎo)致會議出現(xiàn)重大失誤或未能達(dá)到預(yù)期效果的，對部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行績效扣分，并要求部門進(jìn)行整改。整改不力的，將對部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)。六、附則（一）解釋權(quán)本制度規(guī)范由公司[具體部門]負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或需要進(jìn)一步明確的問題，由解釋部門根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)