PAGE開展座談會制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織的座談會開展流程，確保座談會能夠有效發(fā)揮溝通交流、收集意見、解決問題等作用，促進公司/組織的健康發(fā)展，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各層級之間開展的各類座談會，包括但不限于工作匯報座談會、問題研討座談會、經(jīng)驗分享座談會等。（三）基本原則1.民主公開原則：座談會應充分發(fā)揚民主，鼓勵參會人員積極發(fā)言，表達真實意見和想法。會議內(nèi)容和相關信息應及時公開，確保透明度。2.實事求是原則：參會人員應基于事實，客觀地反映問題、分析問題、提出建議，避免夸大或虛假陳述。3.高效務實原則：座談會應注重實效，圍繞主題展開討論，避免形式主義，及時解決實際問題，提高工作效率。4.尊重包容原則：尊重參會人員的不同觀點和意見，營造包容、和諧的會議氛圍，鼓勵大家暢所欲言。二、座談會的組織與準備（一）會議發(fā)起1.公司/組織內(nèi)任何部門或個人認為有必要召開座談會時，應提前填寫《座談會發(fā)起申請表》，詳細說明會議主題、目的、參會人員范圍、預計時間等內(nèi)容。2.《座談會發(fā)起申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司/組織的綜合管理部門（或相關負責部門）。（二）會議審批1.綜合管理部門（或相關負責部門）收到《座談會發(fā)起申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核。審核重點包括會議必要性、主題明確性、參會人員合理性等。2.對于符合要求的申請，由綜合管理部門（或相關負責部門）報公司/組織領導審批。領導審批通過后，方可確定召開座談會。（三）會議籌備1.確定會議時間和地點：根據(jù)會議主題和參會人員情況，選擇合適的會議時間和地點。會議時間應避免與重要工作或活動沖突，地點應便于參會人員到達，且具備良好的會議設施和環(huán)境。2.確定參會人員：根據(jù)會議主題和目的，確定參會人員范圍。參會人員應具有代表性，涵蓋與會議主題相關的各個層面和部門。如有必要，可邀請外部專家或相關利益方參加。3.制定會議議程：會議發(fā)起部門負責制定詳細的會議議程，明確會議的各項議題、討論順序、時間安排等。會議議程應提前發(fā)送給參會人員，以便他們做好準備。4.準備會議資料：根據(jù)會議主題和議程，準備相關的會議資料，如匯報材料、問題清單、案例分析等。會議資料應提前發(fā)放給參會人員，確保他們對會議內(nèi)容有充分的了解。5.通知參會人員：綜合管理部門（或相關負責部門）負責按照確定的參會人員名單，及時通知參會人員會議的時間、地點、議程和資料等信息。通知方式可采用郵件、短信、內(nèi)部公告等多種形式，確保參會人員能夠收到通知。三、座談會的召開（一）會議開場1.會議主持人應提前到達會議現(xiàn)場，檢查會議準備情況，確保會議按時開始。2.會議開場時，主持人簡要介紹會議的主題、目的、議程和參會人員，強調(diào)會議紀律和注意事項。（二）主題闡述與匯報1.按照會議議程，由相關負責人對會議主題進行闡述，匯報相關工作進展、存在問題等情況。匯報應條理清晰、數(shù)據(jù)準確、重點突出，時間控制在規(guī)定范圍內(nèi)。2.在匯報過程中，如有需要，可使用圖表、PPT等輔助工具，以便參會人員更好地理解匯報內(nèi)容。（三）討論與交流1.匯報結束后，進入討論交流環(huán)節(jié)。主持人應引導參會人員圍繞主題展開討論，鼓勵大家積極發(fā)言，分享觀點和經(jīng)驗。2.參會人員應尊重他人發(fā)言，認真傾聽，不得隨意打斷。如有不同意見，應在他人發(fā)言結束后，禮貌地提出自己的看法，并進行充分的論證和交流。3.主持人應把控討論節(jié)奏，確保討論圍繞主題進行，避免偏離方向或出現(xiàn)混亂局面。對于討論中出現(xiàn)的爭議或分歧，主持人應及時進行協(xié)調(diào)和引導，尋求共識或解決方案。（四）記錄與整理1.安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論要點、提出的問題和建議等。會議記錄應客觀、準確、完整，字跡清晰。2.會議記錄人員可采用手寫記錄或電子記錄的方式進行記錄。記錄完成后，應及時整理會議記錄，形成會議紀要。會議紀要應在會議結束后[X]個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會人員和相關領導審核。（五）會議總結1.在會議接近尾聲時，主持人對會議進行總結?？偨Y內(nèi)容應包括會議的主要成果、達成的共識、存在的問題和下一步工作計劃等。2.主持人應感謝參會人員的積極參與和貢獻，鼓勵大家繼續(xù)關注相關工作，共同推動公司/組織的發(fā)展。（六）會議結束1.主持人宣布會議結束后，參會人員有序離開會議現(xiàn)場。2.會議組織部門負責清理會議現(xiàn)場，整理會議資料，妥善保管會議記錄和紀要等文件。四、座談會的后續(xù)跟進（一）問題跟蹤與解決1.對于座談會上提出的問題和建議，相關責任部門應進行認真梳理和分析，制定具體的解決方案和行動計劃。2.解決方案和行動計劃應明確責任人和時間節(jié)點，確保問題能夠得到及時有效的解決。責任部門應定期向公司/組織匯報問題解決進展情況，直至問題徹底解決。（二）會議紀要執(zhí)行情況檢查1.綜合管理部門（或相關負責部門）負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。定期收集各責任部門關于會議紀要執(zhí)行情況的報告，了解問題解決進度和工作落實情況。2.對于未按照會議紀要要求執(zhí)行的部門，綜合管理部門（或相關負責部門）應及時進行督促和提醒，確保各項工作能夠按照計劃推進。（三）經(jīng)驗總結與推廣1.對座談會中形成的好經(jīng)驗、好做法，相關部門應及時進行總結和提煉，形成可推廣的案例或模式。2.通過內(nèi)部培訓、經(jīng)驗分享會、內(nèi)部刊物等多種形式，將這些經(jīng)驗和做法推廣到公司/組織的其他部門，促進整體工作水平的提升。五、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織者請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應遵守會議秩序，將手機調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，不得在會議期間接打電話、玩手機或從事其他與會議無關的事情。3.參會人員應認真傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，尊重他人意見，不得在會議上發(fā)表與會議主題無關或不恰當?shù)难哉摗?.參會人員應保守會議機密，對于會議討論的內(nèi)容、涉及的商業(yè)機密、個人隱私等信息，不得擅自泄露給無關人員。（二）會議組織者職責1.會議組織者應認真做好會議的籌備工作，確保會議順利進行。提前檢查會議場地、設備、資料等準備情況，及時解決出現(xiàn)的問題。2.會議組織者應合理安排會議議程，控制會議時間，確保會議高效進行。對于超時的會議議題，應及時進行調(diào)整或壓縮，避免會議時間過長。3.會議組織者應維護會議秩序，及時處理會議中出現(xiàn)的突發(fā)情況。對于參會人員之間的爭議或沖突，應及時進行協(xié)調(diào)和化解，營造良好的會議氛圍。4.會議組織者應按照規(guī)定及時整理會議記錄和紀要，確保記錄準確、完整，并及時發(fā)送給相關人員。同時，負責跟蹤會議紀要的執(zhí)行情況，