PAGE印章使用規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司經(jīng)營、管理、對外交往等活動中印章的使用。（三）印章種類1.公司公章：代表公司的法定印章，具有最高法律效力，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法人章：代表公司法定代表人的印章，用于特定文件或事項的簽署。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、報表等的蓋章。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知等的發(fā)布。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。需刻制印章時，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.行政部門根據(jù)審批意見，選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行驗收，檢查印章的規(guī)格、樣式、文字等是否符合要求。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布印章啟用通知。2.印章啟用通知應(yīng)明確告知各部門及員工新印章的啟用時間、使用范圍、使用流程等注意事項。同時，應(yīng)將新印章的印模留存一份于行政部門備案，另一份分發(fā)給相關(guān)部門及需要使用印章的人員。三、印章的保管（一）保管原則1.公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全存放，防止遺失、被盜或濫用。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章使用制度，不得擅自將印章交予他人使用。（二）保管職責(zé)1.公司公章：由公司法定代表人或授權(quán)的專人保管。保管人員應(yīng)將公章存放在安全可靠的保險柜中，并設(shè)置密碼鎖。使用公章時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行操作。2.法人章：由公司法定代表人本人保管或授權(quán)特定人員保管。保管人員應(yīng)妥善保管法人章，確保其使用的安全性和合法性。3.財務(wù)專用章：由公司財務(wù)部門指定專人保管。保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照財務(wù)制度的規(guī)定使用財務(wù)專用章，確保財務(wù)工作的正常開展。4.合同專用章：由公司合同管理部門指定專人保管。保管人員應(yīng)負(fù)責(zé)合同專用章的日常保管和使用登記工作，確保合同簽訂的規(guī)范性和有效性。5.部門章：由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人員應(yīng)在部門內(nèi)部嚴(yán)格控制部門章的使用范圍，確保其僅用于部門內(nèi)部文件、通知等的發(fā)布。（三）保管人員變更印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要變更時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括印章實物、使用記錄、相關(guān)文件等的清點(diǎn)和核對，并填寫《印章交接清單》，由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。交接完成后，原保管人員應(yīng)不再承擔(dān)印章保管職責(zé)。四、印章的使用（一）使用流程1.申請：使用印章前，申請人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、使用部門等信息，并附上相關(guān)文件或資料。申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重大事項或金額較大的合同等，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核：印章保管人員收到《印章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真審核申請事項的真實性、合法性和完整性。對于不符合規(guī)定或存在疑問的申請，應(yīng)及時與申請人溝通核實，并要求補(bǔ)充相關(guān)材料或修改申請內(nèi)容。3.用印：審核通過后，印章保管人員應(yīng)在申請人在場的情況下，按照規(guī)定的使用范圍和審批權(quán)限使用印章。用印時應(yīng)確保印章清晰、端正，騎年蓋月，并在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時間、用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、申請人等信息。4.登記：用印完成后，印章保管人員應(yīng)及時將《印章使用申請表》、相關(guān)文件及《印章使用登記表》整理歸檔，以備查閱。（二）使用范圍1.公司公章：主要用于公司對外簽訂的合同、協(xié)議、重要文件、信函、報表等；公司內(nèi)部的重要人事任免、獎懲決定、規(guī)章制度等文件的發(fā)布；公司與政府部門、企事業(yè)單位等的往來公文、函件等的簽署。2.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)書、法人身份證明等特定文件的簽署；公司在銀行開戶預(yù)留印鑒等事項。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)報表、財務(wù)票據(jù)、資金收付憑證、稅務(wù)申報等財務(wù)相關(guān)文件的蓋章。4.合同專用章：專門用于公司對外簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件。5.部門章：僅限于部門內(nèi)部文件、通知、工作聯(lián)系單、報表等的發(fā)布，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議或代表公司出具具有法律效力的文件。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.嚴(yán)禁將印章借給其他單位或個人使用，嚴(yán)禁在與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件或事項上加蓋印章。3.對于涉及違法違規(guī)、損害公司利益或存在重大風(fēng)險的事項，不得加蓋印章。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用印章名稱等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布印章停用通知。2.印章停用通知應(yīng)明確告知各部門及員工停用印章的名稱、停用日期，并要求及時將停用印章上繳行政部門。（二）銷毀1.銷毀原則：對于停用的印章，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，防止印章被非法使用。銷毀印章應(yīng)遵循安全、保密、徹底的原則，確保印章無法恢復(fù)使用。2.銷毀程序：行政部門負(fù)責(zé)組織印章的銷毀工作。銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施銷毀。銷毀過程應(yīng)由行政部門、審計部門或其他相關(guān)部門人員共同監(jiān)督，并在《印章銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀后的印章應(yīng)拍照留存，以備查考。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、審計部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司印章的使用、保管等情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章保管人員是否按照規(guī)定妥善保管印章，印章存放是否安全，是否存在遺失、被盜等情況。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批流程，是否存在未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章、在空白文件上加蓋印章等違規(guī)行為。3.印章登記情況：檢查《印章使用登記表》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否及時歸檔。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章使用規(guī)范制度的行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育、責(zé)令改正等處理；對于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將依法依規(guī)追究相關(guān)