PAGE發(fā)文規(guī)范管理制度一、總則1.目的為加強公司/組織發(fā)文管理，確保文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、與外部單位往來文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)的管理。3.基本原則準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，語言表達準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。及時高效原則：文件處理應(yīng)及時、快捷，確保信息傳遞的及時性和有效性，不影響工作的正常開展。安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全性和保密性，防止文件信息泄露。二、發(fā)文職責(zé)分工1.起草部門負(fù)責(zé)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合公司/組織的工作要求和業(yè)務(wù)實際。對文件涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容進行認(rèn)真梳理和分析，提出明確的工作意見和建議。在起草過程中，主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，廣泛征求意見，確保文件具有可操作性。2.審核部門對起草部門提交的文件進行全面審核，重點審核文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性以及格式規(guī)范性等。對文件涉及的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)信息等進行嚴(yán)格把關(guān)，提出審核意見和修改建議。審核通過的文件，審核人應(yīng)簽署明確的審核意見，并注明審核日期。3.簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織的授權(quán)和職責(zé)分工，對審核后的文件進行簽發(fā)。簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文件的內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)，認(rèn)真審閱文件，做出準(zhǔn)確的簽發(fā)決定。簽發(fā)后的文件應(yīng)明確標(biāo)注簽發(fā)人姓名和簽發(fā)日期。4.印發(fā)部門負(fù)責(zé)文件的編號、排版、印制、分發(fā)等工作。按照規(guī)定的格式和要求進行文件排版，確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。嚴(yán)格控制文件的印制數(shù)量，避免浪費。及時、準(zhǔn)確地將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好分發(fā)記錄。5.歸檔部門負(fù)責(zé)對已印發(fā)的文件進行歸檔管理，確保文件資料的完整性和可查性。按照檔案管理的要求，對文件進行分類、整理、裝訂和存儲，建立健全檔案檢索系統(tǒng)。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全保管。三、發(fā)文流程1.文件起草起草部門根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，確定文件主題和內(nèi)容框架，安排專人負(fù)責(zé)起草文件。起草人員應(yīng)深入調(diào)查研究，收集相關(guān)資料，認(rèn)真撰寫文件初稿。文件初稿應(yīng)結(jié)構(gòu)合理、層次分明、語言通順，能夠準(zhǔn)確傳達工作意圖。在起草過程中，起草人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的各項規(guī)章制度，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.部門審核起草部門完成文件初稿后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、可行性以及格式規(guī)范性等進行全面審核，提出審核意見和修改建議。起草人員根據(jù)部門負(fù)責(zé)人的審核意見，對文件初稿進行修改完善，形成送審稿。送審稿應(yīng)經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給審核部門進行審核。3.審核部門審核審核部門收到送審稿后，應(yīng)安排專人進行審核。審核人員應(yīng)按照審核職責(zé)和要求，對文件內(nèi)容進行詳細審查，重點審核文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性以及格式規(guī)范性等。審核人員在審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與起草部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見和建議。起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見，對送審稿進行認(rèn)真修改，直至審核通過。審核部門審核通過的文件，審核人應(yīng)簽署審核意見，并注明審核日期，然后提交給簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)。4.簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)收到審核通過的文件后，應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，根據(jù)公司/組織的工作要求和實際情況，做出準(zhǔn)確的簽發(fā)決定。對于重要文件或涉及重大事項的文件，簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行專題研究和討論，充分聽取各方面的意見和建議后，再進行簽發(fā)。簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件，應(yīng)明確標(biāo)注簽發(fā)人姓名和簽發(fā)日期，并返回給印發(fā)部門進行印發(fā)。5.文件印發(fā)印發(fā)部門收到簽發(fā)后的文件后，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行編號、排版、印制。在文件排版過程中，印發(fā)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的發(fā)文格式模板進行操作，確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。文件編號應(yīng)按照規(guī)定的編號規(guī)則進行編制，確保編號的唯一性和連續(xù)性。文件印制完成后，印發(fā)部門應(yīng)進行認(rèn)真校對，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。校對無誤的文件，應(yīng)及時分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好分發(fā)記錄。分發(fā)記錄應(yīng)包括文件名稱、文號、分發(fā)日期、分發(fā)部門、分發(fā)份數(shù)等信息。6.文件歸檔文件印發(fā)后，印發(fā)部門應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)版和電子版提交給歸檔部門進行歸檔管理。歸檔部門收到文件后，應(yīng)按照檔案管理的要求，對文件進行分類、整理、裝訂和存儲。文件分類應(yīng)按照公司/組織的檔案分類方案進行，確保文件分類科學(xué)合理、便于查找利用。在文件整理過程中，歸檔部門應(yīng)檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的文件及時與印發(fā)部門溝通協(xié)調(diào)，進行補充完善。文件裝訂應(yīng)牢固整齊，便于長期保存。文件存儲應(yīng)選擇安全可靠的存儲設(shè)備和存儲環(huán)境，確保文件的安全保管。同時，歸檔部門應(yīng)建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便對文件進行查詢和利用。四、發(fā)文格式規(guī)范1.文件用紙發(fā)文一般應(yīng)使用A4型紙張，紙張質(zhì)量應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。對于特殊格式要求或篇幅較長的文件，可以根據(jù)實際情況選用其他合適的紙張規(guī)格，但應(yīng)在文件首頁注明紙張規(guī)格和排版要求。2.頁面設(shè)置頁邊距：上、下頁邊距一般為2.54厘米，左、右頁邊距一般為3.17厘米。頁眉、頁腳：頁眉一般為1.5厘米，頁腳一般為1.75厘米。頁眉內(nèi)容一般為公司/組織名稱，頁腳內(nèi)容一般為頁碼。行距：一般采用1.5倍行距，特殊情況可根據(jù)文件內(nèi)容和排版要求進行適當(dāng)調(diào)整。3.字體字號標(biāo)題：一般采用二號宋體字，加粗，居中排列。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，簡潔明了，避免使用過于冗長或模糊的標(biāo)題。正文：一般采用三號仿宋體字，段落首行縮進2個字符。正文內(nèi)容應(yīng)層次分明、條理清晰，語言表達準(zhǔn)確規(guī)范。文號、簽發(fā)人、日期等：一般采用三號仿宋體字。文號應(yīng)按照規(guī)定的格式編寫，包括發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號等；簽發(fā)人姓名應(yīng)在文件首頁右上角注明；日期應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，年、月、日齊全。附件標(biāo)題：一般采用三號黑體字，附件序號應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“附件1：[附件名稱]”。附件內(nèi)容應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，且格式應(yīng)與正文保持一致。4.排版要求段落格式：每段開頭應(yīng)空2個字符，段與段之間應(yīng)保持一定的行距，避免段落過于緊湊或松散。頁碼標(biāo)注：頁碼應(yīng)位于頁面底部居中位置，采用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編排。封面、目錄等不編入頁碼。印章使用：文件加蓋印章應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。印章應(yīng)端正、清晰，騎年蓋月，不得壓正文。聯(lián)合發(fā)文時，應(yīng)加蓋所有發(fā)文機關(guān)的印章。五、發(fā)文編號規(guī)則1.編號原則發(fā)文編號應(yīng)遵循唯一性、連續(xù)性、系統(tǒng)性的原則，確保每個文件都有唯一的編號，便于文件的管理和查詢。編號應(yīng)與公司/組織的發(fā)文管理制度相適應(yīng)，符合公司/組織內(nèi)部的文件管理體系和工作流程。2.編號格式發(fā)文編號一般由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號三部分組成，格式為：[發(fā)文機關(guān)代字][年份][序號]。發(fā)文機關(guān)代字應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確代表發(fā)文機關(guān)的名稱或部門類別。年份應(yīng)采用公元紀(jì)年，用全稱標(biāo)注形式，如“20XX”。序號應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，從001開始依次編排，位數(shù)應(yīng)根據(jù)發(fā)文數(shù)量確定，確保序號的唯一性。3.編號方法每年年初，印發(fā)部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的發(fā)文計劃和實際工作需要，確定當(dāng)年的發(fā)文編號范圍，并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在文件起草階段，起草人員應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和類別，確定文件的發(fā)文機關(guān)代字。對于涉及多個部門聯(lián)合發(fā)文的文件，應(yīng)按照主要發(fā)文部門的代字進行編號。文件印發(fā)時，印發(fā)部門應(yīng)按照編號規(guī)則，為文件編制相應(yīng)的序號。序號應(yīng)按照順序依次編排，不得跳號、重號。對于同一發(fā)文機關(guān)在同一年度內(nèi)的不同類型文件，應(yīng)分別按照不同的編號序列進行編號，如行政文件、業(yè)務(wù)文件、黨務(wù)文件等應(yīng)分別編號，避免編號混淆。六、發(fā)文密級管理1.密級劃分根據(jù)文件內(nèi)容涉及的敏感程度和保密要求，發(fā)文密級分為絕密、機密、秘密三級。絕密級文件：是指涉及公司/組織核心機密，一旦泄露會給公司/組織帶來極其嚴(yán)重?fù)p失的文件。如公司/組織的重大戰(zhàn)略決策、核心技術(shù)資料、商業(yè)機密等。機密級文件：是指涉及公司/組織重要機密，泄露后會給公司/組織帶來較大損失的文件。如重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)報表、人事檔案等。秘密級文件：是指涉及公司/組織一般機密，泄露后會給公司/組織帶來一定影響的文件。如一般性業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部規(guī)章制度等。2.密級標(biāo)識在文件首頁左上角應(yīng)醒目標(biāo)注文件密級，密級字體一般采用三號黑體字。對于絕密級文件，應(yīng)在密級標(biāo)識下方加注“★”符號，并注明保密期限。保密期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定確定，一般以年為單位，如“★絕密★長期”。3.保密措施起草部門在起草涉及密級的文件時，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，明確文件的分發(fā)對象和閱讀權(quán)限。審核部門在審核密級文件時，應(yīng)重點審查文件的保密措施是否得當(dāng)，是否符合國家保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度要求。印發(fā)部門在印發(fā)密級文件時，應(yīng)按照規(guī)定的保密要求進行印制和分發(fā)。對于絕密級文件，應(yīng)采用專門的加密存儲設(shè)備和傳輸方式進行分發(fā)，并嚴(yán)格記錄文件的分發(fā)情況。涉及密級文件的閱讀和使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播文件內(nèi)容。如需查閱、借閱密級文件，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱、借閱，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。七、發(fā)文保密期限與解密1.保密期限確定發(fā)文保密期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定進行確定。對于絕密級文件，保密期限一般為長期；對于機密級文件，保密期限一般為[X]年；對于秘密級文件，保密期限一般為[X]年。在確定保密期限時，應(yīng)充分考慮文件內(nèi)容的時效性和可能產(chǎn)生影響的持續(xù)時間，確保保密期限的合理性和有效性。2.解密規(guī)定文件保密期限屆滿后，自動解密。如需繼續(xù)保密的文件，應(yīng)在保密期限屆滿前，由原確定密級的部門或單位重新進行審核，并按照規(guī)定程序延長保密期限。在保密期限內(nèi)，因工作需要或其他原因，認(rèn)為文件不再需要保密的，原確定密級的部門或單位應(yīng)及時進行解密審查。經(jīng)審查批準(zhǔn)解密的文件，應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并做好解密記錄。解密后的文件，應(yīng)按照公司/組織的普通文件管理規(guī)定進行處理，不再受保密制度的限制。八、發(fā)文存檔與查閱1.存檔要求歸檔部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對發(fā)文進行及時、準(zhǔn)確、完整的歸檔。歸檔文件應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，確保兩種載體的文件內(nèi)容一致。紙質(zhì)版文件應(yīng)按照分類方案進行整理、裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。電子版文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中。同時，應(yīng)建立電子版文件的索引目錄，方便查詢和利用。歸檔文件應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和性質(zhì)，按照國家檔案管理規(guī)定確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.查閱規(guī)定公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱發(fā)文檔案的，應(yīng)填寫《發(fā)文查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)審批同意后，查閱人員應(yīng)到歸檔部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記。外部單位因工作需要查閱