PAGE規(guī)范財(cái)務(wù)檔案保存制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可追溯性，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的保存、使用和銷毀等行為，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作。涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)資料、銀行對(duì)賬單、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審批文件等各類與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件資料。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的法律法規(guī)，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況。3.安全保密原則：采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，對(duì)涉及公司機(jī)密的財(cái)務(wù)檔案嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：科學(xué)分類、妥善保管財(cái)務(wù)檔案，便于日常查閱和歷史資料查詢，為公司財(cái)務(wù)管理和決策提供有力支持。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)計(jì)憑證類：按照記賬憑證的日期、編號(hào)順序進(jìn)行分類，包括原始憑證、記賬憑證及相關(guān)附件。2.會(huì)計(jì)賬簿類：分為總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注，以及其他財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。4.稅務(wù)資料類：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票存根聯(lián)等。5.銀行對(duì)賬單類：各銀行賬戶的月度、季度、年度對(duì)賬單及相關(guān)調(diào)節(jié)表。6.合同協(xié)議類：涉及財(cái)務(wù)收支的各類合同、協(xié)議，如銷售合同、采購合同、借款合同等。7.財(cái)務(wù)審批文件類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，費(fèi)用報(bào)銷審批單，資金審批文件等。8.其他類：不屬于上述分類的其他財(cái)務(wù)相關(guān)文件資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用年度流水號(hào)與分類代碼相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.年度流水號(hào)：以四位數(shù)字表示年份，如“20XX”。3.分類代碼：根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別設(shè)定不同的分類代碼。例如，會(huì)計(jì)憑證類代碼為“KZ”，會(huì)計(jì)賬簿類代碼為“ZB”等。4.編號(hào)格式：年度流水號(hào)+分類代碼+順序號(hào)。如“2023KZ001”表示2023年的第1號(hào)會(huì)計(jì)憑證。三、財(cái)務(wù)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證整理與裝訂1.每月末，會(huì)計(jì)人員應(yīng)對(duì)本月的記賬憑證及原始憑證進(jìn)行整理。原始憑證應(yīng)按記賬憑證的順序排列，粘貼整齊，對(duì)于紙張較大的原始憑證，應(yīng)折疊成與記賬憑證大小一致，并在粘貼處加蓋騎縫章。2.記賬憑證應(yīng)連同所附原始憑證一起裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)應(yīng)使用專用的裝訂機(jī)和裝訂線，確保裝訂牢固、整齊美觀。3.在裝訂后的記賬憑證封面上，應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員在封面上簽章。（二）會(huì)計(jì)賬簿整理與裝訂1.年度終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)將全年的會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理?？傎~、明細(xì)賬、日記賬應(yīng)按賬戶順序排列，檢查賬頁是否齊全、編號(hào)是否連續(xù)、記錄是否清晰。2.對(duì)于活頁式賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，將已使用的賬頁編號(hào)順序整理，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。3.在賬簿封面上，應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)，并由記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員簽章。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告整理與裝訂1.月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式打印或編制完成后，依次整理裝訂。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)包括封面、目錄、報(bào)表正文、附注等內(nèi)容。2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在整理齊全后，進(jìn)行正式裝訂。裝訂后的年度財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)加蓋單位公章，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。（四）其他財(cái)務(wù)檔案整理與裝訂1.稅務(wù)資料、銀行對(duì)賬單、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審批文件等其他財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和類別，分別進(jìn)行整理。對(duì)于零散的文件資料，應(yīng)進(jìn)行分類匯總，按一定順序排列，并加裝封面和封底。2.在整理后的檔案封面上，應(yīng)注明檔案名稱、年度、月份、資料份數(shù)等信息，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。四、財(cái)務(wù)檔案的保存期限（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證、記賬憑證的保存期限為30年。2.涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證，永久保存。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬、明細(xì)賬、日記賬的保存期限為30年。2.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告的保存期限為10年。2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）及會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保存。（四）稅務(wù)資料1.納稅申報(bào)表的保存期限為10年。2.稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等其他稅務(wù)資料，根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保存期限，一般不少于10年。（五）銀行對(duì)賬單銀行對(duì)賬單及相關(guān)調(diào)節(jié)表的保存期限為10年。（六）合同協(xié)議涉及財(cái)務(wù)收支的合同協(xié)議，根據(jù)合同履行期限及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的重要性確定保存期限，一般不少于10年。（七）財(cái)務(wù)審批文件財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，費(fèi)用報(bào)銷審批單，資金審批文件等保存期限為10年。（八）其他類其他財(cái)務(wù)相關(guān)文件資料，根據(jù)其性質(zhì)和重要程度，參照上述類似檔案的保存期限確定保存期限。五、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管部門1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的整理、裝訂和臨時(shí)保管工作。在財(cái)務(wù)檔案保管期限屆滿前，應(yīng)將檔案移交至公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫（室），配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。（二）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的專用檔案柜內(nèi)，按照編號(hào)順序排列，便于查找和取用。2.對(duì)于磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)檔案，如電子會(huì)計(jì)憑證、電子財(cái)務(wù)報(bào)告等，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備和讀取軟件，確保數(shù)據(jù)的可讀取性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性和保管狀況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案保管庫（室），確因工作需要查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。六、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，由檔案管理人員陪同查閱。2.公司外部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，如審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)有公司財(cái)務(wù)人員或檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容，并按照查閱權(quán)限進(jìn)行審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的財(cái)務(wù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》上簽字注銷。七、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于保管期限未滿，但涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)清、相關(guān)事項(xiàng)已經(jīng)處理完畢，且確認(rèn)不再具有保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以提前銷毀。（二）銷毀程序1.由公司檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出財(cái)務(wù)檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、所屬年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷毀清單進(jìn)行審批，簽署同意銷毀的意見。3.檔案銷毀清單經(jīng)審批后，由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和合規(guī)性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，應(yīng)將銷毀