合同審查與管理模板通用版一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景新合同簽訂前的合規(guī)性審查與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；合同履行過(guò)程中的動(dòng)態(tài)跟蹤與變更管理；合同到期后的歸檔、復(fù)盤(pán)與糾紛應(yīng)對(duì)；企業(yè)內(nèi)部合同管理流程優(yōu)化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。二、合同審查與管理全流程操作指南（一）合同接收與初步登記合同接收：通過(guò)郵件、OA系統(tǒng)或紙質(zhì)文件接收合同文本，同步發(fā)送方提供合同背景說(shuō)明（如項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)、合作意向書(shū)等）。信息登記：填寫(xiě)《合同基本信息登記表》（見(jiàn)模板一），記錄合同名稱、編號(hào)、簽約主體、合同金額、履行期限、關(guān)鍵條款摘要等基礎(chǔ)信息，分配唯一合同編碼（規(guī)則：年份+部門(mén)簡(jiǎn)稱+流水號(hào)，如“2024采001”）。分類(lèi)流轉(zhuǎn)：根據(jù)合同類(lèi)型（如采購(gòu)類(lèi)、服務(wù)類(lèi)）及金額大小，確定審查路徑（小額合同由業(yè)務(wù)部門(mén)初審，大額/復(fù)雜合同提交法務(wù)部復(fù)審）。（二）審查準(zhǔn)備與資料收集明確審查重點(diǎn)：結(jié)合合同類(lèi)型，梳理核心審查維度（如采購(gòu)類(lèi)重點(diǎn)關(guān)注標(biāo)的物質(zhì)量、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款條件；服務(wù)類(lèi)重點(diǎn)關(guān)注服務(wù)范圍、交付成果、違約責(zé)任）。收集背景資料：同步獲取與合同相關(guān)的補(bǔ)充文件，包括但不限于：合作方主體資格證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)復(fù)印件）；前期溝通記錄（郵件、會(huì)議紀(jì)要）；項(xiàng)目立項(xiàng)文件、預(yù)算審批單；行業(yè)特殊規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)（如技術(shù)服務(wù)需符合國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）。（三）實(shí)質(zhì)性審查（核心環(huán)節(jié)）按“主體-內(nèi)容-法律-風(fēng)險(xiǎn)”四維度逐項(xiàng)審查，形成書(shū)面審查意見(jiàn)：1.主體資格審查簽約主體資格：核實(shí)對(duì)方企業(yè)是否為合法存續(xù)的法人/其他組織，查看營(yíng)業(yè)執(zhí)照（需加蓋公章復(fù)印件），經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)類(lèi)型；授權(quán)代表權(quán)限：若由代理人簽署，需提供《授權(quán)委托書(shū)》（需載明代理事項(xiàng)、權(quán)限、期限），并核對(duì)代理人證件號(hào)碼件；履約能力評(píng)估：通過(guò)“信用中國(guó)”、裁判文書(shū)網(wǎng)等公開(kāi)渠道查詢對(duì)方涉訴、失信記錄，必要時(shí)要求提供財(cái)務(wù)報(bào)表或履約擔(dān)保。2.合同內(nèi)容審查必備條款完整性：檢查《民法典》第470條規(guī)定的必備條款是否齊全（如當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）；條款明確性：避免模糊表述（如“合理期限”“市場(chǎng)價(jià)”），需量化約定（如“收到貨物后15個(gè)工作日內(nèi)驗(yàn)收”“價(jià)款含稅，稅率13%”）；權(quán)利義務(wù)對(duì)等性：重點(diǎn)審查雙方責(zé)任是否平衡，是否存在單方限制自身權(quán)利、加重對(duì)方義務(wù)的“霸王條款”。3.法律合規(guī)性審查合法性：合同內(nèi)容不得違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如禁止性交易、資質(zhì)要求等）；格式條款提示：若使用格式條款，需確認(rèn)已以顯著方式提示對(duì)方注意免除或減輕己方責(zé)任等與對(duì)方有重大利害關(guān)系的條款；爭(zhēng)議解決方式：優(yōu)先約定己方所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)為爭(zhēng)議解決地，明確管轄范圍（如“由合同簽訂地人民法院管轄”）。4.風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)：如付款周期過(guò)長(zhǎng)（超過(guò)60天）、質(zhì)保責(zé)任不明確、違約金比例過(guò)低（低于實(shí)際損失30%）；法律風(fēng)險(xiǎn)：如管轄約定模糊（同時(shí)約定仲裁和訴訟）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不清、不可抗力范圍過(guò)窄；操作風(fēng)險(xiǎn)：如合同份數(shù)不足（至少一式三份，雙方各執(zhí)一份，財(cái)務(wù)/法務(wù)存檔一份）、簽署頁(yè)未加蓋騎縫章。（四）修訂反饋與二次溝通出具審查意見(jiàn)：將審查問(wèn)題及修改建議匯總至《合同審查問(wèn)題清單》（見(jiàn)模板二），標(biāo)注“必須修改”（如主體無(wú)資質(zhì)）、“建議修改”（如表述模糊）、“提示風(fēng)險(xiǎn)”（如違約金偏低）三級(jí)分類(lèi)，反饋至業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)接人（如業(yè)務(wù)經(jīng)理*）。協(xié)商修訂：業(yè)務(wù)部門(mén)與對(duì)方就審查問(wèn)題進(jìn)行溝通，推動(dòng)對(duì)方修訂合同；若對(duì)方拒絕修改必要條款，需評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并上報(bào)決策層（如分管領(lǐng)導(dǎo)*）。確認(rèn)終稿：修訂后的合同需二次審查，確認(rèn)問(wèn)題已解決后，形成《合同審查終稿確認(rèn)表》，由業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部（若涉及）簽字確認(rèn)。（五）審批簽署與用印管理內(nèi)部審批：根據(jù)合同金額及重要性，逐級(jí)提交審批：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+分管副總*審批；金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理*審批。審批通過(guò)后，在《合同簽署審批表》（見(jiàn)模板三）中簽署意見(jiàn)。用印規(guī)范：審批通過(guò)后，由行政部/綜合管理部統(tǒng)一加蓋合同專用章或公章，嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上用??；用印時(shí)需核對(duì)審批表與合同文本一致性，并在《用印登記簿》中記錄用印日期、份數(shù)、經(jīng)辦人。文本分發(fā)：簽署后，向?qū)Ψ浇桓逗贤?，同步將掃描件抄送?cái)務(wù)部、法務(wù)部（若有）及業(yè)務(wù)部門(mén)存檔。（六）履行跟蹤與變更管理履行節(jié)點(diǎn)提醒：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定（如付款日、交付日、驗(yàn)收日），在OA系統(tǒng)設(shè)置提醒節(jié)點(diǎn)，提前3個(gè)工作日通知相關(guān)部門(mén)（如財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備付款、倉(cāng)儲(chǔ)部備貨）。履行情況記錄：填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（見(jiàn)模板四），記錄每階段履行情況（如“2024年3月1日交付貨物，對(duì)方簽收日期2024年3月2日”），留存交付憑證（如物流單、驗(yàn)收單）。變更與解除：若需變更合同內(nèi)容（如延期履行、調(diào)整價(jià)款），需簽訂《合同補(bǔ)充協(xié)議》，參照原合同流程審查、審批；若需解除合同，需協(xié)商一致并簽訂《解除協(xié)議》，明確違約責(zé)任（如因?qū)Ψ皆蚪獬?，要求賠償損失）。（七）歸檔與復(fù)盤(pán)管理歸檔整理：合同履行完畢或解除后，由業(yè)務(wù)部門(mén)將合同正本、審批表、審查意見(jiàn)、履行記錄、補(bǔ)充協(xié)議等資料整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)，移交檔案管理部門(mén)歸檔。電子臺(tái)賬：檔案管理部門(mén)建立《合同歸檔目錄》（見(jiàn)模板五），錄入合同基本信息、歸檔日期、存放位置等信息，同步更新電子臺(tái)賬，保證紙質(zhì)與電子檔案一致。定期復(fù)盤(pán)：每季度/年度組織業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同管理情況復(fù)盤(pán)，分析高頻問(wèn)題（如“驗(yàn)收條款不明確導(dǎo)致糾紛”），優(yōu)化模板或流程，形成《合同管理復(fù)盤(pán)報(bào)告》報(bào)管理層。三、核心工具模板清單模板一：合同基本信息登記表合同名稱編號(hào)簽約主體（甲方/乙方）合同金額（元）履行期限簽署日期業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)接人*示例：采購(gòu)合同2024采001甲方：A公司；乙方：B公司100,0002024.3.1-2024.12.312024.2.20采購(gòu)部張*模板二：合同審查問(wèn)題清單審查維度條款位置問(wèn)題描述整改建議風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)責(zé)任部門(mén)/人主體資格第三條乙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件未加蓋公章，無(wú)法核實(shí)真實(shí)性要求乙方在營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件上加蓋公章，并核對(duì)原件必須修改業(yè)務(wù)部/李*內(nèi)容完整性第五條未約定質(zhì)量異議期增加“買(mǎi)方應(yīng)在收到貨物后15日內(nèi)提出質(zhì)量異議，逾期視為合格”條款建議修改法務(wù)部/王*違約責(zé)任第十條逾期付款違約金為日萬(wàn)分之三，低于銀行同期貸款利率，可能無(wú)法覆蓋損失調(diào)整為“逾期付款違約金為日萬(wàn)分之五（不低于LPR的1.5倍）”提示風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)部/張*模板三：合同簽署審批表合同名稱編號(hào)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期審批意見(jiàn)（可附頁(yè)）審批人日期2024采001采購(gòu)合同2024采001張*2024.2.18業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)：同意簽署業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人*2024.2.19分管副總意見(jiàn)：同意分管副總*2024.2.20總經(jīng)理意見(jiàn)：同意總經(jīng)理*2024.2.21模板四：合同履行跟蹤表合同編號(hào)履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期履行情況描述憑證編號(hào)跟進(jìn)人*備注2024采001貨物交付2024.3.12024.3.1按時(shí)交付，對(duì)方簽收YS20240301張*-2024采001首筆付款2024.3.152024.3.16對(duì)方延遲1天付款，已溝通FK20240316張*無(wú)違約模板五：合同歸檔目錄歸檔編號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽署日期存放位置（檔案柜/編號(hào)）保管期限借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）2024-采-0012024采001采購(gòu)合同2024.2.21A柜-0110年-四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作規(guī)范（一）主體資格審查“三必查”查營(yíng)業(yè)執(zhí)照（確認(rèn)主體合法性與經(jīng)營(yíng)范圍）；查授權(quán)委托書(shū)（非法定代表人簽署時(shí)，確認(rèn)代理權(quán)限）；查涉訴記錄（通過(guò)官方渠道核實(shí)對(duì)方信用狀況，避免與失信主體合作）。（二）條款約定“四避免”避免模糊表述（如“盡快”“合理”需量化）；避免責(zé)任不對(duì)等（如單方約定“對(duì)方違約需賠償，己方違約免責(zé)”）；避免管轄沖突（不能同時(shí)約定訴訟與仲裁，或約定多個(gè)無(wú)關(guān)聯(lián)管轄地）；避免遺漏附件（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等附件需在合同中列明，并作為組成部