會(huì)議及活動(dòng)策劃準(zhǔn)備清單模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值二、策劃籌備全流程操作指南（一）前期策劃階段（活動(dòng)前1-2個(gè)月）明確目標(biāo)與定位確定會(huì)議/活動(dòng)的核心目標(biāo)（如“新產(chǎn)品發(fā)布”“客戶滿意度提升”“團(tuán)隊(duì)凝聚力建設(shè)”）。明確活動(dòng)類型（線下/線上/混合）、規(guī)模（預(yù)計(jì)人數(shù)50人/200人/500人+）、主題及基調(diào)（正式/輕松/專業(yè)）。組建籌備團(tuán)隊(duì)根據(jù)活動(dòng)規(guī)模成立專項(xiàng)小組，明確總負(fù)責(zé)人（經(jīng)理），下設(shè)策劃組、執(zhí)行組、物料組、宣傳組、后勤組等，每組指定1名組長(zhǎng)，保證責(zé)任到人。制定初步方案與預(yù)算策劃組牽頭擬定活動(dòng)方案，包含：時(shí)間、地點(diǎn)、流程、議程、嘉賓邀請(qǐng)、物料需求、宣傳計(jì)劃、應(yīng)急預(yù)案等。財(cái)務(wù)組編制預(yù)算表，明確場(chǎng)地費(fèi)、物料費(fèi)、嘉賓費(fèi)、宣傳費(fèi)、餐飲費(fèi)等各項(xiàng)支出上限，預(yù)留10%-15%備用金。關(guān)鍵資源確認(rèn)初步篩選并聯(lián)系場(chǎng)地供應(yīng)商（如酒店、會(huì)議中心、戶外場(chǎng)地），確認(rèn)檔期、場(chǎng)地容量、配套設(shè)施（投影設(shè)備、音響、網(wǎng)絡(luò)）。若有嘉賓/講師參與，提前發(fā)送邀請(qǐng)函（注明活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、需配合事項(xiàng)），確認(rèn)意向。（二）中期執(zhí)行籌備（活動(dòng)前2-4周）細(xì)化方案與流程確定最終議程，精確到每環(huán)節(jié)時(shí)長(zhǎng)（如“開場(chǎng)致辭10:00-10:15”“主題演講10:15-11:30”）。設(shè)計(jì)活動(dòng)流程細(xì)節(jié)：簽到方式（電子簽到/紙質(zhì)簽到）、座位安排（VIP區(qū)/普通區(qū)）、互動(dòng)環(huán)節(jié)（抽獎(jiǎng)/問答/小組討論）、物料分發(fā)流程等。物料與供應(yīng)商準(zhǔn)備物料組根據(jù)清單采購/制作物料：背景板、橫幅、指示牌、會(huì)議手冊(cè)、禮品、簽到用品、宣傳物料（海報(bào)、易拉寶）、設(shè)備租賃（投影儀、麥克風(fēng)、同聲傳譯設(shè)備等），提前3天完成物料清點(diǎn)與測(cè)試。確認(rèn)供應(yīng)商服務(wù)細(xì)節(jié)：餐飲菜單（含素食、過敏原標(biāo)注）、攝影攝像團(tuán)隊(duì)（拍攝重點(diǎn)、成片交付時(shí)間）、搭建團(tuán)隊(duì)（進(jìn)場(chǎng)/撤場(chǎng)時(shí)間、布展效果）。人員分工與培訓(xùn)召開籌備組會(huì)議，明確各組職責(zé)：策劃組：流程把控、突發(fā)情況協(xié)調(diào)；執(zhí)行組：現(xiàn)場(chǎng)環(huán)節(jié)推進(jìn)、嘉賓對(duì)接；后勤組：簽到引導(dǎo)、物料分發(fā)、餐飲安排；宣傳組：現(xiàn)場(chǎng)拍照、實(shí)時(shí)報(bào)道（如企業(yè)公眾號(hào)推文）。對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)講解應(yīng)急預(yù)案、設(shè)備操作規(guī)范、嘉賓接待禮儀。宣傳與報(bào)名管理宣傳組通過企業(yè)官網(wǎng)、公眾號(hào)、郵件等渠道發(fā)布活動(dòng)信息，附報(bào)名（收集參會(huì)者信息：姓名、單位、聯(lián)系方式、特殊需求如輪椅通道）。提前3天截止報(bào)名，統(tǒng)計(jì)最終人數(shù)，同步給場(chǎng)地、餐飲、物料供應(yīng)商，確認(rèn)最終安排。（三）現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行階段（活動(dòng)前1天至活動(dòng)當(dāng)天）場(chǎng)地布置與設(shè)備調(diào)試活動(dòng)前1天：搭建團(tuán)隊(duì)進(jìn)場(chǎng)布置場(chǎng)地（背景板、桌椅擺放、指示牌設(shè)置），執(zhí)行組全程跟進(jìn)，保證效果符合方案要求。活動(dòng)當(dāng)天上午：完成設(shè)備聯(lián)調(diào)（音響、投影、燈光、網(wǎng)絡(luò)），測(cè)試麥克風(fēng)、PPT播放、視頻播放功能，備用設(shè)備（如備用麥克風(fēng)、移動(dòng)電源）就位。物料與人員到位物料組將所有物料分類存放至指定位置（簽到臺(tái)、物料區(qū)、嘉賓休息室），核對(duì)數(shù)量與質(zhì)量。工作人員提前2小時(shí)到場(chǎng)，簽到并領(lǐng)取工作牌、流程表、應(yīng)急聯(lián)系方式，各小組組長(zhǎng)再次確認(rèn)職責(zé)分工?，F(xiàn)場(chǎng)流程把控簽到環(huán)節(jié)：引導(dǎo)參會(huì)者簽到、領(lǐng)取資料袋（含會(huì)議手冊(cè)、禮品、筆），設(shè)置簽到處指示牌，安排專人解答疑問。活動(dòng)進(jìn)行中：總負(fù)責(zé)人通過流程表實(shí)時(shí)監(jiān)控各環(huán)節(jié)進(jìn)度，執(zhí)行組提前30分鐘提醒下一環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人（如“主題演講準(zhǔn)備，請(qǐng)嘉賓就座”），避免拖延?；?dòng)環(huán)節(jié)：保證抽獎(jiǎng)禮品、話筒、道具等提前準(zhǔn)備到位，維持現(xiàn)場(chǎng)秩序，引導(dǎo)參會(huì)者積極參與。（四）后續(xù)收尾階段（活動(dòng)后1周內(nèi)）場(chǎng)地清理與物料回收活動(dòng)結(jié)束后，后勤組負(fù)責(zé)場(chǎng)地清理（桌椅歸位、垃圾清理、設(shè)備歸還），物料組回收可重復(fù)利用物料（如禮品、指示牌），登記并入庫。資料整理與反饋收集宣傳組整理活動(dòng)照片、視頻，撰寫活動(dòng)總結(jié)報(bào)道（3個(gè)工作日內(nèi)完成發(fā)布）。策劃組通過問卷星/郵件收集參會(huì)者反饋（對(duì)活動(dòng)流程、內(nèi)容、服務(wù)的滿意度及建議），統(tǒng)計(jì)結(jié)果并形成報(bào)告。費(fèi)用結(jié)算與復(fù)盤財(cái)務(wù)組與供應(yīng)商核對(duì)費(fèi)用明細(xì)，完成付款（保留發(fā)票/收據(jù)憑證）?；I備組召開復(fù)盤會(huì)議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)（如“流程銜接順暢”“嘉賓反饋積極”）與不足（如“簽到排隊(duì)時(shí)間過長(zhǎng)”“設(shè)備突發(fā)故障處理不及時(shí)”），優(yōu)化后續(xù)活動(dòng)方案。三、會(huì)議及活動(dòng)策劃準(zhǔn)備清單模板（一）核心信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容活動(dòng)名稱例：2024年XX企業(yè)客戶答謝會(huì)活動(dòng)時(shí)間例：2024年6月15日9:00-17:00（周六）活動(dòng)地點(diǎn)例：XX酒店三樓宴會(huì)廳（地址：XX路XX號(hào)）活動(dòng)主題例：“攜手同行，共創(chuàng)未來”目標(biāo)人群例：核心客戶、合作伙伴、行業(yè)媒體（預(yù)計(jì)200人）總負(fù)責(zé)人*經(jīng)理聯(lián)系方式（內(nèi)部辦公電話）（二）籌備任務(wù)分工表組別負(fù)責(zé)人核心任務(wù)完成時(shí)限策劃組*主管方案制定、流程設(shè)計(jì)、嘉賓邀請(qǐng)、預(yù)算編制、復(fù)盤總結(jié)活動(dòng)前1周執(zhí)行組*專員現(xiàn)場(chǎng)流程把控、嘉賓對(duì)接、環(huán)節(jié)推進(jìn)、突發(fā)情況協(xié)調(diào)活動(dòng)當(dāng)天物料組*助理物料采購/制作、清點(diǎn)分發(fā)、設(shè)備租賃與測(cè)試、場(chǎng)地布置物料準(zhǔn)備活動(dòng)前1天宣傳組*專員活動(dòng)宣傳（公眾號(hào)/郵件）、報(bào)名管理、現(xiàn)場(chǎng)拍照/報(bào)道、資料整理活動(dòng)后3天后勤組*主管簽到引導(dǎo)、餐飲安排、場(chǎng)地清理、參會(huì)者接待、應(yīng)急物資管理（藥品、備用設(shè)備）活動(dòng)當(dāng)天（三）物料準(zhǔn)備清單物料類別具體物品數(shù)量負(fù)責(zé)人完成狀態(tài)（□已備/□待備）宣傳物料背景板、橫幅、易拉寶、海報(bào)、宣傳單頁、活動(dòng)手冊(cè)各1套*助理□已備簽到用品簽到表、簽到筆、參會(huì)證、資料袋份*主管□待備禮品與獎(jiǎng)品定制禮品（如U盤/筆記本）、抽獎(jiǎng)禮品（如智能手環(huán)）份*助理□已備設(shè)備與工具投影儀、幕布、麥克風(fēng)（含備用）、音響、筆記本電腦、激光筆、網(wǎng)絡(luò)測(cè)試儀1套*專員□已備場(chǎng)地布置指示牌、桌花、席卡、簽到臺(tái)布、垃圾桶、綠植按需*主管□已備應(yīng)急物資醫(yī)藥箱（創(chuàng)可貼、消毒棉、退燒藥等）、充電寶、插線板、雨具（戶外備用）1套*主管□已備（四）時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)表時(shí)間節(jié)點(diǎn)任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人活動(dòng)前45天確定活動(dòng)目標(biāo)、組建團(tuán)隊(duì)、制定初步方案與預(yù)算*經(jīng)理活動(dòng)前30天確定場(chǎng)地、嘉賓，啟動(dòng)宣傳與報(bào)名*主管活動(dòng)前14天細(xì)化流程、確認(rèn)供應(yīng)商、完成物料采購清單*專員活動(dòng)前7天發(fā)布最終通知、確認(rèn)參會(huì)人數(shù)、召開籌備組會(huì)議、工作人員培訓(xùn)*經(jīng)理活動(dòng)前3天物料最終清點(diǎn)、設(shè)備聯(lián)調(diào)、嘉賓二次確認(rèn)*助理活動(dòng)前1天場(chǎng)地布置、物料入場(chǎng)、彩排（環(huán)節(jié)流程測(cè)試）*主管活動(dòng)當(dāng)天現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行（簽到、流程把控、應(yīng)急處理）全體組員活動(dòng)后3天資料整理（照片/視頻/反饋）、宣傳報(bào)道發(fā)布*專員活動(dòng)后7天費(fèi)用結(jié)算、復(fù)盤會(huì)議、總結(jié)報(bào)告提交*經(jīng)理四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)提前確認(rèn)細(xì)節(jié)，避免臨時(shí)變動(dòng)場(chǎng)地、嘉賓、設(shè)備等核心資源需提前2周最終確認(rèn)，避免因檔期沖突或供應(yīng)商失誤導(dǎo)致調(diào)整；若需變更，需及時(shí)通知所有參會(huì)者及相關(guān)方。應(yīng)急預(yù)案必須具體可行針對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)（如設(shè)備故障、嘉賓遲到、人數(shù)超額、惡劣天氣）制定應(yīng)對(duì)措施，明確責(zé)任人（如“設(shè)備故障：*專員立即聯(lián)系供應(yīng)商30分鐘內(nèi)到場(chǎng)維修”），并提前告知工作人員。重視參會(huì)者體驗(yàn)，細(xì)節(jié)決定成敗簽到臺(tái)設(shè)置指示牌，安排專人引導(dǎo)，避免排隊(duì)擁堵；資料袋內(nèi)附活動(dòng)流程圖及場(chǎng)地平面圖，方便參會(huì)者知曉安排；餐飲需提前確認(rèn)dietaryrestrictions（素食、過敏等），保證用餐體驗(yàn)。成本控制與資源優(yōu)化預(yù)算執(zhí)行過程中嚴(yán)格審核每一筆支出，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商（如比價(jià)3家后確定）；可重復(fù)利用物料（如桌花、指示牌）盡量回收，降低成本