特殊采購流程標(biāo)準(zhǔn)操作手冊一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)特殊采購活動的流程管理，確保采購行為合法合規(guī)、高效有序，平衡“特殊需求”與“風(fēng)險(xiǎn)管控”的關(guān)系，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、研發(fā)創(chuàng)新等活動的正常開展，特制定本操作手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)內(nèi)符合特殊采購條件的物資（含設(shè)備、服務(wù)）采購活動，包括但不限于：緊急采購：因突發(fā)故障、安全事件等需24小時內(nèi)響應(yīng)的采購；定制化采購：非標(biāo)準(zhǔn)化、需專項(xiàng)研發(fā)或生產(chǎn)的產(chǎn)品/服務(wù)；獨(dú)家供應(yīng)采購：市場唯一供應(yīng)商（或?qū)＠?技術(shù)壁壘導(dǎo)致唯一可選）的采購。常規(guī)采購（如標(biāo)準(zhǔn)化物資、年度框架采購）仍按《常規(guī)采購管理辦法》執(zhí)行。（三）定義與術(shù)語1.特殊采購需求：偏離常規(guī)采購流程（如無公開招標(biāo)、供應(yīng)商單一、交貨期極短），且需經(jīng)特殊審批的采購需求。2.合格供應(yīng)商庫：企業(yè)已完成資質(zhì)審核、合作驗(yàn)證的供應(yīng)商名錄，緊急采購優(yōu)先從中選取。二、特殊采購啟動條件（一）觸發(fā)場景1.緊急場景：生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障、突發(fā)安全隱患整改、客戶緊急訂單配套等，需在48小時內(nèi)完成采購以避免停產(chǎn)/違約。2.定制化場景：新產(chǎn)品研發(fā)的專屬模具、核心設(shè)備的定制化改造、需與現(xiàn)有系統(tǒng)深度適配的軟件等，市場無標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品可直接采購。3.獨(dú)家供應(yīng)場景：產(chǎn)品/服務(wù)受專利、技術(shù)壟斷（如某類特殊芯片、獨(dú)家授權(quán)服務(wù)）；供應(yīng)商為唯一具備資質(zhì)的服務(wù)商（如特定行業(yè)的合規(guī)認(rèn)證服務(wù)）。（二）排除情形以下情況不得啟動特殊采購流程：可通過常規(guī)采購渠道滿足需求（如延遲1-2天不影響生產(chǎn)）；為規(guī)避招標(biāo)流程而虛構(gòu)“特殊需求”；供應(yīng)商為關(guān)聯(lián)方且未履行關(guān)聯(lián)交易審批程序。三、操作流程詳解（一）需求識別與提報(bào)1.需求發(fā)起：需求部門（如生產(chǎn)部、研發(fā)部）填寫《特殊采購需求申請表》，需明確：需求背景（如故障描述、研發(fā)需求說明）；技術(shù)參數(shù)（定制化采購需附圖紙/技術(shù)方案）；預(yù)算金額、付款方式；緊急程度（標(biāo)注“緊急/特急”及最晚到貨時間）。2.初審確認(rèn)：需求部門直屬上級對需求的真實(shí)性、必要性進(jìn)行初審，重點(diǎn)核查：是否為突發(fā)/不可替代需求；預(yù)算是否在部門權(quán)限內(nèi)（超權(quán)限需提前知會財(cái)務(wù)）。3.提報(bào)路徑：初審?fù)ㄟ^后，需求表同步提交至采購部（對接采購執(zhí)行）、財(cái)務(wù)部（預(yù)算初審）、技術(shù)部（技術(shù)參數(shù)復(fù)核，定制化采購必填）。（二）分級審批流程根據(jù)采購金額、風(fēng)險(xiǎn)等級，執(zhí)行三級審批（企業(yè)可按實(shí)際調(diào)整層級與金額閾值）：采購金額/風(fēng)險(xiǎn)等級審批層級（依次簽署）審批重點(diǎn)--------------------------------------------------小額（≤X萬元）部門經(jīng)理→采購主管需求必要性、供應(yīng)商匹配度中額（X-Y萬元）分管副總→財(cái)務(wù)總監(jiān)預(yù)算合規(guī)性、合同風(fēng)險(xiǎn)大額（＞Y萬元）總經(jīng)理→董事會（如需）戰(zhàn)略必要性、資金可行性*注：緊急采購可“先執(zhí)行、后補(bǔ)簽部分審批”，但需在24小時內(nèi)完成補(bǔ)批，且需書面說明緊急原因。*（三）供應(yīng)商選擇與評估1.來源優(yōu)先級：緊急采購：優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫選??；庫內(nèi)無匹配供應(yīng)商時，可臨時選擇市場供應(yīng)商，但需在采購后7個工作日內(nèi)完成資質(zhì)補(bǔ)審。定制化采購：由技術(shù)部牽頭，聯(lián)合采購部篩選具備“定制能力+行業(yè)經(jīng)驗(yàn)”的供應(yīng)商（需提供過往類似項(xiàng)目案例）。獨(dú)家供應(yīng)采購：需求部門需提供《獨(dú)家供應(yīng)商說明》（含市場調(diào)研、專利證明、替代方案評估），經(jīng)技術(shù)、法務(wù)聯(lián)合審核。2.評估要點(diǎn)：資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、行業(yè)資質(zhì)（如特種設(shè)備安裝資質(zhì)）；能力：產(chǎn)能（緊急采購需確認(rèn)“48小時內(nèi)交貨能力”）、技術(shù)團(tuán)隊(duì)（定制化采購需現(xiàn)場考察）；價格：緊急采購可接受不超過常規(guī)價15%的溢價，獨(dú)家供應(yīng)需對比歷史采購價/同行業(yè)價。（四）合同管理與簽訂1.特殊條款約定：緊急采購：明確“逾期交貨違約金”（建議按日計(jì)，比例≥合同額0.5%）、“加急物流費(fèi)用承擔(dān)方”；定制化采購：約定“知識產(chǎn)權(quán)歸屬”（如企業(yè)享有定制成果的獨(dú)家使用權(quán)）、“樣件確認(rèn)流程”（需技術(shù)部簽字）；獨(dú)家供應(yīng)采購：加入“價格調(diào)整機(jī)制”（如原材料漲價超10%可協(xié)商調(diào)價）、“供應(yīng)保障條款”（供應(yīng)商需備庫應(yīng)急）。2.法務(wù)審核：合同簽訂前，法務(wù)部重點(diǎn)核查：特殊條款的合法性（如違約金比例是否過高）；獨(dú)家供應(yīng)的“單一來源合理性”（避免構(gòu)成壟斷協(xié)議）。（五）執(zhí)行與動態(tài)監(jiān)控1.采購跟蹤：緊急采購：采購專員需每6小時跟蹤物流進(jìn)度，異常時啟動“備用供應(yīng)商”（需提前備案）；定制化采購：技術(shù)部需派駐工程師參與“生產(chǎn)/研發(fā)節(jié)點(diǎn)確認(rèn)”，如首件樣品需雙方簽字確認(rèn)；獨(dú)家供應(yīng)采購：采購部需建立“供應(yīng)商產(chǎn)能預(yù)警機(jī)制”，提前3個月核查其生產(chǎn)計(jì)劃。2.異常處理：交貨延遲：緊急采購可協(xié)調(diào)物流空運(yùn)，定制化采購可調(diào)整研發(fā)節(jié)點(diǎn)，獨(dú)家供應(yīng)需啟動“替代方案調(diào)研”；質(zhì)量問題：緊急采購可“先換貨、后追責(zé)”，定制化采購需重新確認(rèn)技術(shù)方案，獨(dú)家供應(yīng)需協(xié)商“返修/賠償”。（六）驗(yàn)收與結(jié)算1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：緊急采購：簡化驗(yàn)收流程（如現(xiàn)場通電測試、外觀檢查），由需求部門、采購部聯(lián)合簽字；定制化采購：技術(shù)部牽頭，按“技術(shù)方案+樣件標(biāo)準(zhǔn)”驗(yàn)收，需出具《定制化產(chǎn)品驗(yàn)收報(bào)告》；獨(dú)家供應(yīng)采購：質(zhì)量部隨機(jī)抽檢，對比“歷史批次質(zhì)量數(shù)據(jù)”，偏差超5%需啟動調(diào)查。2.結(jié)算要求：付款方式：緊急采購可預(yù)付30%貨款，定制化采購按“里程碑付款”（如設(shè)計(jì)完成付30%、生產(chǎn)完成付50%、驗(yàn)收付20%），獨(dú)家供應(yīng)需提供“近3個月無質(zhì)量投訴”證明；憑證附件：發(fā)票需備注“特殊采購”，并附《特殊采購審批單》《驗(yàn)收報(bào)告》《供應(yīng)商評估表》。（七）檔案管理1.歸檔內(nèi)容：申請類：《特殊采購需求申請表》《審批單》；合同類：采購合同（含特殊條款附件）；執(zhí)行類：驗(yàn)收報(bào)告、物流憑證、異常處理記錄；供應(yīng)商類：資質(zhì)文件、評估報(bào)告、獨(dú)家說明。2.保存要求：紙質(zhì)檔案與電子檔案同步保存，期限5年（涉及專利、戰(zhàn)略采購的檔案延長至10年），便于審計(jì)追溯。四、風(fēng)險(xiǎn)控制與合規(guī)要求（一）合規(guī)性要求1.特殊采購需符合《中華人民共和國政府采購法》《招標(biāo)投標(biāo)法》，獨(dú)家供應(yīng)需提供“無法招標(biāo)的合理說明”；2.禁止向關(guān)聯(lián)方傾斜采購（關(guān)聯(lián)交易需經(jīng)股東會審批并公示）；3.反商業(yè)賄賂：嚴(yán)禁接受供應(yīng)商宴請、禮品，采購過程需保留“比價記錄”“談判錄音”（緊急采購可簡化但需說明）。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.供應(yīng)商單一風(fēng)險(xiǎn)：獨(dú)家供應(yīng)采購需每半年啟動“替代方案調(diào)研”，評估潛在供應(yīng)商的技術(shù)突破可能；2.預(yù)算超支風(fēng)險(xiǎn)：財(cái)務(wù)部門需動態(tài)監(jiān)控特殊采購預(yù)算，超支時啟動“預(yù)算調(diào)整流程”（需總經(jīng)理審批）；3.質(zhì)量失控風(fēng)險(xiǎn)：定制化采購需在合同中約定“質(zhì)保金”（≥合同額5%），驗(yàn)收后1年內(nèi)無質(zhì)量問題再支付。五、附則1.