產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)編寫規(guī)范手冊(cè)本規(guī)范旨在統(tǒng)一產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的編寫標(biāo)準(zhǔn)，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)清晰、通俗易懂，既滿足用戶對(duì)產(chǎn)品功能、操作及安全的核心需求，也符合企業(yè)產(chǎn)品管理及法規(guī)合規(guī)要求。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，提升說(shuō)明書(shū)的專業(yè)性、可讀性，降低用戶使用門檻，同時(shí)為企業(yè)產(chǎn)品迭代、售后支持提供可靠依據(jù)。一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)所有硬件類、軟件類及服務(wù)類產(chǎn)品的說(shuō)明書(shū)編寫，涵蓋從新產(chǎn)品研發(fā)上市到版本迭代的全周期場(chǎng)景。具體包括：新產(chǎn)品上市：首次推向市場(chǎng)的產(chǎn)品，需配套完整說(shuō)明書(shū)，明確核心功能與使用方法；產(chǎn)品版本更新：功能升級(jí)、參數(shù)調(diào)整或體驗(yàn)優(yōu)化后，需同步更新說(shuō)明書(shū)內(nèi)容，保證與產(chǎn)品實(shí)際狀態(tài)一致；法規(guī)與合規(guī)要求：針對(duì)特定行業(yè)（如醫(yī)療、家電、工業(yè)設(shè)備），需滿足相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（如GB5296.1《消費(fèi)品使用說(shuō)明總則》）對(duì)說(shuō)明書(shū)內(nèi)容的強(qiáng)制性規(guī)定；跨部門協(xié)作：研發(fā)、產(chǎn)品、市場(chǎng)、售后等多部門共同參與編寫時(shí)，提供統(tǒng)一框架與標(biāo)準(zhǔn)，避免職責(zé)不清或內(nèi)容沖突。二、標(biāo)準(zhǔn)化編寫流程與操作步驟產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)編寫需遵循“需求明確→資料整合→內(nèi)容撰寫→審核修訂→定稿發(fā)布”的閉環(huán)流程，具體操作步驟步驟1：需求分析與目標(biāo)定位操作要點(diǎn)：明確說(shuō)明書(shū)受眾（如終端用戶、安裝工程師、運(yùn)維人員），針對(duì)不同受眾調(diào)整內(nèi)容深度與語(yǔ)言風(fēng)格（例如面向普通用戶需簡(jiǎn)化技術(shù)術(shù)語(yǔ)，面向工程師需增加技術(shù)參數(shù)與調(diào)試細(xì)節(jié)）；梳理產(chǎn)品核心功能與用戶使用場(chǎng)景，確定說(shuō)明書(shū)必須覆蓋的關(guān)鍵信息（如基礎(chǔ)操作、安全注意事項(xiàng)、常見(jiàn)故障處理等）；收集相關(guān)法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如CCC認(rèn)證、歐盟CE標(biāo)志要求等），保證內(nèi)容符合合規(guī)性底線。輸出成果：《說(shuō)明書(shū)編寫需求清單》，包含受眾畫(huà)像、核心信息清單、法規(guī)依據(jù)表。步驟2：資料收集與信息整合操作要點(diǎn)：向研發(fā)部門獲取產(chǎn)品技術(shù)文檔（如硬件規(guī)格書(shū)、軟件API文檔、測(cè)試報(bào)告）、設(shè)計(jì)圖紙（如裝配圖、電路圖）、功能邏輯圖等；向產(chǎn)品部門獲取產(chǎn)品定位說(shuō)明、用戶故事、使用場(chǎng)景描述；向售后部門收集歷史用戶反饋中的高頻問(wèn)題（如“無(wú)法開(kāi)機(jī)”“連接失敗”等），作為“故障排除”章節(jié)的核心內(nèi)容；整合現(xiàn)有同類產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，借鑒成熟結(jié)構(gòu)，避免重復(fù)勞動(dòng)。輸出成果：《說(shuō)明書(shū)資料包》，含技術(shù)文檔、用戶反饋匯總表、競(jìng)品說(shuō)明書(shū)分析報(bào)告。步驟3：內(nèi)容框架搭建與模塊化編寫操作要點(diǎn)：按照本規(guī)范“三、說(shuō)明書(shū)結(jié)構(gòu)與內(nèi)容模板”搭建章節(jié)保證邏輯連貫（如從“產(chǎn)品認(rèn)知”到“操作使用”，再到“問(wèn)題處理”逐步深入）；采用“模塊化編寫”思路，將不同功能、場(chǎng)景或用戶角色的內(nèi)容拆分為獨(dú)立模塊（例如“快速入門”模塊面向新用戶，“高級(jí)功能”模塊面向深度用戶），便于后續(xù)版本迭代時(shí)單獨(dú)更新；編寫時(shí)遵循“客觀準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔明了”原則，避免主觀描述（如“本產(chǎn)品功能卓越”），用數(shù)據(jù)或事實(shí)說(shuō)話（如“充電時(shí)間≤2小時(shí)，續(xù)航≥10小時(shí)”）。輸出成果：說(shuō)明書(shū)初稿（按章節(jié)劃分，含文字、圖表占位符）。步驟4：圖文設(shè)計(jì)與排版規(guī)范操作要點(diǎn)：配圖要求：所有圖片需清晰、無(wú)水印，與文字內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)（例如“安裝步驟”需配對(duì)應(yīng)步驟的示意圖，“界面說(shuō)明”需標(biāo)注軟件界面各功能區(qū)位置）；圖表需統(tǒng)一編號(hào)（如圖1、表1），并在中明確標(biāo)注（如“如圖1所示”）；排版規(guī)范：使用企業(yè)VI模板，字體統(tǒng)一為宋體（）、黑體（標(biāo)題），字號(hào)根據(jù)層級(jí)設(shè)置（如一級(jí)標(biāo)題三號(hào)加粗，二級(jí)標(biāo)題四號(hào)加粗，五號(hào)）；行間距1.5倍，頁(yè)邊距上下2.54cm、左右3.17cm；語(yǔ)言風(fēng)格：面向用戶的章節(jié)（如“使用方法”）采用口語(yǔ)化表達(dá)，避免長(zhǎng)句；面向技術(shù)人員的章節(jié)（如“技術(shù)參數(shù)”）采用規(guī)范術(shù)語(yǔ)，保證無(wú)歧義。輸出成果：說(shuō)明書(shū)排版稿（含圖文完整版）。步驟5：多級(jí)審核與修訂流程操作要點(diǎn)：自審：編寫人對(duì)照《需求清單》檢查內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性，重點(diǎn)核對(duì)技術(shù)參數(shù)、操作步驟與產(chǎn)品實(shí)際狀態(tài)是否一致；交叉審核：產(chǎn)品經(jīng)理審核內(nèi)容是否符合用戶需求，研發(fā)工程師審核技術(shù)細(xì)節(jié)是否正確，售后人員審核故障排除方案是否實(shí)用；專家審核：邀請(qǐng)外部行業(yè)專家或法規(guī)顧問(wèn)審核合規(guī)性（如安全警示是否符合GB4943.1標(biāo)準(zhǔn)）及專業(yè)性；終審：由部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理確認(rèn)整體質(zhì)量，形成《審核意見(jiàn)表》，編寫人根據(jù)意見(jiàn)修訂后再次提交，直至通過(guò)。輸出成果：《審核意見(jiàn)表》及修訂版說(shuō)明書(shū)。步驟6：定稿發(fā)布與版本管理操作要點(diǎn)：最終稿經(jīng)*經(jīng)理批準(zhǔn)后，按企業(yè)文檔管理流程歸檔（如至企業(yè)知識(shí)庫(kù)、產(chǎn)品管理系統(tǒng)）；建立“版本控制機(jī)制”，版本號(hào)規(guī)則為“主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)”（如V1.0.0，主版本號(hào)表示重大功能變更，次版本號(hào)表示功能優(yōu)化，修訂號(hào)表示錯(cuò)誤修正）；發(fā)布時(shí)同步更新《說(shuō)明書(shū)變更記錄》，注明版本號(hào)、變更日期、變更內(nèi)容及審核人，保證可追溯。輸出成果：定稿說(shuō)明書(shū)電子版/印刷版、《說(shuō)明書(shū)變更記錄》。三、說(shuō)明書(shū)結(jié)構(gòu)與內(nèi)容模板產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)需包含以下核心模塊，各模塊必備內(nèi)容如下表所示（可根據(jù)產(chǎn)品類型增刪章節(jié)）：章節(jié)必備內(nèi)容格式要求封面產(chǎn)品全稱、型號(hào)規(guī)格、版本號(hào)、企業(yè)LOGO、編制單位、發(fā)布日期、適用認(rèn)證標(biāo)志（如CCC、CE）LOGO居上，標(biāo)題二號(hào)黑體，信息分兩行居中目錄章節(jié)標(biāo)題、頁(yè)碼（自動(dòng)，含“圖索引”“表索引”子目錄）左對(duì)齊，頁(yè)碼右對(duì)齊，宋體五號(hào)1.產(chǎn)品概述1.1產(chǎn)品定義與用途1.2核心特點(diǎn)（3-5點(diǎn)，突出差異化優(yōu)勢(shì)）1.3包裝清單（含數(shù)量）標(biāo)題黑體，宋體，核心特點(diǎn)可配圖標(biāo)2.技術(shù)參數(shù)分表格呈現(xiàn)，參數(shù)名稱、單位、數(shù)值、備注（如“工作溫度：-10℃~50℃”）表格三線表，表頭加粗，參數(shù)按重要性排序3.安全須知3.1風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)標(biāo)識(shí)（如“??警告”“??提示”）3.2禁止操作（如“嚴(yán)禁自行拆解”）3.3必要防護(hù)措施（如“使用前請(qǐng)接地線”）警告用紅色加粗，配通用安全圖標(biāo)4.快速入門4.1產(chǎn)品外觀圖（標(biāo)注接口/按鍵名稱）4.2安裝/開(kāi)機(jī)步驟（分步驟，每步配圖）4.3首次使用設(shè)置（如軟件初始化、配網(wǎng)流程）步驟編號(hào)（①②③），圖注宋體五號(hào)5.功能詳解5.1基礎(chǔ)功能（如“開(kāi)關(guān)機(jī)”“音量調(diào)節(jié)”）5.2高級(jí)功能（如“定時(shí)開(kāi)關(guān)機(jī)”“遠(yuǎn)程控制”）5.3模式說(shuō)明（如“節(jié)能模式”“強(qiáng)力模式”）功能名稱加粗，操作步驟分點(diǎn)描述6.故障排除表格呈現(xiàn)：故障現(xiàn)象、可能原因、解決方法、建議聯(lián)系售后的情況（如“主板故障”）故障現(xiàn)象按使用頻率排序，解決方法優(yōu)先用戶自查7.售后服務(wù)7.1保修政策（保修期、范圍）7.2聯(lián)系方式（客服電話、服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)地址，用占位符）7.3維修流程（報(bào)修→檢測(cè)→維修→反饋）電話格式統(tǒng)一為“[客服電話]”，地址具體到城市8.附錄8.1術(shù)語(yǔ)解釋（如“額定電壓”“防護(hù)等級(jí)”）8.2認(rèn)證證書(shū)編號(hào)（如“CCC認(rèn)證號(hào)：20230101056”）8.3環(huán)保信息（如“符合RoHS標(biāo)準(zhǔn)”）術(shù)語(yǔ)按拼音排序，認(rèn)證信息可附掃描件索引四、編寫過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)術(shù)語(yǔ)一致性：建立《產(chǎn)品術(shù)語(yǔ)庫(kù)》，統(tǒng)一核心術(shù)語(yǔ)（如“充電器”不得混用“充電適配器”），避免同一概念用不同表述；安全警示規(guī)范性：按GB/T15706《機(jī)械安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與風(fēng)險(xiǎn)減小》劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（危險(xiǎn)、警告、注意），對(duì)應(yīng)使用“??”“?”“??”圖標(biāo)，警示內(nèi)容需明確“危險(xiǎn)后果+規(guī)避措施”；圖文匹配度：所有圖片需與文字內(nèi)容同步審核，避免圖文不符（如步驟3配圖顯示步驟2的操作）；圖表下方需注明“圖XXX”或“表XXX”，并在中引用；版本追溯性：每次修訂需記錄變更點(diǎn)（如“V1.1.0新增‘遠(yuǎn)程控制’功能說(shuō)明”），舊版說(shuō)明書(shū)需歸檔保存，便于追溯歷史版本；用戶反饋閉環(huán)：說(shuō)明書(shū)發(fā)布后，通過(guò)客服、用戶調(diào)研等渠道收集說(shuō)明書(shū)使用問(wèn)題（如“找不到故障排除章節(jié)”），每季度匯總并納入下一次修訂計(jì)劃；跨部門協(xié)作機(jī)制：明確編寫、審核、批準(zhǔn)職責(zé)（研發(fā)負(fù)責(zé)技術(shù)準(zhǔn)