行政文件歸檔管理制度文件分類與存儲(chǔ)版一、適用范圍與核心管理對(duì)象本制度適用于企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱“單位”）的行政文件歸檔管理工作，涵蓋單位在日常行政管理、運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各類紙質(zhì)及電子文件。核心管理對(duì)象包括但不限于：綜合管理類文件（如公文、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度）、人力資源管理類文件（如員工名冊(cè)、合同、培訓(xùn)記錄）、財(cái)務(wù)管理類文件（如預(yù)算報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告）、法務(wù)管理類文件（如合同協(xié)議、法律文書(shū)）、項(xiàng)目管理類文件（如項(xiàng)目計(jì)劃、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）及其他具有查考利用價(jià)值的行政文件。二、行政文件歸檔全流程操作指引（一）文件收集：全面覆蓋，應(yīng)歸盡歸責(zé)任主體：各部門(mén)指定專人（如部門(mén)行政專員*）為本部門(mén)文件歸檔第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)產(chǎn)生文件的日常收集；綜合管理部門(mén)（如行政部）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全單位文件歸檔工作。收集范圍：上級(jí)單位下發(fā)的需要執(zhí)行的文件、批復(fù)；本單位制發(fā)的正式文件（如通知、決定、函件）、會(huì)議材料（會(huì)議議程、簽到表、紀(jì)要）；部門(mén)間往來(lái)具有查考價(jià)值的函件、記錄；反映單位重要活動(dòng)的影像資料（含照片、視頻，需標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)、事件）；其他經(jīng)綜合管理部門(mén)認(rèn)定需歸檔的文件。收集要求：文件需為最終版本，內(nèi)容完整（如簽字、蓋章齊全），電子檔與紙質(zhì)檔同步收集（電子檔格式為PDF、DOCX等通用格式，避免使用加密或過(guò)期軟件格式）。（二）文件分類：科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，層級(jí)清晰一級(jí)分類（按部門(mén)/職能）：根據(jù)文件產(chǎn)生來(lái)源或職能屬性，劃分為以下一級(jí)類別（可根據(jù)單位實(shí)際調(diào)整）：綜合管理類：由行政部產(chǎn)生的文件；人力資源管理類：由人力資源部產(chǎn)生的文件；財(cái)務(wù)管理類：由財(cái)務(wù)部產(chǎn)生的文件；法務(wù)管理類：由法務(wù)部產(chǎn)生的文件；項(xiàng)目管理類：由項(xiàng)目部/各項(xiàng)目組產(chǎn)生的文件；其他類：未納入上述類別但需歸檔的文件。二級(jí)分類（按文件類型）：在一級(jí)分類下，按文件性質(zhì)或用途劃分二級(jí)類別，示例：綜合管理類下可設(shè)“公文”“會(huì)議紀(jì)要”“規(guī)章制度”“檔案管理”“后勤保障”等；人力資源管理類下可設(shè)“員工信息”“勞動(dòng)合同”“培訓(xùn)記錄”“績(jī)效考核”“薪酬福利”等（注：“薪酬福利”僅作為文件類型，不涉及具體敏感信息）；項(xiàng)目管理類下可設(shè)“立項(xiàng)文件”“實(shí)施過(guò)程”“驗(yàn)收?qǐng)?bào)告”“項(xiàng)目總結(jié)”等。三級(jí)分類（按年份/期限）：二級(jí)分類文件按形成年份或保管期限劃分，如“2024年”“永久”“30年”“10年”（保管期限參照《文書(shū)檔案保管期限表》結(jié)合單位實(shí)際確定）。（三）文件整理：規(guī)范整理，便于檢索排序與編頁(yè)：紙質(zhì)文件：按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排序，使用鉛筆在右上角編寫(xiě)頁(yè)碼（單文件頁(yè)碼連續(xù)，多文件合并歸檔時(shí)，每份文件單獨(dú)編頁(yè)，注明“共X頁(yè)第X頁(yè)”）；電子文件：按“一級(jí)分類-二級(jí)分類-年份-文件名稱”規(guī)則建立文件夾層級(jí)，如“綜合管理類-會(huì)議紀(jì)要-2024年-2024年度第一次辦公會(huì)議紀(jì)要.pdf”。裝訂與封裝：紙質(zhì)文件：左側(cè)裝訂，使用不銹鋼夾或線裝，避免使用金屬訂書(shū)釘（防止銹蝕）；單份文件厚度超過(guò)1cm時(shí)，拆分為多個(gè)分冊(cè)并標(biāo)注“（一）（二）”；電子文件：每份文件命名格式為“分類編號(hào)-文件名稱-形成日期-版本號(hào)”，如“Z-01-2024年第一次辦公會(huì)議紀(jì)要-20240315-V1.0.pdf”（分類編號(hào)規(guī)則見(jiàn)下文“編號(hào)規(guī)則”）。編制歸檔文件目錄：紙質(zhì)文件：按“件”編制目錄（每份獨(dú)立文件為1件），包含序號(hào)、分類編號(hào)、題名（文件名稱）、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、存放位置（檔案盒編號(hào)）、備注等信息；電子文件：同步建立電子目錄，使用Excel或檔案管理系統(tǒng)錄入，保證與紙質(zhì)目錄一致。（四）文件編號(hào)：唯一識(shí)別，避免重復(fù)編號(hào)規(guī)則：采用“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年份-流水號(hào)”結(jié)構(gòu)，示例：一級(jí)分類代碼：綜合管理類（Z）、人力資源管理類（R）、財(cái)務(wù)管理類（C）、法務(wù)管理類（F）、項(xiàng)目管理類（P）、其他類（Q）；二級(jí)分類代碼：在一級(jí)代碼后加兩位數(shù)字，如“公文（01）”“會(huì)議紀(jì)要（02）”“規(guī)章制度（03）”；年份：文件形成年份的后兩位，如2024年為“24”；流水號(hào)：按一級(jí)分類二級(jí)分類下文件歸檔順序，從001開(kāi)始編號(hào)，不足補(bǔ)零。示例：Z-01-24-001，表示“綜合管理類-公文-2024年-第1號(hào)文件”。編號(hào)管理：分類編號(hào)由綜合管理部門(mén)統(tǒng)一編制，各部門(mén)不得擅自更改；新增二級(jí)分類時(shí)，需向綜合管理部門(mén)申請(qǐng)備案，明確分類代碼。（五）文件存儲(chǔ)：安全存放，規(guī)范管理紙質(zhì)文件存儲(chǔ)：檔案盒：使用無(wú)酸、防火檔案盒，規(guī)格統(tǒng)一（如310mm×220mm），盒面標(biāo)注“一級(jí)分類-二級(jí)分類-年份-檔案盒編號(hào)”（如“綜合管理類-會(huì)議紀(jì)要-2024年-01”）；存放要求：按分類編號(hào)順序排列于檔案柜中，柜外貼有分類標(biāo)簽（如“Z-綜合管理類”），避免陽(yáng)光直射、潮濕、蟲(chóng)蛀；溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%；特殊文件：涉密文件（如未公開(kāi)的合同、人事任免）需單獨(dú)存放于帶鎖保密柜，由專人管理。電子文件存儲(chǔ)：存儲(chǔ)介質(zhì)：優(yōu)先存儲(chǔ)于單位內(nèi)部服務(wù)器或?qū)Ｓ脵n案管理系統(tǒng)，禁止存儲(chǔ)于個(gè)人電腦或非加密移動(dòng)硬盤(pán)；備份要求：電子文件實(shí)行“本地備份+異地備份”，本地備份每日增量備份，異地備份每月全量備份，備份數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)；權(quán)限管理：設(shè)置分級(jí)訪問(wèn)權(quán)限，普通員工僅可查看本部門(mén)相關(guān)文件，管理員擁有最高權(quán)限，定期審計(jì)訪問(wèn)記錄。（六）文件借閱與利用：規(guī)范流程，責(zé)任到人借閱申請(qǐng)：內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)；借閱涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部借閱：?jiǎn)挝煌獠繖C(jī)構(gòu)或人員借閱文件，需持單位介紹信，經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)，原則上不借閱原件，可提供加蓋公章的復(fù)印件。借閱期限與歸還：一般文件借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日，特殊文件（如項(xiàng)目資料）不超過(guò)10個(gè)工作日；借閱人需在到期前歸還，如需續(xù)借，需提前1天辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不超過(guò)5個(gè)工作日；歸還時(shí)，綜合管理部門(mén)核對(duì)文件完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，在《文件借閱登記表》上登記歸還日期。利用要求：借閱人不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換文件，不得擅自復(fù)制、拍攝（經(jīng)批準(zhǔn)的除外）；文件僅限工作需要查閱，不得用于其他用途；涉密文件嚴(yán)禁帶出辦公區(qū)域。（七）文件鑒定與銷毀：定期清理，合規(guī)處置鑒定工作：綜合管理部門(mén)每3年組織一次檔案鑒定工作，會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)到期文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類；鑒定小組由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理員、各部門(mén)代表組成，形成《檔案鑒定報(bào)告》，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。銷毀流程：對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件，由綜合管理部門(mén)編制《文件銷毀清冊(cè)》，注明文件分類編號(hào)、題名、形成日期、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息；銷毀時(shí)，需由2名以上監(jiān)銷人員（綜合管理部門(mén)人員、監(jiān)銷部門(mén)代表*）共同監(jiān)督，采用碎紙機(jī)銷毀（紙質(zhì)文件）或徹底刪除（電子文件，需覆蓋3次以上），并在《文件銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)；涉密文件銷毀需符合國(guó)家保密規(guī)定，送至指定保密銷毀機(jī)構(gòu)處理，留存銷毀憑證。三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板清單（一）行政文件分類目錄表（示例）一級(jí)分類一級(jí)分類代碼二級(jí)分類二級(jí)分類代碼示例文件綜合管理類Z公文01關(guān)于2024年度工作安排的通知綜合管理類Z會(huì)議紀(jì)要022024年第一次辦公會(huì)議紀(jì)要人力資源管理類R勞動(dòng)合同05勞動(dòng)合同書(shū)（2020-2023）項(xiàng)目管理類P驗(yàn)收?qǐng)?bào)告12項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（2023）（二）行政文件歸檔登記表（示例）序號(hào)分類編號(hào)文件題名形成部門(mén)責(zé)任人形成日期頁(yè)數(shù)保管期限存放位置（檔案盒編號(hào)）備注1Z-01-24-001關(guān)于2024年度工作安排的通知行政部*2024-01-053永久Z-01-24-012R-05-24-005勞動(dòng)合同書(shū)（2020-2023）人力資源部*2020-03-155永久R-05-24-05續(xù)簽合同另存（三）行政文件借閱登記表（示例）借閱日期借閱部門(mén)/人員文件分類編號(hào)文件題名借閱用途借閱期限審批人（部門(mén)負(fù)責(zé)人*）歸還日期經(jīng)辦人備注2024-03-10市場(chǎng)部P-12-23-003項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目復(fù)盤(pán)5個(gè)工作日趙六*2024-03-14周七*僅限查閱2024-03-12外部合作單位Z-01-23-008關(guān)于合作事宜的函合作參考3個(gè)工作日錢(qián)八*2024-03-14吳九*提供復(fù)印件（四）行政文件銷毀清冊(cè)（示例）序號(hào)分類編號(hào)文件題名形成日期保管期限數(shù)量（頁(yè)/份）銷毀原因監(jiān)銷人銷毀日期備注1Z-03-20-0012020年行政管理制度匯編2020-06-3010年50保管期限屆滿、2024-03-202R-06-19-0022019年員工培訓(xùn)簽到表2019-07-1010年30保管期限屆滿、趙六2024-03-20四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）責(zé)任分工明確化單位分管領(lǐng)導(dǎo)*負(fù)責(zé)統(tǒng)籌行政文件歸檔管理工作，審批重大事項(xiàng)；綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)制度制定、分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、流程監(jiān)督及檔案庫(kù)房管理；各部門(mén)負(fù)責(zé)人*為本部門(mén)文件歸檔第一責(zé)任人，保證本部門(mén)文件及時(shí)收集、規(guī)范整理；檔案管理員*（可兼職或?qū)Ｂ殻┴?fù)責(zé)文件接收、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、借閱登記等日常操作，定期檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境。（二）保密與安全管理涉密文件（如未公開(kāi)的決策文件、核心合同）需單獨(dú)標(biāo)識(shí)密級(jí)（“秘密”“機(jī)密”），限制借閱權(quán)限，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)；電子文件存儲(chǔ)服務(wù)器需開(kāi)啟防火墻、殺毒軟件，定期更新安全補(bǔ)丁，防止數(shù)據(jù)泄露或篡改；檔案庫(kù)房配備消防器材（如二氧化碳滅火器）、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)防霉藥品，定期檢查用電安全，嚴(yán)禁煙火。（三）定期檢查與動(dòng)態(tài)更新綜合管理部門(mén)每半年對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境（溫濕度、防火防蟲(chóng)設(shè)施）進(jìn)行檢查，形成《檔案檢查記錄》，及時(shí)整改問(wèn)題；每年對(duì)歸檔文件進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，保證賬實(shí)相符，對(duì)缺失文件及時(shí)追補(bǔ)并記錄原因；單位組織架構(gòu)或職能調(diào)整時(shí)，及時(shí)修訂文件分類標(biāo)準(zhǔn)，避免因部門(mén)合并、撤銷導(dǎo)致文件歸屬混亂。（四）培訓(xùn)與考核新員