合同審核及管理標(biāo)準(zhǔn)操作手冊一、手冊適用范圍與核心目標(biāo)本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（含采購部、銷售部、法務(wù)部、財務(wù)部、行政部等）在合同起草、審核、簽署、履行、變更、歸檔全流程中的標(biāo)準(zhǔn)化操作，旨在規(guī)范合同管理行為，防范法律風(fēng)險與經(jīng)營風(fēng)險，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款嚴(yán)謹(jǐn)明確，保障企業(yè)合法權(quán)益。核心目標(biāo)包括：統(tǒng)一合同審核標(biāo)準(zhǔn)、提高合同管理效率、降低履約糾紛風(fēng)險、實(shí)現(xiàn)合同全生命周期可追溯。二、合同審核全流程操作指引（一）合同接收與登記環(huán)節(jié)責(zé)任人：行政部/法務(wù)部指定專人（如合同管理員*）操作步驟：接收文件：通過線下遞交（紙質(zhì)合同文本及附件）或線上系統(tǒng)（如OA合同管理模塊）接收合同文本，核對合同文本是否完整（含封面、附件、簽署頁等），如存在缺失，要求提交部門（業(yè)務(wù)部門）補(bǔ)充完整。信息登記：在《合同接收登記表》（詳見第四章模板一）中填寫合同基本信息，包括合同編號（按“部門代碼-年份-序號”規(guī)則編制，如CG-2024-001）、合同名稱、對方單位全稱、合同金額、接收日期、提交部門、聯(lián)系人及聯(lián)系方式、合同類型（采購/銷售/服務(wù)/租賃等）、預(yù)計簽署日期等。分配流轉(zhuǎn)：根據(jù)合同類型及金額，確定審核路徑（如常規(guī)采購合同需業(yè)務(wù)初審→法務(wù)復(fù)審→財務(wù)審核→總經(jīng)理審批），通過線上系統(tǒng)或紙質(zhì)流轉(zhuǎn)單將合同及相關(guān)資料（如對方資質(zhì)文件、招投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議等）轉(zhuǎn)交至下一環(huán)節(jié)責(zé)任人。輸出物：《合同接收登記表》（電子+紙質(zhì)）（二）合同初審環(huán)節(jié)（業(yè)務(wù)部門）責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人/經(jīng)辦人（如采購專員、銷售經(jīng)理）操作步驟：業(yè)務(wù)條款核對：重點(diǎn)審核合同核心業(yè)務(wù)條款是否與談判結(jié)果一致，包括但不限于：合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)等）是否明確；數(shù)量、單位、計量標(biāo)準(zhǔn)是否準(zhǔn)確；單價、總價（含是否含稅）、價格構(gòu)成（如是否包含運(yùn)費(fèi)、安裝費(fèi)等）是否與報價單/訂單一致；履行期限（起始/截止日期、具體交付節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收周期）是否合理；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）及驗(yàn)收方式（驗(yàn)收流程、時限、異議處理）是否明確；雙方權(quán)利義務(wù)（如交付地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、包裝要求、售后服務(wù)等）是否對等。履約能力評估：核查對方單位資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、資質(zhì)證書等復(fù)印件是否在有效期內(nèi)），評估對方履約能力（如歷史合作記錄、信用狀況、產(chǎn)能保障等），對高風(fēng)險合作對象（如新合作方、大額合同）需要求對方提供擔(dān)保函或履約保證金證明。填寫初審意見：在《合同審核意見表》（詳見第四章模板二）中逐項(xiàng)填寫審核意見，對無異議條款標(biāo)注“同意”，對需修改條款明確標(biāo)注“修改建議”及修改理由，對存在重大風(fēng)險的條款（如對方違約責(zé)任過輕、付款條件不明確）需標(biāo)注“風(fēng)險提示”并暫緩流轉(zhuǎn)，同時與法務(wù)部、財務(wù)部溝通確認(rèn)。輸出物：《合同審核意見表（初審）》、對方資質(zhì)文件復(fù)印件（三）合同復(fù)審環(huán)節(jié)（法務(wù)部門）責(zé)任人：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理（如法務(wù)主管*）操作步驟：合法性審查：重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，包括：合同主體是否具備完全民事行為能力（如企業(yè)法人需核查營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明，自然人需核查身份證）；合同條款是否違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如“合同簽訂后生效”vs“需辦理審批手續(xù)后生效”）；格式條款是否排除對方主要權(quán)利、加重己方責(zé)任（如“本合同解釋權(quán)歸甲方所有”是否合理）。合規(guī)性與風(fēng)險審查：審核合同是否符合企業(yè)內(nèi)部管理制度（如《合同管理辦法》《采購管理辦法》），識別潛在風(fēng)險點(diǎn)，包括：違約責(zé)任條款是否明確（違約情形、違約金計算方式、損失賠償范圍等），是否與合同權(quán)利義務(wù)匹配；爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄機(jī)構(gòu)（約定管轄是否有效，如“由甲方所在地法院管轄”是否符合級別管轄規(guī)定）；保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款、不可抗力條款是否完整、可執(zhí)行；合同附件（如技術(shù)協(xié)議、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）與是否沖突，附件效力是否明確。出具復(fù)審意見：在《合同審核意見表》中填寫復(fù)審意見，對合法合規(guī)條款標(biāo)注“同意”，對需修改條款提出具體修改建議（如“將違約金調(diào)整為合同總額的20%”“補(bǔ)充爭議解決為仲裁，由仲裁委員會仲裁”），對存在重大法律風(fēng)險且無法通過修改規(guī)避的條款（如標(biāo)的物為禁止流通物），需標(biāo)注“不予通過”并說明理由，退回業(yè)務(wù)部門重新談判或終止合作。輸出物：《合同審核意見表（復(fù)審）》、法律風(fēng)險評估報告（重大風(fēng)險合同必備）（四）會簽與審批環(huán)節(jié)（多部門）責(zé)任人：財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/董事長操作步驟：財務(wù)審核：財務(wù)部門（如財務(wù)經(jīng)理*）重點(diǎn)審核：付款方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及支付條件）是否合理，是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定；稅費(fèi)承擔(dān)（如增值稅、印花稅等）是否明確，發(fā)票類型（專票/普票）及開具要求是否符合財務(wù)核算要求；價格構(gòu)成是否成本合理，是否存在虛高報價；涉及保函、保證金條款的，資金占用成本及回收風(fēng)險是否可控。財務(wù)審核完成后在《合同審核意見表》中填寫意見，重大合同需出具《財務(wù)風(fēng)險評估意見書》。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額及重要性確定審批權(quán)限（如：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→財務(wù)部→分管副總；10萬元＜金額≤50萬元：上述流程+總經(jīng)理；金額＞50萬元：上述流程+董事長）。審批人需在《合同審批單》（詳見第四章模板三）中簽署審批意見（“同意”“修改后同意”“不同意”），對“修改后同意”的，需明確修改內(nèi)容并要求相關(guān)部門完成修改后重新提交。輸出物：《合同審批單》、財務(wù)風(fēng)險評估意見書（如需）（五）合同簽署與用印環(huán)節(jié)責(zé)任人：行政部/法務(wù)部、法定代表人/授權(quán)代表操作步驟：文本核對：法務(wù)部/合同管理員*審核最終版本合同是否與審批通過版本一致，包括條款、金額、簽署頁等，如有修改需重新履行審批流程。用印申請：填寫《合同用印申請表》（詳見第四章模板四），附《合同審批單》《合同審核意見表》及最終版合同文本，提交至行政部。用印管理：行政部（如行政主管*）核對用印申請材料齊全性，檢查合同文本是否完整（無缺頁、涂改），用印人需在《用印登記表》中登記用印日期、合同編號、用印份數(shù)、用印人等信息。簽署規(guī)范：法定代表人簽署：需提供法定代表人身份證明書及簽字樣本，簽署時需親筆簽名，不得蓋章代替；授權(quán)代表簽署：需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、期限），授權(quán)代表簽字后需加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）；多頁合同需加蓋騎縫章，每頁小合同需加蓋“合同專用章”或“公章”。輸出物：簽署完成合同文本（至少一式三份：企業(yè)留存、對方單位、財務(wù)/法務(wù)備案）、《用印登記表》（六）合同履行與跟蹤環(huán)節(jié)責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、法務(wù)部操作步驟：履行交底：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后3個工作日內(nèi)，向履行團(tuán)隊(duì)（如項(xiàng)目組、交付團(tuán)隊(duì)）進(jìn)行合同交底，明確履行節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款條件、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容，并填寫《合同履行交底記錄》（詳見第四章模板五）。過程監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門按合同約定跟蹤履行情況（如交付進(jìn)度、驗(yàn)收情況、付款申請），對逾期履行或?qū)Ψ竭`約情況及時收集證據(jù)（如催告函、驗(yàn)收報告、溝通記錄），并在《合同履行情況跟蹤表》（詳見第四章模板六）中記錄異常情況及處理措施。財務(wù)對接：財務(wù)部根據(jù)合同約定付款條件審核付款申請，核對發(fā)票、驗(yàn)收證明等材料，保證付款合規(guī)；收到對方付款后及時開具發(fā)票并登記臺賬。爭議處理：發(fā)生履約糾紛時，業(yè)務(wù)部門立即向法務(wù)部報告，法務(wù)部牽頭制定爭議解決方案（協(xié)商、調(diào)解、仲裁/訴訟），并同步向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報進(jìn)展。輸出物：《合同履行交底記錄》《合同履行情況跟蹤表》、履約相關(guān)證明材料（發(fā)票、驗(yàn)收單等）（七）合同變更與解除環(huán)節(jié)責(zé)任人：原流程各部門、分管領(lǐng)導(dǎo)操作步驟：變更/解除申請：因客觀原因需變更或解除合同時（如對方違約、政策變化、履行條件變更），由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更/解除申請表》（詳見第四章模板七），說明變更/解除原因、具體內(nèi)容及影響，附相關(guān)證明材料（如對方違約證據(jù)、雙方協(xié)商記錄）。審核審批：變更/解除合同需重新履行審核審批流程（參照“（二）至（四）”環(huán)節(jié)），重大變更（如金額增加30%以上、標(biāo)的物變更）需提高審批權(quán)限。協(xié)議簽署：審核通過后，由法務(wù)部起草《合同變更補(bǔ)充協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》，明確變更/解除后的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、賠償范圍等，經(jīng)雙方簽署后生效，原合同相關(guān)條款同時失效。資料更新：合同管理員*在合同臺賬中更新合同信息（如變更金額、變更日期、解除日期），并將補(bǔ)充協(xié)議/解除協(xié)議與原合同一并歸檔。輸出物：《合同變更/解除申請表》《合同變更補(bǔ)充協(xié)議》/《合同解除協(xié)議》、更新后的合同臺賬（八）合同歸檔環(huán)節(jié)責(zé)任人：行政部/檔案室、法務(wù)部操作步驟：資料整理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同全套資料（含合同文本、審批文件、審核意見表、簽署頁、附件、履行記錄、變更/解除協(xié)議等）整理成冊，標(biāo)注“歸檔”字樣及合同編號。歸檔登記：行政部/檔案室（如檔案管理員*）核對資料完整性，在《合同歸檔清單》（詳見第四章模板八）中登記歸檔日期、合同編號、資料份數(shù)、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。電子化歸檔：將合同掃描件（PDF格式）至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)，保證電子檔案可查詢、可追溯。保管期限：根據(jù)《檔案管理辦法》確定保管期限，一般合同保管期限為10年，重大/涉訴合同保管期限為長期（至合同權(quán)利義務(wù)終止后10年）。輸出物：《合同歸檔清單》、紙質(zhì)合同檔案、電子檔案三、合同管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)規(guī)范（一）合同起草規(guī)范文本使用：優(yōu)先使用企業(yè)制定的《合同示范文本》（如采購合同、銷售合同模板），未制定示范文本的，需參照國家市場監(jiān)管總局等部委發(fā)布的示范文本，避免使用對方提供的“格式合同”。條款表述：用語準(zhǔn)確、簡潔，避免歧義（如“大概”“左右”等模糊詞匯，需明確具體數(shù)值；“定金”vs“訂金”，需明確法律屬性）；數(shù)字、日期、金額需同時使用中文大寫和阿拉伯?dāng)?shù)字（如“人民幣伍萬元整（￥50,000.00）”）。附件管理：附件（如技術(shù)協(xié)議、圖紙、清單）是合同組成部分，需在中明確附件名稱及數(shù)量，附件內(nèi)容需與一致，避免沖突。（二）合同版本控制版本編號：合同文本需標(biāo)注版本號（如V1.0、V2.0），每次修改后更新版本號，并在修改處標(biāo)注修訂說明（如“V1.1：第3.2條付款期限調(diào)整為‘30天’”）。唯一版本：審核審批環(huán)節(jié)以最新版本文本為依據(jù)，保證各環(huán)節(jié)審核內(nèi)容一致，避免“舊版審核、新版簽署”的情況。（三）合同臺賬管理動態(tài)更新：合同管理員*需建立《合同管理臺賬》（詳見第四章模板九），實(shí)時記錄合同從接收、審核、簽署、履行到歸檔的全流程信息，保證臺賬信息與實(shí)際情況一致。定期核對：每月末法務(wù)部與財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門核對臺賬數(shù)據(jù)（如合同金額、履行進(jìn)度、付款情況），保證賬實(shí)相符。四、常用模板表格模板一：合同接收登記表合同編號合同名稱對方單位全稱合同金額（元）合同類型接收日期提交部門聯(lián)系人聯(lián)系方式預(yù)計簽署日期狀態(tài)HT-2024-001采購設(shè)備合同科技有限公司500,000.00采購2024-03-01采購部張*1382024-03-15待審核HT-2024-002軟件服務(wù)合同YY信息科技有限公司200,000.00服務(wù)2024-03-02銷售部李03-20審核中模板二：合同審核意見表合同編號HT-2024-001審核環(huán)節(jié)初審（業(yè)務(wù)部門）審核部門采購部審核人王*（采購經(jīng)理）序號審核條款原條款內(nèi)容審核意見1第3條交付期限“合同簽訂后30日內(nèi)”同意2第5條違約責(zé)任“逾期交付按日0.05%支付違約金”同意3第7條質(zhì)量驗(yàn)收“驗(yàn)收合格后付款”風(fēng)險提示審核結(jié)論修改后同意審核日期2024-03-02模板三：合同審批單合同名稱采購設(shè)備合同合同編號HT-2024-001合同金額（元）500,000.00合同類型采購審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見業(yè)務(wù)初審采購部王*修改后同意法務(wù)復(fù)審法務(wù)部趙*（法務(wù)主管）同意財務(wù)審核財務(wù)部劉*（財務(wù)經(jīng)理）同意分管副總審批分管副總孫*同意總經(jīng)理審批總經(jīng)理周*同意審批結(jié)論同意簽署審批日期2024-03-10模板四：合同用印申請表合同名稱采購設(shè)備合同合同編號HT-2024-001用印份數(shù)3份（甲方2份、乙方1份）用印類型合同專用章用印申請人王*（采購經(jīng)理）聯(lián)系電話138用印事由簽署科技有限公司采購設(shè)備合同附件清單1.《合同審批單》；2.最終版合同文本（含簽字頁）行政部審核意見□同意用印□不同意用?。ㄕf明：__________________）審核人錢*（行政主管）審核日期2024-03-12用印登記用印日期：2024-03-12；用印人：錢；合同領(lǐng)取人：王模板五：合同履行交底記錄合同編號HT-2024-001合同名稱采購設(shè)備合同交底部門采購部交底人王*接收部門項(xiàng)目部接收人吳*（項(xiàng)目經(jīng)理）交底時間2024-03-15交底地點(diǎn)會議室A交底內(nèi)容1.合同標(biāo)的：型號設(shè)備3臺；2.交付節(jié)點(diǎn)：2024-04-30前交付；3.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：GB/T19001-2016；4.付款條件：驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付90%，質(zhì)保期滿無息支付10%；5.違約責(zé)任：逾期交付按日0.05%支付違約金接收人簽字吳*交底人簽字王*模板六：合同履行情況跟蹤表合同編號HT-2024-001合同名稱采購設(shè)備合同履行階段交付階段計劃完成日期2024-04-30實(shí)際完成情況2024-05-05完成交付，逾期5天異常情況說明因供應(yīng)商原材料短缺導(dǎo)致延遲交付處理措施已與供應(yīng)商協(xié)商，按合同約定支付逾期違約金（250元/天×5天=1250元）責(zé)任人王*（采購經(jīng)理）記錄日期2024-05-06模板七：合同變更/解除申請表合同編號HT-2024-001合同名稱采購設(shè)備合同變更/解除類型合同變更申請人王*（采購經(jīng)理）申請日期2024-05-10申請部門采購部變更/解除原因供應(yīng)商延遲交付，雙方協(xié)商同意調(diào)整交付期限至2024-05-15，并減免部分違約金具體變更內(nèi)容第3條交付期限調(diào)整為“2024-05-15前”；第5條違約金調(diào)整為“逾期按日0.03%支付”附件材料1.雙方協(xié)商記錄；2.變更補(bǔ)充協(xié)議草案審批意見業(yè)務(wù)部門：王（同意）；法務(wù)部：趙（同意）；財務(wù)部：劉（同意）；總經(jīng)理：周（同意）審批日期2024-05-12模板八：合同歸檔清單歸檔編號HT-2024-001-AG合同名稱采購設(shè)備合同歸檔日期2024-06-01保管期限10年資料清單序號資料名稱份數(shù)1合同文本（含簽字頁）2份2《合同審批單》1份3《合同審核意見表》1份4《履行交底記錄》1份5《變更補(bǔ)充協(xié)議》1份檔案管理員簽字鄭*提交部門簽字采購部（王*）模板九：合同管理臺賬合同編號合同名稱對方單位合同金額簽署日期履行期限履行狀態(tài)責(zé)任人備注HT-2024-001采購設(shè)備合同科技500,0002024-03-152024-03-15-2024-05-15已履行完畢王*質(zhì)保期至2025-03-15HT-2024-002軟件服務(wù)合同YY信息200,0002024-03-252024-03-25-2025-03-24履行中李*季度付款五、風(fēng)險防范與操作注意事項(xiàng)（一）主體