公司會議室管理使用標準作業(yè)指南一、指南說明與適用范圍本指南旨在規(guī)范公司會議室的預(yù)約、使用、維護及管理工作，保障會議室資源高效利用，營造有序、整潔的會議環(huán)境，適用于公司全體員工及外部訪客的會議室使用場景。二、適用場景與常見用途（一）內(nèi)部會議場景部門例會：各部門定期召開的工作進展同步、任務(wù)部署會議，參會人數(shù)通常為5-20人。項目討論會：跨部門項目組針對項目方案、進度、問題解決的專項會議，需支持白板、投影等協(xié)作設(shè)備。培訓(xùn)與分享會：內(nèi)部技能培訓(xùn)、經(jīng)驗交流等活動，需容納15-50人，配備音響、麥克風等設(shè)備。面試與考核：人力資源部門組織的新員工面試、員工績效面談等，需保障環(huán)境私密性。（二）外部對接場景客戶接待：與合作伙伴、客戶進行業(yè)務(wù)洽談、方案展示，需注重會議室環(huán)境整潔及設(shè)備專業(yè)性。供應(yīng)商會議：與供應(yīng)商就合作細節(jié)、產(chǎn)品供應(yīng)等事宜進行溝通，需提前確認設(shè)備需求。三、會議室使用全流程操作規(guī)范（一）會議預(yù)約階段預(yù)約發(fā)起申請人需通過公司會議室管理系統(tǒng)（或指定行政聯(lián)系人）提前提交預(yù)約申請，至少提前1個工作日預(yù)約（緊急會議除外，需提前2小時聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)）。預(yù)約時需明確以下信息：會議主題、日期、具體時間段（開始/結(jié)束時間，精確到30分鐘）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板、麥克風等）、特殊需求（如茶水、座位布局等）。預(yù)約審核與確認行政部在收到預(yù)約申請后1個工作日內(nèi)審核，根據(jù)會議室使用優(yōu)先級（如高層會議、客戶接待優(yōu)先于臨時小范圍討論）及資源沖突情況，確認是否通過申請。審核通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送預(yù)約成功通知（或由行政部郵件/電話告知申請人）；若沖突，需建議調(diào)整時間或更換會議室。預(yù)約變更與取消若需變更會議時間、地點或取消預(yù)約，申請人需至少提前2小時通過系統(tǒng)或聯(lián)系行政部操作，以便會議室資源及時釋放。無故取消且未提前通知的，將納入個人/部門會議使用信用記錄。（二）會前準備階段會議室檢查與布置行政部或會議室管理員在會議開始前30分鐘完成以下工作：開通電源、空調(diào)，調(diào)節(jié)溫度至22-26℃，保證通風良好；檢查設(shè)備（投影儀、音響、麥克風、視頻會議系統(tǒng)等）是否正常運行，測試網(wǎng)絡(luò)連接；根據(jù)需求擺放桌椅（如U型、會議式、課桌式），擺放會議所需文具（白板筆、便簽紙、礦泉水等）；保證會議室干凈整潔，無雜物殘留。參會人員提醒申請人需在會議開始前1小時內(nèi)，通過企業(yè)/郵件向參會人員發(fā)送會議室位置及會議提醒，重要會議可附會議室使用注意事項。（三）會議進行階段入場與簽到參會人員需提前10分鐘到達會議室，在會議室門口簽到表上簽字（或通過系統(tǒng)掃碼簽到）。如需延遲入場，申請人需提前告知會議室管理員，避免資源空置。設(shè)備使用規(guī)范設(shè)備操作需嚴格按照《會議室設(shè)備使用說明書》執(zhí)行，非專業(yè)人員不得私自拆卸、調(diào)試設(shè)備；使用投影儀時，需提前關(guān)閉會議室燈光，避免影響投影效果；使用麥克風時，保證電量充足，避免會議中途斷電。會議紀律保持會議室安靜，手機調(diào)至靜音或震動模式，接聽電話需離開會議室；禁止在會議室吸煙、飲食（特殊會議需提前申請允許提供茶水，需使用一次性杯具并保持桌面清潔）；會議期間妥善保管個人物品，不得隨意翻動會議室非會議物品。（四）會后整理階段設(shè)備復(fù)位與清理參會人員離開前，需將桌椅恢復(fù)原位，關(guān)閉所有設(shè)備（投影儀、音響、空調(diào)等），清理個人垃圾及會議資料（重要資料需帶走，非保密資料可交由行政部統(tǒng)一處理）。申請人最后離開時，需檢查門窗是否鎖好，燈光、電源是否關(guān)閉，并在會議室使用登記表上簽字確認。反饋與歸檔申請人需在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，通過系統(tǒng)提交會議室使用反饋（如設(shè)備故障、環(huán)境問題等），行政部根據(jù)反饋及時整改并記錄；會議室使用登記表、預(yù)約記錄等資料由行政部每月整理歸檔，保存期限不少于1年。四、常用管理表格模板（一）會議室預(yù)約申請表申請部門申請人聯(lián)系方式會議主題會議日期時間段參會人數(shù)會議室編號所需設(shè)備□投影儀□視頻會議系統(tǒng)□白板□麥克風□其他：______特殊需求審批人（部門）申請人簽字提交時間（二）會議室使用登記表使用日期時間段使用部門負責人設(shè)備使用情況（正常/故障）清潔確認（是/否）備注五、使用管理與風險防范（一）設(shè)備使用規(guī)范嚴禁私自外借會議室設(shè)備或帶離會議室；設(shè)備出現(xiàn)故障時，立即停止使用并聯(lián)系行政部（聯(lián)系人：*師傅，內(nèi)線：8888），不得自行拆卸維修；視頻會議系統(tǒng)使用后，需退出賬號并關(guān)閉設(shè)備，避免信息泄露。（二）衛(wèi)生與安全管理禁止在會議室用餐（特殊會議需提前申請，并安排專人清理餐后垃圾）；嚴禁攜帶易燃、易爆等危險物品進入會議室；熟悉消防通道位置，知曉滅火器使用方法，緊急情況優(yōu)先疏散人員并聯(lián)系行政部或安保部（內(nèi)線：9999）。（三）預(yù)約規(guī)則與資源公平會議室資源優(yōu)先保障公司核心業(yè)務(wù)及重要客戶接待，非工作時段（如晚8點后、周末）需提前1天申請，并由部門負責人審批；單次會議時長原則上不超過4小時，超長時間需重新申請；發(fā)覺長期占用會議室但不使用的情況，行政部有權(quán)取消預(yù)約并提醒申請人。（四）違規(guī)處理未按規(guī)定預(yù)約或私自占用會議室，首次將進行口頭警告，二次及以上將納入