企業(yè)信息管理制度模板一、制度適用范圍與管理目標(biāo)本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、全體員工及外部合作方在信息采集、存儲(chǔ)、使用、傳遞、銷毀等全生命周期的管理活動(dòng)，旨在規(guī)范信息處理流程，保障企業(yè)信息的安全性、準(zhǔn)確性、完整性，防范信息泄露、丟失或?yàn)E用風(fēng)險(xiǎn)，支撐企業(yè)合規(guī)運(yùn)營(yíng)與戰(zhàn)略決策。管理目標(biāo)包括：明確信息管理責(zé)任邊界，統(tǒng)一信息處理標(biāo)準(zhǔn)，提升信息利用效率，保證符合《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》等法律法規(guī)要求。二、企業(yè)信息管理操作流程（一）制度宣貫與培訓(xùn)啟動(dòng)發(fā)布與傳達(dá)：由行政部牽頭，經(jīng)管理層審批后，正式發(fā)布《企業(yè)信息管理制度》，通過(guò)企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、公告欄、部門(mén)會(huì)議等渠道向全員傳達(dá)，保證員工知曉制度內(nèi)容及生效日期。組織培訓(xùn)：人力資源部聯(lián)合信息管理部，針對(duì)不同崗位（如業(yè)務(wù)崗、行政崗、財(cái)務(wù)崗）開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，內(nèi)容包括信息分類標(biāo)準(zhǔn)、保密要求、操作規(guī)范及違規(guī)后果，培訓(xùn)時(shí)長(zhǎng)不少于2學(xué)時(shí)?？己舜_認(rèn)：培訓(xùn)后通過(guò)線上答題或現(xiàn)場(chǎng)考核檢驗(yàn)學(xué)習(xí)效果，考核合格者簽署《信息管理承諾書(shū)》（見(jiàn)配套表格），不合格者需重新培訓(xùn)直至達(dá)標(biāo)。（二）信息分類與分級(jí)標(biāo)識(shí)分類標(biāo)準(zhǔn)制定：信息管理部組織各部門(mén)梳理業(yè)務(wù)信息，按“業(yè)務(wù)屬性+內(nèi)容性質(zhì)”分為四大類：基礎(chǔ)信息：企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織架構(gòu)、法定代表人等；運(yùn)營(yíng)信息：業(yè)務(wù)合同、客戶資料、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、銷售報(bào)表等；財(cái)務(wù)信息：財(cái)務(wù)報(bào)表、資金流水、成本核算、稅務(wù)資料等；人事信息：?jiǎn)T工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、薪酬福利、績(jī)效考核等。分級(jí)標(biāo)識(shí)規(guī)則：根據(jù)信息敏感程度劃分為三級(jí)，并標(biāo)注對(duì)應(yīng)標(biāo)識(shí)（如“內(nèi)部公開(kāi)”“限制使用”“機(jī)密”）：一級(jí)（內(nèi)部公開(kāi)）：可向全體員工公開(kāi)，如企業(yè)簡(jiǎn)介、企業(yè)文化、考勤制度等；二級(jí)（限制使用）：僅限相關(guān)部門(mén)或崗位接觸，如部門(mén)工作計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等；三級(jí)（機(jī)密）：僅限授權(quán)核心人員管理，如未公開(kāi)的商業(yè)合同、核心技術(shù)參數(shù)、高管薪酬等。（三）信息采集與維護(hù)管理采集規(guī)范：采集前需明確信息來(lái)源（如客戶主動(dòng)提供、公開(kāi)渠道獲取、業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生等）及采集目的，保證合法合規(guī)；采集信息需填寫(xiě)《信息采集登記表》（見(jiàn)配套表格），注明采集人、采集時(shí)間、信息用途及存放部門(mén)，避免重復(fù)采集或過(guò)度采集。維護(hù)責(zé)任：信息“誰(shuí)采集、誰(shuí)維護(hù)”，責(zé)任部門(mén)需定期（每季度）核對(duì)信息準(zhǔn)確性，對(duì)過(guò)期、錯(cuò)誤信息及時(shí)更新；涉及跨部門(mén)信息變更（如員工崗位調(diào)整、客戶聯(lián)系人變更），需由原責(zé)任部門(mén)發(fā)起《信息變更申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后同步更新至共享系統(tǒng)。（四）信息存儲(chǔ)與備份管理存儲(chǔ)方式：電子信息需存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或加密云平臺(tái)，嚴(yán)禁私自存儲(chǔ)在個(gè)人電腦、移動(dòng)硬盤(pán)或非授權(quán)網(wǎng)盤(pán)；紙質(zhì)信息需存帶鎖檔案柜，按“分類+分級(jí)”編號(hào)存放（如“運(yùn)營(yíng)-二級(jí)-2024-001”），由檔案管理員建立臺(tái)賬。備份要求：電子信息需每日增量備份、每周全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存放（如總部與分支機(jī)構(gòu)服務(wù)器互備），備份記錄留存2年以上；紙質(zhì)信息每年掃描成電子版?zhèn)浞?，原件定期（?年）移交企業(yè)檔案館統(tǒng)一管理。（五）信息使用與審批流程使用申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要使用非公開(kāi)信息，需填寫(xiě)《信息使用申請(qǐng)表》（見(jiàn)配套表格），注明信息類型、用途、使用范圍及期限，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，按分級(jí)權(quán)限報(bào)批（二級(jí)信息由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，三級(jí)信息由總經(jīng)理審批）。使用規(guī)范：獲批后需在企業(yè)授權(quán)環(huán)境（如內(nèi)網(wǎng)辦公系統(tǒng)）中查閱或使用，嚴(yán)禁、傳播或用于非工作目的；涉及機(jī)密信息的使用需全程記錄，包括使用人、使用時(shí)間、操作內(nèi)容，信息管理部可定期抽查使用記錄。（六）信息保密與風(fēng)險(xiǎn)防范保密義務(wù)：全體員工簽署《信息管理承諾書(shū)》后，需遵守“最小權(quán)限”原則，僅接觸工作必需信息，嚴(yán)禁泄露、出售或非法提供給第三方；技術(shù)措施：信息管理部需部署防火墻、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)權(quán)限控制等技術(shù)工具，對(duì)敏感信息操作進(jìn)行日志審計(jì)，異常情況（如非授權(quán)登錄、大量數(shù)據(jù)導(dǎo)出）實(shí)時(shí)報(bào)警；外部合作管理：外部合作方需簽訂《信息保密協(xié)議》，明確信息使用范圍、保密期限及違約責(zé)任，合作結(jié)束后回收或銷毀其接觸的企業(yè)信息。（七）信息銷毀與歸檔管理銷毀條件：對(duì)于超過(guò)保存期限、無(wú)留存價(jià)值或失效的信息（如已終止的合同、過(guò)期客戶資料），由責(zé)任部門(mén)提交《信息銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)法務(wù)部與信息管理部聯(lián)合審核后實(shí)施；銷毀方式：電子信息采用專業(yè)刪除軟件徹底銷毀（需保留銷毀日志），紙質(zhì)信息使用碎紙機(jī)粉碎（需有2人以上監(jiān)督），銷毀過(guò)程全程記錄并留存3年；歸檔要求：具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息（如企業(yè)章程、重大決策文件、法律文書(shū)），需按年度整理成冊(cè)，移交企業(yè)檔案館永久保存，歸檔清單報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。三、配套管理表格模板表1：企業(yè)信息分類分級(jí)表信息類別子類示例信息級(jí)別保密期限責(zé)任部門(mén)基礎(chǔ)信息企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照一級(jí)長(zhǎng)期行政部運(yùn)營(yíng)信息年度銷售報(bào)表二級(jí)5年市場(chǎng)部財(cái)務(wù)信息未審計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表三級(jí)永久財(cái)務(wù)部人事信息高管勞動(dòng)合同三級(jí)員工離職后10年人力資源部表2：信息采集與維護(hù)登記表信息名稱信息來(lái)源采集人采集時(shí)間用途說(shuō)明存放部門(mén)更新周期維護(hù)人客戶聯(lián)系人信息業(yè)務(wù)部門(mén)提交2024-03-01銷售跟進(jìn)市場(chǎng)部每季度表3：信息使用申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門(mén)申請(qǐng)時(shí)間信息類型（如“運(yùn)營(yíng)-二級(jí)”）信息名稱使用目的使用期限部門(mén)負(fù)責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批銷售部2024-03-10運(yùn)營(yíng)-二級(jí)客戶投訴記錄分析客戶滿意度3個(gè)工作日同意（簽字：*）同意（簽字：*）表4：信息銷毀記錄表銷毀信息名稱銷毀原因申請(qǐng)部門(mén)審批人銷毀方式監(jiān)銷人銷毀日期備注2022年過(guò)期合同保存期限屆滿行政部*（法務(wù)部）紙質(zhì)粉碎趙六、錢(qián)七2024-03-15全程錄像表5：信息管理承諾書(shū)（節(jié)選）承諾人：________（姓名）部門(mén)：________崗位：________本人承諾：嚴(yán)格遵守企業(yè)信息管理制度，對(duì)接觸的企業(yè)信息履行以下義務(wù)：不泄露、傳播、非法使用或向第三方提供工作獲取的企業(yè)信息；按規(guī)定權(quán)限使用信息，嚴(yán)禁越級(jí)操作或私自復(fù)制、敏感信息；發(fā)覺(jué)信息泄露風(fēng)險(xiǎn)或違規(guī)行為時(shí)，立即向信息管理部或部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。承諾人簽字：________日期：____年__月__日四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)提示責(zé)任到人，避免推諉：明確各部門(mén)負(fù)責(zé)人為信息管理第一責(zé)任人，信息管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌監(jiān)督，保證每條信息均有對(duì)應(yīng)責(zé)任人，避免“多頭管理”或“無(wú)人負(fù)責(zé)”。定期審計(jì)，動(dòng)態(tài)調(diào)整：信息管理部每半年組織一次信息管理專項(xiàng)審計(jì)，檢查信息采集、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)合規(guī)性，根據(jù)業(yè)務(wù)變化（如新業(yè)務(wù)上線、部門(mén)調(diào)整）及時(shí)更新信息分類與分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)賦能，提升效率：推動(dòng)企業(yè)信息系統(tǒng)升級(jí)，引入信息管理平臺(tái)（如ERP、CRM），實(shí)現(xiàn)信息采集、審批、存儲(chǔ)、銷毀流程線上化，減少人工操作風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)通過(guò)權(quán)限自動(dòng)化控制降低越權(quán)使用概率。應(yīng)急響應(yīng)，快速處置：制定《信息安全應(yīng)急預(yù)案》，明確信息泄露、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件的處置