PAGE公司證照規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照管理，規(guī)范證照的申請(qǐng)、保管、使用、年檢、變更、注銷等流程，確保公司證照的安全與有效使用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類證照的管理，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書、許可證、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保證照管理工作合法合規(guī)。2.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)證照的日常管理工作，明確職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.安全保密原則：采取有效措施確保證照的安全，防止證照丟失、損壞、被盜用或泄露。4.規(guī)范使用原則：規(guī)范證照的使用流程，確保證照使用的合法性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。二、證照的分類與編號(hào)（一）證照分類1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照類：包括企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本等。2.稅務(wù)登記類：包括稅務(wù)登記證、一般納稅人資格證書等。3.組織機(jī)構(gòu)代碼類：包括組織機(jī)構(gòu)代碼證、代碼IC卡等。4.資質(zhì)證書類：如建筑企業(yè)資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書等。5.許可證類：如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、道路運(yùn)輸經(jīng)營(yíng)許可證等。6.其他證照：如法定代表人身份證明、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等。（二）證照編號(hào)為便于證照管理與查詢，對(duì)各類證照進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，前兩位字母代表證照類別，如“YZ”代表營(yíng)業(yè)執(zhí)照，“SW”代表稅務(wù)登記證等。2.中間四位數(shù)字代表年份，如“2023”表示2023年頒發(fā)的證照。3.后四位數(shù)字為順序號(hào)，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。例如：YZ20230001表示2023年頒發(fā)的第1號(hào)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照。三、證照的申請(qǐng)與領(lǐng)?。ㄒ唬┥暾?qǐng)流程1.各部門根據(jù)工作需要，如需申請(qǐng)新的證照，應(yīng)填寫《證照申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)證照的名稱、申請(qǐng)?jiān)?、所需提交的材料等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性與完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通修改。3.行政部門根據(jù)初審結(jié)果，準(zhǔn)備相關(guān)申請(qǐng)材料，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、裝訂。申請(qǐng)材料應(yīng)包括但不限于：申請(qǐng)書、法定代表人身份證明、公司章程、驗(yàn)資報(bào)告、場(chǎng)地證明、人員資質(zhì)證明等，具體要求參照相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.行政部門將準(zhǔn)備好的申請(qǐng)材料提交至相關(guān)審批部門，并跟蹤審批進(jìn)度，及時(shí)了解審批意見(jiàn)。如遇審批不通過(guò)，應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)補(bǔ)充或修改申請(qǐng)材料，重新提交審批。（二）領(lǐng)取與登記1.證照申請(qǐng)獲批后，行政部門應(yīng)及時(shí)前往審批部門領(lǐng)取證照，并認(rèn)真核對(duì)證照內(nèi)容，確保證照信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.領(lǐng)取證照后，行政部門應(yīng)在《證照領(lǐng)取登記表》上詳細(xì)記錄證照名稱、編號(hào)、領(lǐng)取日期、有效期等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。3.行政部門將領(lǐng)取的證照原件及相關(guān)材料復(fù)印件妥善保管，并按照編號(hào)順序進(jìn)行歸檔。四、證照的保管（一）保管方式1.設(shè)置專門的證照保管柜，用于存放公司各類證照原件。保管柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能，確保證照安全。2.對(duì)于重要證照，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等，應(yīng)采用雙人保管制度，由行政部門指定的兩名人員分別負(fù)責(zé)保管鑰匙和密碼，確保在任何情況下都能保證證照的安全。3.建立電子檔案，將證照的電子版進(jìn)行備份存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)按照證照編號(hào)進(jìn)行分類存放，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保電子檔案與紙質(zhì)證照內(nèi)容一致。（二）保管要求1.證照保管人員應(yīng)定期對(duì)保管的證照進(jìn)行檢查，確保證照無(wú)損壞、無(wú)丟失。如發(fā)現(xiàn)證照有損壞或丟失跡象，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.嚴(yán)禁擅自將證照帶出公司辦公區(qū)域。如因工作需要確需攜帶外出，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，注明借用時(shí)間、用途、歸還日期等信息，借用期間應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作用途。3.證照保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得隨意透露證照信息。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得查閱、復(fù)制或傳播公司證照。五、證照的使用（一）使用范圍公司證照僅限在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、對(duì)外業(yè)務(wù)往來(lái)、辦理相關(guān)手續(xù)等工作范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何非法或違規(guī)用途。（二）使用流程1.公司內(nèi)部各部門如需使用證照，應(yīng)填寫《證照使用申請(qǐng)表》，注明使用證照的名稱、編號(hào)、使用用途、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至行政部門。行政部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)使用用途的合法性與必要性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通修改。3.行政部門根據(jù)審核結(jié)果，在《證照使用登記表》上詳細(xì)記錄證照使用情況，并將證照原件交予使用人。使用人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還證照，并在登記表上簽字確認(rèn)。4.如因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)需要使用證照復(fù)印件，使用部門應(yīng)向行政部門提出申請(qǐng)，行政部門審核后加蓋“此復(fù)印件與原件一致”章，并注明使用用途、使用時(shí)間等信息。復(fù)印件應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。（三）使用監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對(duì)證照使用情況進(jìn)行檢查，核實(shí)使用記錄是否完整、準(zhǔn)確，使用用途是否符合規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用情況，應(yīng)及時(shí)制止并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.公司財(cái)務(wù)部門在辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)時(shí)，應(yīng)對(duì)涉及證照使用的業(yè)務(wù)進(jìn)行審核，確保業(yè)務(wù)的真實(shí)性與合法性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)。六、證照的年檢與變更（一）年檢1.行政部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注各類證照的年檢時(shí)間要求，提前準(zhǔn)備年檢所需材料。年檢材料應(yīng)包括但不限于：年度報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、人員資質(zhì)證明等，具體要求參照相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.在年檢期限內(nèi)，行政部門將準(zhǔn)備好的年檢材料提交至相關(guān)審批部門，并按照審批部門的要求辦理年檢手續(xù)。如遇年檢不通過(guò)，應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)及時(shí)整改，重新提交年檢申請(qǐng)。3.年檢完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新證照的相關(guān)信息，并將年檢結(jié)果記錄在《證照年檢登記表》上。（二）變更1.公司如發(fā)生名稱、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資本、地址等事項(xiàng)變更，行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)審批部門申請(qǐng)證照變更。變更申請(qǐng)應(yīng)填寫《證照變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明變更事項(xiàng)及變更原因，并提交相關(guān)證明材料。2.行政部門按照審批部門的要求，準(zhǔn)備變更所需材料，并提交至相關(guān)審批部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，辦理證照變更手續(xù)，領(lǐng)取新的證照。3.證照變更后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新證照編號(hào)、電子檔案等相關(guān)信息，并將變更情況記錄在《證照變更登記表》上。同時(shí)，對(duì)涉及變更的其他相關(guān)文件和資料進(jìn)行更新和歸檔。七、證照的注銷（一）注銷情形1.公司依法解散、破產(chǎn)、被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照或因其他原因終止經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的，應(yīng)及時(shí)辦理證照注銷手續(xù)。2.證照有效期屆滿未延續(xù)或不再需要使用的，應(yīng)予以注銷。（二）注銷流程1.行政部門根據(jù)公司實(shí)際情況，確定需要注銷的證照清單，并填寫《證照注銷申請(qǐng)表》，注明注銷原因、注銷證照名稱、編號(hào)等信息，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，行政部門按照相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，準(zhǔn)備注銷所需材料。注銷材料應(yīng)包括但不限于：注銷申請(qǐng)書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、稅務(wù)登記證正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、法定代表人身份證明、清算報(bào)告等。3.行政部門將準(zhǔn)備好的注銷材料提交至相關(guān)審批部門，并按照審批部門的要求辦理注銷手續(xù)。審批部門審核通過(guò)后，收回原證照，并出具注銷證明。4.行政部門將注銷證明及相關(guān)材料復(fù)印件妥善保管，并在《證照注銷登記表》上詳細(xì)記錄注銷情況。同時(shí)，對(duì)公司證照管理檔案進(jìn)行清理歸檔，確保檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性。八、證照的遺失補(bǔ)辦（一）遺失報(bào)告如發(fā)現(xiàn)公司證照遺失，證照保管人員應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并填寫《證照遺失報(bào)告表》，詳細(xì)注明遺失證照的名稱、編號(hào)、遺失時(shí)間、遺失地點(diǎn)等信息。（二）補(bǔ)辦流程1.行政部門根據(jù)遺失報(bào)告，及時(shí)向相關(guān)審批部門掛失，并申請(qǐng)補(bǔ)辦證照。補(bǔ)辦申請(qǐng)應(yīng)填寫《證照補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，注明補(bǔ)辦原因、遺失證照名稱、編號(hào)等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.行政部門按照審批部門的要求，準(zhǔn)備補(bǔ)辦所需材料，并提交至相關(guān)審批部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，辦理證照補(bǔ)辦手續(xù)，領(lǐng)取新的證照。3.證照補(bǔ)辦后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新證照編號(hào)、電子檔案等相關(guān)信息，并將補(bǔ)辦情況記錄在《證照遺失補(bǔ)辦登記表》上。同時(shí)，對(duì)因證照遺失可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并采取相應(yīng)的防范措施。九、責(zé)任追究（一）對(duì)違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致公司證照出現(xiàn)丟失、損壞、被盜用、泄露等情況的，視情節(jié)輕重