PAGE規(guī)范化管理會(huì)議制度一、總則（一）目的為了提高公司/組織的決策效率、溝通效果和工作執(zhí)行力度，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，特制定本規(guī)范化管理會(huì)議制度。本制度旨在規(guī)范會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄、跟進(jìn)等環(huán)節(jié)，保障信息的準(zhǔn)確傳遞和有效決策，促進(jìn)公司/組織的高效運(yùn)作。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)、各層級(jí)之間召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議等。（三）會(huì)議原則1.精簡(jiǎn)高效原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，精簡(jiǎn)議程，避免冗長(zhǎng)和不必要的討論，確保在最短的時(shí)間內(nèi)達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。2.充分準(zhǔn)備原則：會(huì)前應(yīng)明確會(huì)議主題、目的、議程和參會(huì)人員，相關(guān)資料應(yīng)提前準(zhǔn)備齊全，確保參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容有充分的了解。3.民主集中原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)和建議，在廣泛討論的基礎(chǔ)上，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則形成決策，并確保決策的有效執(zhí)行。4.責(zé)任落實(shí)原則：會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保各項(xiàng)任務(wù)得到及時(shí)有效的落實(shí)和跟進(jìn)。二、會(huì)議分類(lèi)及職責(zé)分工（一）工作例會(huì)1.定義：工作例會(huì)是公司/組織定期召開(kāi)的總結(jié)工作、部署任務(wù)、溝通協(xié)調(diào)的會(huì)議。2.參會(huì)人員：公司/組織高層管理人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。3.會(huì)議周期：[具體周期，如每周一次、每月一次等]4.主要職責(zé)公司高層管理人員：總結(jié)上周/月工作情況，分析存在的問(wèn)題，部署本周/月工作任務(wù)；協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的工作關(guān)系，解決工作中的重大問(wèn)題。各部門(mén)負(fù)責(zé)人：匯報(bào)本部門(mén)上周/月工作進(jìn)展、完成情況及下周/月工作計(jì)劃；提出工作中需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。（二）專(zhuān)題會(huì)議1.定義：專(zhuān)題會(huì)議是針對(duì)公司/組織某一專(zhuān)項(xiàng)工作或特定問(wèn)題召開(kāi)的會(huì)議。2.參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題確定，通常包括相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、專(zhuān)業(yè)人員及其他相關(guān)人員。3.會(huì)議周期：根據(jù)工作需要不定期召開(kāi)。4.主要職責(zé)會(huì)議召集部門(mén)：負(fù)責(zé)確定會(huì)議主題、目的、議程和參會(huì)人員；提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，并組織會(huì)議召開(kāi)。參會(huì)人員：針對(duì)專(zhuān)題進(jìn)行深入討論，提出解決方案和建議；明確各自在專(zhuān)項(xiàng)工作中的職責(zé)和任務(wù)，確保工作順利推進(jìn)。（三）臨時(shí)會(huì)議1.定義：臨時(shí)會(huì)議是因工作中突發(fā)情況、緊急任務(wù)或需要即時(shí)溝通協(xié)調(diào)而召開(kāi)的會(huì)議。2.參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議緊急事項(xiàng)涉及的范圍確定。3.會(huì)議周期：根據(jù)緊急情況隨時(shí)召開(kāi)。4.主要職責(zé)發(fā)起部門(mén)或人員：及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)緊急情況，提出召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議的建議；負(fù)責(zé)準(zhǔn)備臨時(shí)會(huì)議所需的簡(jiǎn)要資料。參會(huì)人員：迅速了解緊急情況，積極參與討論，提出應(yīng)對(duì)措施和建議；按照會(huì)議決策迅速開(kāi)展工作。三、會(huì)議組織與籌備（一）會(huì)議發(fā)起1.發(fā)起部門(mén)或人員：工作例會(huì)一般由公司/組織綜合管理部門(mén)發(fā)起；專(zhuān)題會(huì)議由相關(guān)專(zhuān)項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)部門(mén)發(fā)起；臨時(shí)會(huì)議由緊急事項(xiàng)的發(fā)起部門(mén)或人員提出申請(qǐng)。2.發(fā)起流程：發(fā)起部門(mén)或人員需填寫(xiě)《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、目的、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等信息，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）會(huì)議通知1.通知方式：根據(jù)會(huì)議的重要性、緊急程度和參會(huì)人員范圍，選擇合適的通知方式，如郵件、內(nèi)部通訊工具、書(shū)面通知等。2.通知內(nèi)容：應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議要求（如是否需要提前準(zhǔn)備資料等）等信息。3.通知時(shí)間：提前[具體時(shí)長(zhǎng)，如半天、一天、兩天等]通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。對(duì)于緊急召開(kāi)的臨時(shí)會(huì)議，應(yīng)盡快通知參會(huì)人員。（三）會(huì)議資料準(zhǔn)備1.資料內(nèi)容：根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表等資料，確保資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.資料整理：資料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，便于參會(huì)人員查閱和討論。對(duì)于重要資料，應(yīng)提前打印并裝訂成冊(cè)，發(fā)放給參會(huì)人員。3.資料提交：資料準(zhǔn)備部門(mén)應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前[具體時(shí)長(zhǎng)，如半天、一天等]將資料提交給會(huì)議組織部門(mén)，由會(huì)議組織部門(mén)統(tǒng)一發(fā)放給參會(huì)人員。（四）會(huì)議場(chǎng)地安排1.場(chǎng)地選擇：根據(jù)會(huì)議規(guī)模、參會(huì)人員數(shù)量和會(huì)議類(lèi)型，選擇合適的會(huì)議場(chǎng)地。場(chǎng)地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光、音響、投影等設(shè)施，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。2.場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議主題和氛圍，對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行合理布置，如擺放桌椅、設(shè)置會(huì)標(biāo)、懸掛橫幅等。同時(shí)，應(yīng)確保會(huì)議場(chǎng)地的整潔衛(wèi)生，提供必要的茶水、文具等服務(wù)。四、會(huì)議召開(kāi)（一）會(huì)議簽到1.簽到方式：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，在《會(huì)議簽到表》上簽到。簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員的姓名、部門(mén)、職務(wù)等信息。2.簽到時(shí)間：會(huì)議組織人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，做好簽到準(zhǔn)備工作。簽到時(shí)間一般為會(huì)議開(kāi)始前[具體時(shí)長(zhǎng)，如15分鐘、10分鐘等]。（二）會(huì)議主持1.主持人職責(zé)：會(huì)議主持人應(yīng)熟悉會(huì)議議程和主題，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議的順利進(jìn)行。主持人應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，協(xié)調(diào)各方觀(guān)點(diǎn)，確保會(huì)議圍繞主題展開(kāi)討論，并達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。2.主持人選定：工作例會(huì)一般由公司/組織高層管理人員主持；專(zhuān)題會(huì)議由相關(guān)專(zhuān)項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人或召集部門(mén)負(fù)責(zé)人主持；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)緊急事項(xiàng)的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)安排確定主持人。（三）會(huì)議議程推進(jìn)1.議程宣讀：主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始時(shí)宣讀會(huì)議議程，明確會(huì)議的各項(xiàng)議題和時(shí)間安排，確保參會(huì)人員清楚了解會(huì)議流程。2.議題討論：按照會(huì)議議程順序，對(duì)各項(xiàng)議題進(jìn)行逐一討論。參會(huì)人員應(yīng)圍繞議題充分發(fā)表意見(jiàn)和建議，展開(kāi)深入討論。主持人應(yīng)引導(dǎo)討論方向，避免偏離主題或出現(xiàn)混亂局面。3.決策形成：對(duì)于需要做出決策的議題，應(yīng)在充分討論的基礎(chǔ)上，按照民主集中原則形成決策意見(jiàn)。決策意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，具有可操作性，并記錄在《會(huì)議紀(jì)要》中。（四）會(huì)議記錄1.記錄人員職責(zé)：會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決策意見(jiàn)等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，確保能夠真實(shí)反映會(huì)議全貌。2.記錄方式：會(huì)議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式。記錄人員應(yīng)在會(huì)議過(guò)程中及時(shí)記錄，避免遺漏重要信息。對(duì)于重要的發(fā)言和決策，應(yīng)盡量記錄原話(huà)。3.記錄整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿。《會(huì)議紀(jì)要》應(yīng)按照規(guī)范的格式編寫(xiě)，內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出。五、會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)（一）會(huì)議紀(jì)要1.紀(jì)要編寫(xiě)：會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[具體時(shí)長(zhǎng)，如半天、一天等]內(nèi)完成《會(huì)議紀(jì)要》初稿的編寫(xiě)，并提交給會(huì)議主持人審核。主持人應(yīng)認(rèn)真審核《會(huì)議紀(jì)要》，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、符合會(huì)議精神。2.紀(jì)要審核與發(fā)布：經(jīng)主持人審核通過(guò)后的《會(huì)議紀(jì)要》，應(yīng)按照公司/組織的文件管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、排版，并發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。對(duì)于涉及公司/組織重要決策和工作部署的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)及時(shí)發(fā)布在公司/組織內(nèi)部的信息平臺(tái)上，以便全體員工查閱。3.紀(jì)要存檔：《會(huì)議紀(jì)要》應(yīng)作為公司/組織的重要文件進(jìn)行存檔，保存期限按照公司/組織的檔案管理規(guī)定執(zhí)行。存檔的《會(huì)議紀(jì)要》應(yīng)便于查閱和檢索，以便在需要時(shí)能夠快速查找相關(guān)信息。（二）會(huì)議跟進(jìn)1.跟進(jìn)責(zé)任人：根據(jù)會(huì)議決策和工作部署，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人。責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)跟進(jìn)任務(wù)的執(zhí)行情況，確保任務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.跟進(jìn)方式：責(zé)任人可通過(guò)定期匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)檢查、電話(huà)溝通等方式，及時(shí)掌握任務(wù)的進(jìn)展情況。對(duì)于任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.結(jié)果反饋：任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將任務(wù)執(zhí)行結(jié)果反饋給會(huì)議組織部門(mén)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)對(duì)任務(wù)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。六、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)紀(jì)律1.按時(shí)參會(huì)：參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議通知要求的時(shí)間和地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并安排其他合適人員代會(huì)。2.遵守秩序：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽(tīng)電話(huà)或從事其他與會(huì)議無(wú)關(guān)之事。3.積極發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備，積極參與會(huì)議討論，充分發(fā)表自己的意見(jiàn)和建議。發(fā)言應(yīng)圍繞會(huì)議主題，簡(jiǎn)潔明了，有理有據(jù)，避免冗長(zhǎng)和無(wú)關(guān)的發(fā)言。（二）資料保密1.保密范圍：會(huì)議過(guò)程中涉及的公司/組織機(jī)密信息、商業(yè)秘密、未公開(kāi)的工作資料等，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.保密措施：參會(huì)人員應(yīng)妥善保管會(huì)議資料，不得私自復(fù)印、傳播或帶出會(huì)議場(chǎng)地。對(duì)于需要帶回部門(mén)進(jìn)一步研究的資料，應(yīng)按照公司/組織的保密規(guī)定進(jìn)行妥善保管。（三）責(zé)任追究1.違反紀(jì)律處理：對(duì)于違反會(huì)議紀(jì)律的參會(huì)人員，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理措施。對(duì)于因違反會(huì)議紀(jì)律給公司/組織造成損失的，將依法追究其相應(yīng)責(zé)任。2.決策執(zhí)行不力處理：對(duì)于未按照會(huì)議決策和工作部署執(zhí)行任務(wù)的責(zé)任人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分、降職降薪等處理措施。對(duì)于因決策執(zhí)行不力給公司/組織