PAGE規(guī)范物品采購相關(guān)制度一、總則（一）目的為了加強公司物品采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障公司運營的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物品采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備器材、原材料、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，保障各部門及相關(guān)人員的知情權(quán)。3.公平競爭原則：營造公平競爭的采購環(huán)境，鼓勵符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)，確保采購到性價比最優(yōu)的物品和服務(wù)。4.效益原則：在保證采購物品質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)為：1.審議重大采購項目的采購策略、預(yù)算安排等。2.對采購過程中的重大事項進(jìn)行決策，如供應(yīng)商的選定、采購合同的簽訂等。（二）采購執(zhí)行部門采購部作為公司采購的執(zhí)行部門，具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)制定采購計劃，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購時間和數(shù)量。2.組織市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.按照采購流程，實施采購活動，包括發(fā)布采購公告、邀請供應(yīng)商投標(biāo)、組織開標(biāo)評標(biāo)等。4.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購檔案。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出物品采購需求，明確采購物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物品的使用效果負(fù)責(zé)。其職責(zé)包括：1.根據(jù)部門業(yè)務(wù)發(fā)展和實際工作需要，及時向采購部提交采購申請。2.參與采購過程中的技術(shù)規(guī)格評審、驗收等工作。3.配合采購部進(jìn)行供應(yīng)商管理，提供供應(yīng)商評價意見。（四）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的合法性和合規(guī)性等，確保采購活動符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部。2.對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)在申請表中注明“緊急采購”字樣，并說明緊急原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，優(yōu)先安排采購。（二）采購審批1.采購部收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實采購需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司授權(quán)審批制度進(jìn)行審批。采購金額較小的，由采購部負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的，提交采購決策委員會審議批準(zhǔn)。（三）采購計劃制定采購部根據(jù)審批通過的采購申請，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)計采購金額等，并合理安排采購進(jìn)度，確保滿足公司需求。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購物品的特點和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行初步評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商實地考察對于重要采購項目，采購部組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，深入了解供應(yīng)商的實際情況，包括生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的能力。3.供應(yīng)商選定采購部根據(jù)供應(yīng)商評估和實地考察結(jié)果，綜合考慮供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商。對于重大采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商，并報采購決策委員會批準(zhǔn)。4.供應(yīng)商管理采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評價，評價結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。對于評價不合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、要求整改等，直至解除合作關(guān)系。（五）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購物品的性質(zhì)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有眾多潛在供應(yīng)商可供選擇的項目。采購部應(yīng)按照國家有關(guān)招標(biāo)法律法規(guī)的要求，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。競爭性談判采購：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，以及技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項目等。采購部應(yīng)成立談判小組，與符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況選擇成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目等。采購部應(yīng)按照公司規(guī)定的程序，與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價格和其他條款。2.采購合同簽訂采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動的順利進(jìn)行。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（六）驗收與付款1.驗收采購物品到貨后，采購部應(yīng)及時通知需求部門進(jìn)行驗收。需求部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行驗收。對于技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強的采購物品，需求部門可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。驗收合格后，需求部門應(yīng)填寫《驗收報告》，并經(jīng)驗收人員簽字確認(rèn)。2.付款采購部根據(jù)驗收合格的《驗收報告》和采購合同，填寫《付款申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定，及時支付采購款項。對于不符合付款條件的采購申請，財務(wù)部門應(yīng)拒絕付款，并及時通知采購部和相關(guān)部門進(jìn)行處理。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和各部門采購需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并報公司財務(wù)部門審核。2.各部門應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，在每年規(guī)定時間內(nèi)提交下一年度采購需求計劃，采購部結(jié)合公司庫存情況和市場價格走勢，對各部門采購需求進(jìn)行匯總和分析，編制采購預(yù)算草案。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期對采購支出進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的問題，并采取有效措施進(jìn)行糾正。（三）預(yù)算考核公司建立采購預(yù)算考核制度，對采購部和各需求部門的采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行率、采購成本控制、采購物品質(zhì)量等方面。對于預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門和個人，給予相應(yīng)的獎勵；對于預(yù)算執(zhí)行不力的部門和個人，進(jìn)行通報批評，并責(zé)令其限期整改。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、法律合規(guī)風(fēng)險等。2.各部門應(yīng)積極配合采購部進(jìn)行風(fēng)險識別工作，及時反饋采購過程中發(fā)現(xiàn)的問題和潛在風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估采購部根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對各類風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。對于風(fēng)險較高的采購項目，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.供應(yīng)商違約風(fēng)險：采購部在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)充分考察其信譽和實力，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確違約責(zé)任。同時，加強對供應(yīng)商的跟蹤和管理，及時掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在違約風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施，如要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。2.質(zhì)量風(fēng)險：采購部應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，并在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法。加強對采購物品的檢驗和驗收工作，對于質(zhì)量不合格的產(chǎn)品，應(yīng)及時要求供應(yīng)商更換或采取其他補救措施。3.價格波動風(fēng)險：采購部應(yīng)關(guān)注市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和數(shù)量，采用套期保值、簽訂長期合同等方式，降低價格波動風(fēng)險。對于價格波動較大的采購物品，可建立價格預(yù)警機制，及時調(diào)整采購策略。4.法律合規(guī)風(fēng)險：采購部應(yīng)加強對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保采購活動合法合規(guī)。在采購過程中，嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求進(jìn)行操作，如招標(biāo)采購應(yīng)遵守《招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)，簽訂采購合同應(yīng)符合《合同法》等相關(guān)法律規(guī)定。六、采購信息管理（一）采購文件管理采購部應(yīng)建立完善的采購文件管理制度，對采購過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行分類整理、歸檔保管。采購文件包括采購申請表、采購計劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、采購合同、驗收報告等。采購文件應(yīng)妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（二）供應(yīng)商信息管理采購部應(yīng)建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄和維護(hù)。定期對供應(yīng)商信息進(jìn)行更新和評估，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）采購