PAGE規(guī)范公告通知制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織內(nèi)部信息溝通與管理，確保各類公告通知能夠及時、準確、有效地傳達給相關(guān)人員，規(guī)范公司/組織的信息發(fā)布流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.準確性原則：公告通知內(nèi)容應(yīng)真實、準確，避免虛假信息和誤導(dǎo)性表述。2.及時性原則：根據(jù)事項的緊急程度，及時發(fā)布公告通知，確保相關(guān)人員能夠及時知曉。3.規(guī)范性原則：公告通知的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)應(yīng)符合本制度規(guī)定，語言表達應(yīng)嚴謹規(guī)范。4.覆蓋性原則：確保公告通知能夠覆蓋到所有需要知曉該信息的人員，避免遺漏。二、公告通知的分類及定義（一）公告適用于公司/組織重大事項的發(fā)布，如公司戰(zhàn)略調(diào)整、重要人事任免、重大業(yè)務(wù)合作、年度報告發(fā)布等。此類信息通常具有廣泛的影響力和關(guān)注度，需要向全體員工或特定范圍內(nèi)的人員進行公開傳達。（二）通知1.工作通知：用于傳達日常工作安排、任務(wù)分配、工作要求等信息，是公司/組織內(nèi)部溝通工作的常用方式。2.會議通知：告知員工參加會議的相關(guān)信息，包括會議時間、地點、主題、議程等。3.培訓(xùn)通知：發(fā)布培訓(xùn)課程的詳細信息，如培訓(xùn)時間、地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師等，以便員工能夠提前做好準備。4.其他通知：涵蓋除上述通知類型之外的其他各類信息傳達，如節(jié)假日放假通知、辦公用品領(lǐng)取通知等。三、公告通知的發(fā)布渠道（一）公司內(nèi)部網(wǎng)站作為公司/組織的重要信息發(fā)布平臺，所有公告通知應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站的顯著位置進行發(fā)布。各部門應(yīng)及時將需要發(fā)布的公告通知內(nèi)容提交至網(wǎng)站管理部門，確保信息能夠第一時間在網(wǎng)站上呈現(xiàn)。（二）電子郵件對于重要且時效性較強的公告通知，可同時通過電子郵件發(fā)送給相關(guān)人員。郵件主題應(yīng)明確公告通知的主要內(nèi)容，郵件正文應(yīng)簡潔明了，必要時可附上相關(guān)附件。發(fā)送郵件時，應(yīng)確保收件人信息準確無誤，避免遺漏或誤發(fā)。（三）內(nèi)部辦公系統(tǒng)利用公司/組織內(nèi)部的辦公系統(tǒng)，設(shè)置專門的公告通知板塊。員工可通過辦公系統(tǒng)隨時隨地查看最新發(fā)布的公告通知，并可根據(jù)權(quán)限進行相應(yīng)的操作，如簽收、反饋等。（四）公告欄在公司/組織辦公區(qū)域設(shè)置公告欄，用于張貼重要的公告通知。公告欄應(yīng)定期更新，確保員工能夠及時了解相關(guān)信息。各部門應(yīng)負責本部門區(qū)域內(nèi)公告欄的維護和信息更新。（五）即時通訊工具對于一些緊急且需要快速傳達的信息，可通過公司內(nèi)部的即時通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┻M行發(fā)布。但應(yīng)注意信息的準確性和嚴肅性，避免在即時通訊工具中發(fā)布無關(guān)或不當信息。四、公告通知的內(nèi)容要求（一）標題1.公告標題應(yīng)簡潔明了，直接反映公告的核心內(nèi)容，一般不超過20個字。例如：“關(guān)于公司戰(zhàn)略調(diào)整的公告”。2.通知標題應(yīng)準確概括通知的主要事項，突出關(guān)鍵信息。如“關(guān)于召開月度工作會議的通知”。（二）正文1.開頭：應(yīng)明確公告通知的發(fā)布部門、發(fā)布日期以及主題。例如：“[公司名稱]行政部20XX年X月X日關(guān)于[具體事項]的通知”。2.主體內(nèi)容：詳細闡述公告通知的具體內(nèi)容，包括事件背景、目的、具體要求、操作流程等。對于涉及工作安排的通知，應(yīng)明確任務(wù)的責任人、完成時間節(jié)點以及相關(guān)注意事項。語言表達應(yīng)清晰、準確、簡潔，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.結(jié)尾：根據(jù)公告通知的性質(zhì)，可提出相應(yīng)的要求或期望，如“請各部門認真落實，如有疑問請及時與[聯(lián)系人]聯(lián)系”。（三）附件如有需要，可在公告通知正文后附上相關(guān)附件，如文件、表格、圖表等。附件應(yīng)在正文中明確提及，并注明附件名稱和數(shù)量。附件內(nèi)容應(yīng)與公告通知正文緊密相關(guān)，且格式規(guī)范、內(nèi)容完整。五、公告通知的發(fā)布流程（一）起草1.由相關(guān)部門或人員負責公告通知的起草工作。起草人應(yīng)根據(jù)實際情況，按照本制度規(guī)定的內(nèi)容要求，認真撰寫公告通知內(nèi)容。2.在起草過程中，應(yīng)確保信息的真實性、準確性和完整性，并征求相關(guān)部門或人員的意見，進行必要的修改和完善。（二）審核1.起草完成的公告通知應(yīng)提交至本部門負責人進行審核。部門負責人應(yīng)對公告通知的內(nèi)容、格式、語言等進行全面審核，確保符合本制度要求和公司/組織的實際情況。2.對于涉及多個部門或重要事項的公告通知，還應(yīng)提交至相關(guān)職能部門進行會簽審核，各職能部門應(yīng)從專業(yè)角度對公告通知提出意見和建議，確保公告通知的科學(xué)性和合理性。（三）批準經(jīng)審核通過的公告通知，由公司/組織的主管領(lǐng)導(dǎo)進行批準。主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司/組織的整體戰(zhàn)略和工作安排，對公告通知的必要性、可行性進行最終審定，并簽署批準意見。（四）發(fā)布1.批準后的公告通知由專門的信息發(fā)布人員按照規(guī)定的發(fā)布渠道進行發(fā)布。發(fā)布人員應(yīng)確保公告通知在各發(fā)布渠道上的發(fā)布時間、內(nèi)容準確一致。2.在發(fā)布公告通知后，發(fā)布人員應(yīng)及時記錄發(fā)布情況，包括發(fā)布渠道、發(fā)布時間、查看人數(shù)等，并將相關(guān)記錄存檔備案。六、公告通知的簽收與反饋（一）簽收1.員工應(yīng)定期關(guān)注公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、電子郵件、辦公系統(tǒng)等公告通知發(fā)布渠道，及時簽收相關(guān)公告通知。2.對于通過公告欄張貼的公告通知，員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行查看，并視為已簽收。（二）反饋1.員工對公告通知內(nèi)容如有疑問、意見或建議，應(yīng)及時與公告通知的發(fā)布部門或相關(guān)負責人進行溝通反饋。2.對于涉及工作任務(wù)安排的公告通知，員工應(yīng)按照要求及時完成工作，并將工作進展情況或結(jié)果反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門。七、公告通知的存檔與管理（一）存檔1.公司/組織應(yīng)建立完善的公告通知存檔制度，對所有發(fā)布的公告通知進行分類存檔。存檔內(nèi)容應(yīng)包括公告通知的電子文檔、紙質(zhì)文件（如有）以及發(fā)布記錄等。2.存檔期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實際情況確定，一般重要的公告通知應(yīng)長期保存，一般性的公告通知可保存一定期限后進行清理。（二）管理1.設(shè)立專門的公告通知管理崗位或指定專人負責公告通知的日常管理工作，包括公告通知的起草、審核、發(fā)布、存檔等環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)與監(jiān)督。2.定期對公告通知的存檔情況進行檢查和清理，確保存檔內(nèi)容的完整性和準確性。同時，應(yīng)建立公告通知查詢機制，方便員工隨時查閱歷史公告通知信息。八、違規(guī)處理（一）對于違反本制度規(guī)定發(fā)布公告通知的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。1.對于發(fā)布虛假、誤導(dǎo)性公告通知的，給予警告處分，并責令立即更正；造成嚴重后果的，將依法追究相關(guān)人員的法律責任。2.對于未按照規(guī)定流程發(fā)布公告通知，導(dǎo)致信息傳達不及時、不準確的，對相關(guān)責任人進行批評教育，并要求限期整改；因工作失誤給公司/組織造成損失的，將視損失情況給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。（二）對于未及時簽收公告通知或未按照公告通知要求執(zhí)行工作任務(wù)的員工，公司/組織將進行如下處理：1.首次發(fā)現(xiàn)的，給予口頭警告，并督促其盡快改正；