PAGE文書規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織文書管理，確保文書的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進(jìn)各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各崗位在工作中形成、使用和流轉(zhuǎn)的各類文書。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：文書的制定、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式應(yīng)符合規(guī)定要求，語言表達(dá)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。3.及時高效原則：文書的起草、審核、審批、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和時間要求進(jìn)行，確保及時傳遞和有效執(zhí)行。4.安全保密原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要文書，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。二、文書分類及定義（一）行政公文1.定義：行政公文是公司/組織在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，主要用于傳達(dá)方針政策、發(fā)布規(guī)章制度、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗等。2.分類：包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。（二）業(yè)務(wù)文書1.定義：業(yè)務(wù)文書是公司/組織在各項業(yè)務(wù)活動中形成的用于記錄、溝通、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作的文書。2.分類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，可分為市場營銷類文書（如市場調(diào)研報告、銷售合同等）、財務(wù)管理類文書（如財務(wù)報表、預(yù)算方案等）、人力資源管理類文書（如招聘啟事、員工培訓(xùn)計劃等）、項目管理類文書（如項目計劃書、項目進(jìn)度報告等）等。（三）內(nèi)部管理文書1.定義：內(nèi)部管理文書是公司/組織為加強(qiáng)內(nèi)部管理，規(guī)范工作流程，明確崗位職責(zé)，促進(jìn)各項工作有序開展而制定的文書。2.分類：包括規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)說明書、會議記錄、工作簡報、內(nèi)部通知等。（四）其他文書1.定義：其他文書是指除上述三類文書以外的其他各類文書，如介紹信、證明信、感謝信、慰問信、賀信等。2.分類：根據(jù)文書的用途和性質(zhì)進(jìn)行具體分類。三、文書起草（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文書起草人員應(yīng)深入了解相關(guān)業(yè)務(wù)情況，確保文書內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)可靠，邏輯清晰。2.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點符號和計量單位，語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了、通俗易懂，避免使用生僻字、模糊不清的詞匯和表述。3.格式符合：嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的文書格式進(jìn)行起草，確保文書的結(jié)構(gòu)合理、層次分明、頁面布局規(guī)范。（二）起草流程1.明確任務(wù)：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員確定文書起草任務(wù)，并指定具體的起草人員。2.收集資料：起草人員應(yīng)收集與文書主題相關(guān)的各類資料，包括政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、歷史數(shù)據(jù)、實際案例等，為文書起草提供充分的依據(jù)。3.擬定初稿：起草人員根據(jù)收集的資料和工作實際情況，擬定文書初稿。在起草過程中，應(yīng)注重與相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，廣泛征求意見和建議，確保初稿的質(zhì)量。4.審核修改：初稿完成后，起草人員應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查文書內(nèi)容是否準(zhǔn)確、語言是否規(guī)范、格式是否符合要求等。同時，將初稿提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。四、文書審核（一）審核原則1.合法性審核：重點審核文書內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策方針及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性審核：對文書中的數(shù)據(jù)、事實、引用文件等進(jìn)行仔細(xì)核對，確保準(zhǔn)確無誤。3.規(guī)范性審核：檢查文書格式、語言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)等是否符合本制度規(guī)定的要求。4.完整性審核：審核文書內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)涉及的各個方面，是否存在遺漏或缺失重要信息的情況。（二）審核流程1.部門初審：文書起草部門負(fù)責(zé)人對初稿進(jìn)行初審，重點審核文書內(nèi)容是否符合本部門工作實際和業(yè)務(wù)需求，格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，在文書上簽署審核意見并注明日期。2.職能部門審核：涉及多個部門或需要相關(guān)職能部門進(jìn)行專業(yè)審核的文書，由起草部門將初稿提交給相關(guān)職能部門進(jìn)行審核。職能部門應(yīng)從專業(yè)角度對文書內(nèi)容進(jìn)行審核，提出審核意見并反饋給起草部門。3.綜合審核：對于重要的、涉及面廣的文書，由公司/組織綜合管理部門進(jìn)行綜合審核。綜合管理部門應(yīng)從整體角度對文書的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性等進(jìn)行全面審核，提出審核意見并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批：文書經(jīng)綜合審核后，提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審核意見，對文書進(jìn)行最終審定，并簽署審批意見。審批通過的文書方可進(jìn)入印發(fā)環(huán)節(jié)。五、文書審批（一）審批權(quán)限1.一般文書：由部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要文書：涉及公司/組織重大決策、重要事項、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等的文書，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊文書：對于涉及法律法規(guī)、政策方針等重要內(nèi)容的文書，或需向上級主管部門報送的文書，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)或上級主管部門審批后印發(fā)。（二）審批流程1.提交審批：文書起草部門將經(jīng)審核后的文書提交給具有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批：領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真閱讀文書內(nèi)容，對文書的必要性、可行性、合法性等進(jìn)行全面審查，并簽署審批意見。審批意見應(yīng)明確同意、不同意或修改后再報等內(nèi)容。3.反饋審批結(jié)果：領(lǐng)導(dǎo)審批后，應(yīng)及時將審批結(jié)果反饋給文書起草部門。對于不同意的文書，起草部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行修改完善后重新提交審批。六、文書印發(fā)（一）印發(fā)要求1.格式統(tǒng)一：按照本制度規(guī)定的文書格式進(jìn)行印發(fā)，確保文書的格式規(guī)范、統(tǒng)一。2.排版清晰：文書內(nèi)容排版應(yīng)清晰易讀，字體、字號、行距等應(yīng)符合規(guī)定要求，頁面布局應(yīng)合理美觀。3.印刷質(zhì)量：確保文書印刷質(zhì)量，紙張、油墨等應(yīng)符合要求，避免出現(xiàn)字跡模糊、頁面污損等問題。（二）印發(fā)流程1.獲取審批文件：文書起草部門從領(lǐng)導(dǎo)處獲取已審批通過的文書。2.確定印發(fā)方式：根據(jù)文書的性質(zhì)、用途和發(fā)放范圍，確定印發(fā)方式，如打印、復(fù)印、電子文檔發(fā)送等。3.文件編號：對于需要編號的文書，按照規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編號，確保文書編號的唯一性和連續(xù)性。4.排版印刷：根據(jù)確定的印發(fā)方式和格式要求，進(jìn)行文書的排版和印刷工作。在排版印刷過程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的校對，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。5.分發(fā)存檔：文書印刷完成后，按照規(guī)定的發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)，并將文書的紙質(zhì)版和電子版分別進(jìn)行存檔。存檔應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂等，確保檔案的完整性和可查閱性。七、文書使用（一）使用范圍1.公司/組織內(nèi)部使用：行政公文、內(nèi)部管理文書等主要用于公司/組織內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)、工作指導(dǎo)、信息傳達(dá)等。2.對外使用：業(yè)務(wù)文書、其他文書等根據(jù)工作需要，可用于與外部單位、客戶、合作伙伴等進(jìn)行業(yè)務(wù)往來、溝通協(xié)商、信息交流等。（二）使用要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用：各類文書應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途進(jìn)行使用，不得擅自擴(kuò)大或縮小使用范圍。2.妥善保管：文書使用人員應(yīng)妥善保管所使用的文書，不得隨意丟棄、損毀或轉(zhuǎn)借他人。對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要文書，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。3.及時歸檔：文書使用完畢后，應(yīng)及時將文書歸還存檔部門進(jìn)行歸檔，不得長期留存?zhèn)€人手中。八、文書歸檔（一）歸檔范圍1.本制度規(guī)定的各類文書，包括行政公文、業(yè)務(wù)文書、內(nèi)部管理文書、其他文書等。2.文書的起草稿、審核稿、審批稿、印發(fā)稿等不同版本。3.與文書相關(guān)的附件、資料、圖表等。（二）歸檔要求1.分類歸檔：按照文書的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.編號編目：對歸檔的文書進(jìn)行編號編目，建立檔案目錄索引，便于查閱和管理。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)文書，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，并在封面注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。4.電子歸檔：同時建立電子檔案庫，將文書的電子版進(jìn)行分類存儲，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理。（三）歸檔流程1.收集整理：文書使用部門或人員在文書使用完畢后，應(yīng)及時將文書及相關(guān)資料收集整理，移交至檔案管理部門。2.檔案審核：檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，確保符合歸檔要求。3.歸檔入庫：審核通過的檔案按照規(guī)定的分類方法和編號編目規(guī)則進(jìn)行歸檔入庫，存放在專門的檔案柜或檔案存儲設(shè)備中。4.定期盤點：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點，檢查檔案的保管情況，確保檔案的安全和完整。九、文書保密（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等敏感信息的文書。2.公司/組織內(nèi)部尚未公開的重要決策、工作計劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等文書。（二）保密措施1.限定知悉范圍：嚴(yán)格限定文書的知悉范圍，根據(jù)工作需要，確定能夠接觸和使用該文書的人員，并對其進(jìn)行保密教育。2.加密存儲：對于電子文書，應(yīng)采取加密存儲等技術(shù)手段，防止信息泄露。3.專人保管：對于重要的保密文書，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并嚴(yán)格控制借閱、復(fù)印等使用環(huán)節(jié)。4.保密協(xié)議：與涉及保密文書的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。（三）保密監(jiān)督1.定期檢查：公司/組織應(yīng)定期對文書保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.違規(guī)處理：對于違反文書保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。十、文書銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無留存價值的文書。2.因工作失誤、政策調(diào)整等原因不再使用或已失效的文書。3.經(jīng)批準(zhǔn)同意銷毀的涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的文書。（二）銷毀程序1.提出申請：文書保管部門或使用部門根據(jù)文書的實際情況，提出銷毀申請，填寫《文書銷毀申請表》，注明銷毀文書的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.審核批準(zhǔn)：《文書銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司/組織綜合管理部門進(jìn)行審核。綜合管理部門應(yīng)從檔案管理、信息安全等角度對銷毀申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.組織銷毀：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門或指定的專人負(fù)責(zé)組織文書銷毀工