PAGE樣衣保管制度規(guī)范一、總則1.目的為加強公司樣衣的保管與管理，確保樣衣的安全、完整，保證樣衣流轉有序，特制定本制度規(guī)范。本制度適用于公司所有樣衣的保管、使用及相關流程管理。2.適用范圍本制度適用于公司設計、生產、銷售等環(huán)節(jié)涉及的各類樣衣，包括但不限于成品樣衣、半成品樣衣、設計草圖樣衣以及各類配飾樣衣等。3.基本原則樣衣保管應遵循安全第一、分類存放、規(guī)范管理、便于取用的原則。確保樣衣在保管過程中不受損壞、丟失，同時提高樣衣的流轉效率，滿足公司業(yè)務開展的需要。二、樣衣保管職責分工1.樣衣倉庫管理部門負責樣衣倉庫的日常管理工作，包括樣衣的出入庫登記、庫存盤點、倉庫安全維護等。按照樣衣的類別、款式、尺碼等進行分類存放，確保樣衣存放有序，便于查找。定期對樣衣倉庫進行清潔、整理，保持倉庫環(huán)境整潔、通風良好，防止樣衣受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.樣衣管理人員負責樣衣的具體保管工作，嚴格執(zhí)行樣衣出入庫手續(xù)，確保樣衣數(shù)量準確、質量完好。對樣衣進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)樣衣有損壞、變質等情況及時報告，并做好記錄。協(xié)助相關部門做好樣衣的取用、歸還等工作，提供必要的信息和支持。3.設計部門負責樣衣設計稿、原始樣板等資料的整理與保管，確保資料的完整性和準確性。根據(jù)業(yè)務需要，及時向樣衣倉庫提供新設計的樣衣，并辦理相關交接手續(xù)。在樣衣設計過程中，對樣衣的尺寸、工藝等進行標注和說明，以便樣衣保管和后續(xù)使用。4.生產部門負責樣衣生產過程中的質量控制和進度跟蹤，確保樣衣按照設計要求和生產標準制作。生產完成后，及時將樣衣交付給樣衣倉庫，并提供樣衣的生產記錄、質量檢驗報告等相關資料。根據(jù)業(yè)務需求，從樣衣倉庫取用樣衣進行生產參考或質量比對，使用完畢后及時歸還。5.銷售部門負責樣衣在銷售過程中的展示、使用和管理，根據(jù)客戶需求及時從樣衣倉庫取用樣衣，并做好樣衣的借用登記。銷售結束后，督促客戶及時歸還樣衣，如發(fā)現(xiàn)樣衣有損壞或丟失情況，及時與樣衣倉庫溝通并協(xié)助處理。定期向樣衣倉庫反饋樣衣在銷售過程中的使用情況和客戶意見，為樣衣的改進和管理提供參考。三、樣衣入庫管理1.入庫流程樣衣制作完成后，生產部門應填寫《樣衣入庫單》，詳細注明樣衣的款式、數(shù)量、尺碼、顏色、制作日期、質量狀況等信息。將填寫完整的《樣衣入庫單》連同樣衣一并提交給樣衣倉庫管理人員。樣衣倉庫管理人員對樣衣進行核對，檢查樣衣的數(shù)量、質量、款式等是否與《樣衣入庫單》一致。核對無誤后，在《樣衣入庫單》上簽字確認，并將樣衣按照規(guī)定的存放位置進行入庫。2.入庫驗收標準樣衣的款式應符合設計要求，尺寸準確，工藝制作精細，無明顯瑕疵。樣衣的面料、輔料應符合質量標準，顏色、質地等應與設計要求一致。樣衣的配飾應齊全、完好，與樣衣整體搭配協(xié)調。樣衣的包裝應完好，能夠有效保護樣衣在運輸和存放過程中不受損壞。3.入庫登記樣衣倉庫管理人員應建立樣衣庫存臺賬，詳細記錄樣衣的入庫時間、款式、數(shù)量、尺碼、顏色、存放位置等信息。對每一款樣衣進行編號管理，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。編號應在樣衣入庫時及時標注在樣衣上，并在庫存臺賬中記錄。四、樣衣存放管理1.存放環(huán)境要求樣衣倉庫應保持干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，防止樣衣受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。倉庫內溫度應控制在[具體溫度范圍]，濕度應控制在[具體濕度范圍]。倉庫應配備必要的消防設備和安全設施，如滅火器、消火栓、防盜門窗等，確保樣衣存放安全。倉庫應定期進行清潔和消毒，防止灰塵、雜物等對樣衣造成污染。2.分類存放原則樣衣應按照款式、類別、季節(jié)、尺碼等進行分類存放。例如，可分為男裝樣衣、女裝樣衣、童裝樣衣；上衣樣衣、褲子樣衣、裙子樣衣等。同一類別的樣衣應按照尺碼順序排列，便于查找和取用。對于不同季節(jié)的樣衣，應分區(qū)域存放，以便于管理和展示。3.標識管理在樣衣存放區(qū)域應設置明顯的標識牌，注明樣衣的款式、類別、尺碼范圍等信息，便于快速查找。樣衣上應標注清晰且不易褪色的編號，編號應與庫存臺賬中的記錄一致。對于有特殊要求或注意事項的樣衣，應在樣衣上或存放區(qū)域附近進行明確標識，如“小心輕放”“防潮”“防蟲”等。五、樣衣取用管理1.取用流程因工作需要取用樣衣時，使用部門應填寫《樣衣借用單》，注明樣衣的款式、數(shù)量、借用時間、用途等信息。將填寫完整的《樣衣借用單》提交給樣衣倉庫管理人員。樣衣倉庫管理人員根據(jù)《樣衣借用單》進行核對，確認樣衣庫存情況。如有庫存，辦理樣衣出庫手續(xù)，將樣衣交付給借用部門，并在《樣衣借用單》上簽字確認。借用部門在使用樣衣過程中應妥善保管，不得擅自更改樣衣的款式、顏色、尺寸等。如需對樣衣進行修改或調整，應提前征得樣衣倉庫管理人員和相關部門的同意。2.借用期限樣衣借用期限一般不得超過[具體借用天數(shù)]，如有特殊情況需要延長借用期限，借用部門應提前向樣衣倉庫管理人員提出申請，經批準后方可延長。3.歸還管理借用部門使用完畢樣衣后，應及時填寫《樣衣歸還單》，注明樣衣的歸還時間、款式、數(shù)量、質量狀況等信息。將填寫完整的《樣衣歸還單》連同樣衣一并提交給樣衣倉庫管理人員。樣衣倉庫管理人員對歸還樣衣進行核對，檢查樣衣的數(shù)量、質量、款式等是否與《樣衣歸還單》一致。核對無誤后，在《樣衣歸還單》上簽字確認，并將樣衣重新入庫。如發(fā)現(xiàn)歸還樣衣有損壞、丟失等情況，借用部門應及時說明原因，并按照規(guī)定進行賠償。賠償標準按照樣衣的成本價值進行計算，具體賠償金額由公司相關部門核定。六、樣衣盤點管理1.盤點周期樣衣倉庫應定期進行盤點，確保樣衣數(shù)量準確、賬實相符。盤點周期分為月度小盤點和年度大盤點。月度小盤點應在每月末進行，由樣衣倉庫管理人員自行組織，對樣衣的庫存數(shù)量進行核對和清點。年度大盤點應在每年年末進行，由公司財務部門、審計部門等相關人員組成盤點小組，對樣衣倉庫進行全面盤點。2.盤點方法盤點時，應按照樣衣的編號順序逐一清點，確保樣衣數(shù)量準確無誤。對于有包裝的樣衣，應檢查包裝是否完好，包裝內樣衣數(shù)量是否與標注一致。對于掛放的樣衣，應逐一核對樣衣的編號、款式、尺碼等信息，確保與庫存臺賬記錄相符。3.盤點結果處理月度小盤點結束后，樣衣倉庫管理人員應編制《月度樣衣盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括樣衣的實際庫存數(shù)量、與庫存臺賬的差異等。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查找原因，并進行調整。年度大盤點結束后，盤點小組應編制《年度樣衣盤點報告》，對全年樣衣的盤點情況進行總結和分析。如發(fā)現(xiàn)重大差異或盤虧、盤盈情況，應及時查明原因，提出處理意見，并報公司管理層審批。根據(jù)盤點結果，對庫存臺賬進行調整，確保賬實相符。同時，對樣衣保管過程中存在的問題進行總結和改進，完善樣衣保管制度和流程。七、樣衣報廢管理1.報廢條件樣衣因款式過時、質量嚴重損壞、無法修復等原因失去使用價值的，可申請報廢。根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，經公司管理層批準，對不再需要保留的樣衣可進行報廢處理。2.報廢流程使用部門或樣衣倉庫管理人員填寫《樣衣報廢申請單》，注明樣衣的款式、數(shù)量、報廢原因等信息，并附上相關證明材料，如質量檢驗報告、損壞照片等。將填寫完整的《樣衣報廢申請單》提交給樣衣倉庫管理人員進行初步審核，審核通過后提交給公司相關部門負責人審批。公司相關部門負責人根據(jù)申請單內容和實際情況進行審批，審批通過后，樣衣倉庫管理人員按照規(guī)定的報廢處理方式對樣衣進行處理，并做好記錄。3.報廢處理方式對于可回收利用的樣衣面料、輔料等，應進行回收處理，交予公司指定的回收部門或供應商。對于無法回收利用的樣衣，應按照環(huán)保要求進行妥善處理，如銷毀、捐贈等，確保不對環(huán)境造成污染。在樣衣報廢處理過程中，應做好相關記錄，包括報廢時間、報廢樣衣的款式、數(shù)量、處理方式等，以備查詢和審計。八、樣衣安全與保密管理1.安全管理樣衣倉庫應加強安全防范措施，確保樣衣的安全。倉庫門窗應安裝防盜設施，配備監(jiān)控設備，24小時監(jiān)控倉庫情況。嚴禁無關人員進入樣衣倉庫，因工作需要進入倉庫的人員，必須經過批準，并在倉庫管理人員的陪同下進入。樣衣倉庫管理人員應定期對倉庫安全設施進行檢查和維護，確保設施完好有效。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應及時報告并采取措施進行處理。2.保密管理樣衣涉及公司的設計理念、產品款式、工藝技術等商業(yè)機密信息，樣衣保管人員應嚴格遵守公司的保密制度，對樣衣信息予以保密。未經公司授權，任何人不得擅自將樣衣信息泄露給外部單位或個人。在樣衣的取用、歸還、盤點等過程中，應注意對樣衣信息的保護，防止信息泄露。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司設立樣衣保管監(jiān)督小組，由公司管理層、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對樣衣保管制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組定期對樣衣倉庫進行檢查，包括樣衣的存放、出入庫管理、盤點等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核辦法制定樣衣保管人員考核標準，對樣衣保管人員的工作表現(xiàn)進行考核?？己藘热莅右?/p>