PAGE規(guī)范電子憑證報(bào)銷制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范電子憑證報(bào)銷流程，提高財(cái)務(wù)工作效率，確保公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常工作中涉及的電子憑證報(bào)銷業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：電子憑證報(bào)銷必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)稅收政策的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：報(bào)銷的電子憑證應(yīng)真實(shí)、有效，與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。3.完整性原則：電子憑證報(bào)銷所需的各項(xiàng)資料應(yīng)齊全、完整，確保財(cái)務(wù)審核的準(zhǔn)確性。4.及時(shí)性原則：員工應(yīng)及時(shí)提交電子憑證報(bào)銷申請，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核和處理。二、電子憑證的定義及種類（一）定義電子憑證是指單位或個(gè)人在經(jīng)濟(jì)活動中通過電子方式生成、傳輸、存儲的各類憑證，包括但不限于電子發(fā)票、電子財(cái)政票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等。（二）種類1.電子發(fā)票：是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的以電子方式存儲的收付款憑證。2.電子財(cái)政票據(jù)：是指由財(cái)政部門監(jiān)管的，行政事業(yè)單位在依法收取政府非稅收入或者從事非營利性活動收取財(cái)物時(shí)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開具、存儲、傳輸和接收的數(shù)字電文形式的憑證。3.電子客票：是指旅客購買電子機(jī)票后，航空公司通過短信、電子郵件等方式發(fā)送給旅客的購票憑證。4.電子行程單：是指旅客購買電子客票后，由航空公司或其代理人出具的旅客運(yùn)輸憑證。5.電子海關(guān)專用繳款書：是指海關(guān)在計(jì)征關(guān)稅、進(jìn)口環(huán)節(jié)增值稅、消費(fèi)稅時(shí)，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)打印的專用繳款書。6.銀行電子回單：是指銀行在辦理業(yè)務(wù)后，通過電子方式向客戶提供的業(yè)務(wù)回單。三、電子憑證報(bào)銷流程（一）報(bào)銷申請1.員工在取得電子憑證后，應(yīng)及時(shí)登錄公司報(bào)銷系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示填寫報(bào)銷申請信息，包括報(bào)銷日期、報(bào)銷事由、電子憑證類型、憑證號碼、金額等。2.上傳電子憑證原件，確保憑證清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額。（二）部門審批1.員工所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在報(bào)銷系統(tǒng)中對報(bào)銷申請進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。2.如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷申請存在問題，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與員工溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。（三）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到員工提交的報(bào)銷申請后，應(yīng)按照本制度及相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括電子憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性，報(bào)銷事由與公司業(yè)務(wù)的相關(guān)性等。3.對于不符合要求的報(bào)銷申請，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知員工，并說明原因，要求其重新提交或補(bǔ)充相關(guān)資料。（四）報(bào)銷支付1.經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過的報(bào)銷申請，由財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)支付流程進(jìn)行支付。2.支付方式可根據(jù)公司規(guī)定和員工選擇，包括銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在報(bào)銷申請支付完成后，及時(shí)更新報(bào)銷系統(tǒng)狀態(tài)，并將報(bào)銷憑證歸檔保存。四、電子憑證的獲取與保存（一）獲取方式1.員工在經(jīng)濟(jì)活動中應(yīng)主動向?qū)Ψ剿魅‰娮討{證，并確保憑證的真實(shí)性和完整性。2.對于通過電子發(fā)票服務(wù)平臺開具的電子發(fā)票，員工可通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺（）進(jìn)行查驗(yàn)，確保發(fā)票的真實(shí)性。（二）保存要求1.員工應(yīng)妥善保存電子憑證原件，確保憑證的完整性和可讀性。2.電子憑證應(yīng)按照類別、日期等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案，便于查詢和管理。3.公司應(yīng)定期對電子憑證檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、電子憑證報(bào)銷的相關(guān)規(guī)定（一）報(bào)銷期限1.員工應(yīng)在取得電子憑證后的規(guī)定期限內(nèi)提交報(bào)銷申請，具體期限由公司根據(jù)實(shí)際情況確定。2.逾期未提交報(bào)銷申請的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。（二）重復(fù)報(bào)銷1.嚴(yán)禁員工對已報(bào)銷的電子憑證進(jìn)行重復(fù)報(bào)銷。2.財(cái)務(wù)部門在審核報(bào)銷申請時(shí)，應(yīng)通過報(bào)銷系統(tǒng)及相關(guān)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行查重，如發(fā)現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷行為，將嚴(yán)肅處理。（三）虛假報(bào)銷1.員工不得利用虛假電子憑證進(jìn)行報(bào)銷，騙取公司資金。2.一經(jīng)發(fā)現(xiàn)虛假報(bào)銷行為，公司將追回已報(bào)銷款項(xiàng)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、財(cái)務(wù)部門職責(zé)（一）制度執(zhí)行財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定，對電子憑證報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行審核和管理，確保報(bào)銷流程的規(guī)范和順暢。（二）培訓(xùn)指導(dǎo)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期組織員工進(jìn)行電子憑證報(bào)銷制度培訓(xùn)，解答員工在報(bào)銷過程中遇到的問題，提高員工的報(bào)銷業(yè)務(wù)水平。（三）數(shù)據(jù)分析財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對電子憑證報(bào)銷數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司財(cái)務(wù)管理提供決策支持，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)向上級匯報(bào)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對電子憑證報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查報(bào)銷制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合稅務(wù)、財(cái)政等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供電子憑證報(bào)銷資料，確保公司財(cái)務(wù)活動的合法性和合規(guī)性。八、附則（一）解釋權(quán)本