PAGE行政制度規(guī)范手冊(cè)一、總則（一）目的本手冊(cè)旨在規(guī)范公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)有序開展，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于公司全體員工，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：各項(xiàng)行政制度必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.規(guī)范性原則：明確行政工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行。3.效率性原則：優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)員工、服務(wù)公司為宗旨，為公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)。二、行政辦公管理（一）辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域劃分明確各部門的辦公區(qū)域，確保辦公空間合理利用。劃分公共區(qū)域，如會(huì)議室、接待室、茶水間等，確保公共區(qū)域的整潔和有序。2.環(huán)境衛(wèi)生要求各部門負(fù)責(zé)本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，保持桌面、地面干凈整潔，文件擺放整齊。公共區(qū)域由行政部門定期安排清潔人員進(jìn)行打掃，確保環(huán)境整潔衛(wèi)生。3.辦公設(shè)施維護(hù)員工應(yīng)愛護(hù)辦公設(shè)施，如桌椅、電腦、打印機(jī)等，如有損壞及時(shí)報(bào)修。行政部門定期對(duì)辦公設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常使用。（二）辦公用品管理1.辦公用品采購(gòu)根據(jù)公司實(shí)際需求，由行政部門制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)過程中應(yīng)遵循貨比三家的原則，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.辦公用品發(fā)放行政部門設(shè)立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄辦公用品的領(lǐng)取情況。員工根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。3.辦公用品使用規(guī)范員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用。（三）文件管理1.文件分類與編號(hào)將公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類別，并進(jìn)行編號(hào)管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于文件的查找和歸檔。2.文件起草與審批文件起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范，符合公司實(shí)際情況。文件起草完成后，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，審批通過后方可發(fā)布。3.文件歸檔與保管文件承辦部門應(yīng)在文件處理完畢后及時(shí)將文件歸檔，確保文件資料的完整性。行政部門設(shè)立專門的文件檔案室，對(duì)重要文件進(jìn)行集中保管，定期進(jìn)行整理和盤點(diǎn)。4.文件借閱與查閱因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后到檔案室借閱。查閱文件應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案室。三、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.公司例會(huì)：包括周例會(huì)、月例會(huì)等，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要匯報(bào)工作進(jìn)展、討論公司重大事項(xiàng)等。2.部門會(huì)議：由各部門自行組織，主要傳達(dá)公司會(huì)議精神、安排部門工作等。3.專項(xiàng)會(huì)議：針對(duì)公司特定事項(xiàng)召開的會(huì)議，如項(xiàng)目研討會(huì)、問題解決會(huì)等。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議通知會(huì)議組織者應(yīng)提前確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并通過郵件、短信等方式發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議主題、議程、要求等內(nèi)容，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。2.會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料、設(shè)備等，如投影儀、音響、會(huì)議文件等。安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，準(zhǔn)備好會(huì)議記錄本、筆等工具。（三）會(huì)議流程1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前簽到，確保參會(huì)人員按時(shí)到會(huì)。2.會(huì)議主持：會(huì)議主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程等內(nèi)容，引導(dǎo)會(huì)議有序進(jìn)行。3.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議議程進(jìn)行發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出。4.會(huì)議討論：對(duì)于重要議題，應(yīng)組織參會(huì)人員進(jìn)行充分討論，廣泛聽取各方意見。5.會(huì)議決議：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論結(jié)果，形成會(huì)議決議，并明確責(zé)任人和完成時(shí)間。6.會(huì)議記錄：會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議發(fā)言、討論情況、決議等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。7.會(huì)議結(jié)束：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)有序離開會(huì)場(chǎng)，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議資料，將會(huì)議記錄發(fā)送給相關(guān)人員。（四）會(huì)議后續(xù)跟進(jìn)1.決議執(zhí)行：各責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議認(rèn)真執(zhí)行工作任務(wù)，確保決議得到有效落實(shí)。2.進(jìn)度匯報(bào)：責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展情況，及時(shí)反饋工作中遇到的問題。3.結(jié)果反饋：工作任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將工作結(jié)果反饋給會(huì)議組織者，以便進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。四、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、法人章、財(cái)務(wù)章、合同章等。（二）印章使用范圍1.公章：用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法人章：用于公司法定代表人的授權(quán)書、證明等文件的簽署。3.財(cái)務(wù)章：用于公司財(cái)務(wù)收支、票據(jù)開具等業(yè)務(wù)。4.合同章：用于公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議等文件的蓋章。（三）印章保管1.印章保管人員：公司指定專人負(fù)責(zé)印章的保管，印章保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真等素質(zhì)。2.保管方式：印章應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜等安全設(shè)施內(nèi)，確保印章的安全。3.保管地點(diǎn)：印章保管地點(diǎn)應(yīng)相對(duì)固定，便于印章的使用和管理。（四）印章使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫用印申請(qǐng)表，注明用印事項(xiàng)、文件名稱、用印份數(shù)等內(nèi)容。2.審批流程：用印申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可到印章保管人員處用印。3.用印登記：印章保管人員應(yīng)在用印申請(qǐng)表上登記用印時(shí)間、用印人等信息，確保用印記錄完整。4.印章使用：印章保管人員應(yīng)按照審批后的用印申請(qǐng)表進(jìn)行用印，確保用印位置準(zhǔn)確、清晰。5.用印后歸還：用印完畢后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)收回印章，并將用印申請(qǐng)表存檔保管。五、車輛管理（一）車輛配備公司根據(jù)實(shí)際工作需要，配備一定數(shù)量的公務(wù)車輛，包括轎車、商務(wù)車等。（二）車輛調(diào)度1.用車申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要使用公務(wù)車輛的，應(yīng)填寫用車申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等內(nèi)容。2.審批流程：用車申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交行政部門進(jìn)行車輛調(diào)度。3.車輛調(diào)度原則：行政部門應(yīng)根據(jù)工作需要和車輛使用情況，合理調(diào)度車輛，優(yōu)先保障重要工作和緊急任務(wù)的用車需求。（三）車輛使用1.駕駛員職責(zé)：駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，保持車輛整潔衛(wèi)生。2.乘車規(guī)定：乘車人員應(yīng)遵守乘車秩序，愛護(hù)車內(nèi)設(shè)施，不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾等。3.車輛維修與保養(yǎng)：車輛出現(xiàn)故障時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，由行政部門安排維修。定期對(duì)車輛進(jìn)行保養(yǎng)，確保車輛性能良好。（四）車輛費(fèi)用管理1.加油管理：公司實(shí)行加油卡管理制度，駕駛員憑加油卡到指定加油站加油。行政部門定期對(duì)加油費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和核算。2.維修費(fèi)用管理：車輛維修費(fèi)用應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，維修發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效。行政部門定期對(duì)維修費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。3.保險(xiǎn)費(fèi)用管理：公司統(tǒng)一為車輛購(gòu)買保險(xiǎn)，保險(xiǎn)費(fèi)用由行政部門負(fù)責(zé)支付和管理。六、安全管理（一）安全制度1.制定安全管理制度：明確公司安全管理的目標(biāo)、原則、措施等內(nèi)容，確保安全管理工作有章可循。2.安全責(zé)任落實(shí)：將安全責(zé)任分解到各部門、各崗位，明確安全責(zé)任人，確保安全責(zé)任落實(shí)到位。（二）消防安全1.消防設(shè)施配備：在公司辦公區(qū)域、倉(cāng)庫(kù)等場(chǎng)所配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.消防知識(shí)培訓(xùn)：組織員工參加消防安全知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。3.消防演練：定期組織消防演練，檢驗(yàn)和提高公司的消防應(yīng)急處置能力。（三）治安保衛(wèi)1.門禁管理：公司設(shè)立門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格控制人員出入。員工應(yīng)憑有效證件進(jìn)出公司，外來人員應(yīng)進(jìn)行登記和審批。2.巡邏制度：安排專人負(fù)責(zé)公司的巡邏工作，加強(qiáng)對(duì)公司辦公區(qū)域、倉(cāng)庫(kù)等場(chǎng)所的安全防范。3.安全監(jiān)控：在公司重要區(qū)域安裝安全監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控公司安全情況。（四）安全檢查與隱患排查1.定期安全檢查：行政部門定期組織對(duì)公司的安全情況進(jìn)行檢查，包括消防設(shè)施、電氣設(shè)備、安全